Actualmente que es tan común crear vínculos de amistad a nivel internacional, casi todos estamos acostumbrados a escribir emails en inglés a aquellos de nuestros amigos que no hablan nuestra lengua materna. Como se trata de una comunicación totalmente informal, no nos hacemos muchas preguntas al respecto. Asimismo, hoy en día, en nuestra vida laboral o estudiantil también se ha vuelto frecuente enviar correos electrónicos en inglés. No obstante, estos correos son de carácter formal y es entonces cuando se nos despiertan muchas dudas con respecto al vocabulario, a la forma de saludar, a la organización, etc. El contenido de este tipo de mensajes varia enormemente puesto que depende del asunto a tratar, del ámbito laboral, del destinatario y del contexto. Si bien es cierto que el correo electrónico ha simplificado las cartas formales, eso no significa que la redacción se pueda descuidar.

Aprende a escribir un correo electrónico profesional en inglés.

Al contrario, existen ciertas reglas de oro que se deben respetar y ciertas expresiones clave que no pueden faltar; y esto se aplica a los emails de carácter profesional en todos los idiomas. La dificultad se acentúa cuando debemos redactar el email en inglés, y que nuestro nivel en dicha lengua es todavía elemental. Pero, por fortuna, eso tiene solución, pues siempre podemos mejorar la calidad de la redacción, tanto a nivel de estructura, como de sintaxis y de ortografía: es cuestión de adquirir y poner en práctica buenos hábitos de escritura. Mediante este artículo, aprenderás una serie de reglas, consejos útiles, vocabulario esencial y fórmulas de cortesía que te servirán cuando redactes emails en inglés. Al final, verás en un ejemplo concreto la aplicación de todo lo visto. ¡Bien, sin más preámbulos, vamos a comenzar!

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Estructura de un correo electrónico profesional en inglés

El asunto (“subject” en inglés) es lo primero que el destinatario leerá en su bandeja de entrada. Por esta razón debe expresar el objetivo del correo y caracterizarse por la brevedad y eficacidad. Se puede formular a través de una pregunta o de una frase nominal corta. Ejemplos:

  • Request for information on…
  • Have you got any question about our proposal? 
  • Meeting next week

El saludo y los tratamientos (títulos de cortesía): A partir del contexto y de la relación entre el emisor y el/los destinatario/s, debemos escoger el saludo más apropiado el cual irá seguido de una coma. Veamos:

Dear +Mr. Smith,
Ms. Robinson, (si no conoces el estado civil de una mujer, prefiere Ms en lugar de Miss o Mrs)
Elizabeth Walter,
all
Sir or Madam (fórmula muy impersonal, para usar sólo si no conoces a tu destinatario en absoluto)

La primera frase del mensaje debe tener una relación directa con el asunto.

Si representas a un grupo de personas, comienza por presentarte:I am writing on behalf of… (+ el nombre del grupo.)
Si estás respondiendo a un mensaje anterior, piensa en agradecer dicho mensaje a tu destinatario:Thank you for your interest.
Thank you for your contribution.
Si anuncias el lanzamiento de un nuevo producto:We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.
Si enviaste un correo anteriormente y hasta el momento no has obtenido respuesta, recuérdeselo a tu destinatario de manera breve y educada:Last week, I sent you…
As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…

El cuerpo del mensaje: Si es la primera vez que contactas a tu destinatario, comienza por explicar por qué se dirige a esta persona y de qué manera le puedes ayudar.

I am writing to +apply for the job…
inform you that…
ask for some details about…
complain about...

Acto seguido, continua con el resto del mensaje. Presta atención a la ortografía y nunca utilices contracciones (I’m gonna, I wanna, etc.). Distribuye la información en máximo cuatro párrafos cortos: un párrafo por cada idea tratada. No olvides que se debe respetar el tiempo de la otra persona. Entonces, recapitulemos: el orden a seguir es el siguiente:

  • Saludo + tratamiento de cortesía
  • P1: Razón por la cual usted escribe
  • P2: Solicitud o petición
  • P3: Otra información necesaria (en caso de que se requiera)
  • P4: Frase para concluir y/o sintetizar
  • Breve fórmula de despedida y firma

Para terminar el mensaje:

Expresa de manera cortés que esperas la respuesta del destinatario:I look forward to + un verbo gerundio :
I look forward to hearing from you soon.
En caso de que requieras un acuso de recepción del mensaje:Please confirm upon receipt.
Kindly confirm upon receipt.
Fórmula de cortesía antes de la firma:Sincerely,
Yours truly,
Best regards,
Firma :Si no tienes una firma automática, incluye :
- tu nombre y apellido,
- el nombre de su puesto,
- un número de teléfono.

Veamos un ejemplo de email profesional concreto:

Imagina que eres el diseñador jefe de una empresa especializada en publicidad y mercadeo. Un cliente te había pedido una propuesta para una campaña publicitaria de un nuevo producto de papelería. Ya se la has enviado, pero hasta ahora no has obtenido ninguna respuesta. Tu misión es escribirle un email. 

Subject: Proposal Follow-up

Dear Mr. Carpenter,

I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further. 

If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?

We are very much looking forward to working for your “Magic sharpener campaign.”

Best regards,

Dora Gerardy

Chief Designer at Revolutionary Pencils

+336921512

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