Si trabajas o estás en contacto con empresas o clientes internacionales, es esencial que tengas un cierto nivel de inglés para comunicarte con ellos de forma eficaz. Si tienes que organizar una reunión, ya sea por videoconferencia o de manera presencial, deberás enviar un correo electrónico o realizar una llamada. Por tanto, asegúrate de emplear el vocabulario y las frases apropiadas a la situación: formal, pero con un tono amigable. Puede que algún día tengas que presentar tu empresa en inglés. En este artículo te proponemos algunos ejemplos y te recomendamos una herramienta útil para tu formación.
Cómo organizar y dirigir una reunión en inglés: ejemplos y expresiones
Para organizar una reunión o concertar una cita en inglés, en primer lugar, habrá que fijar una fecha. Para ello, puedes emplear frases como las siguientes:
- Are you available on 5th June? (¿Está usted disponible el día 5 de junio?)
- Is next Tuesday convenient for you? (¿Es el próximo martes conveniente para usted?)
- Please let me/us know about the days and times that suit you best. (Por favor, hágame/háganos saber qué días y horas le convienen.)
Si, por algún motivo, alguno de los asistentes no se encuentra disponible y es necesario aplazar la reunión, podemos utilizar las siguientes expresiones:
- I’m afraid I can’t meet on… (Me temo que no puedo quedar el…)
- I’m afraid Mrs. Jones is not available on… (Me temo que la señora Jones no está disponible el…)
- Would it be possible to arrange another time? (¿Sería posible organizarnos para otro momento?)
Cuando la reunión esté confirmada, puedes enviar un mensaje como recordatorio. Por ejemplo:
- Following our telephone conversations, I would like to inform you that the meeting will be held at our Bayswater office on 12th June. (Tras nuestras conversaciones telefónicas, me gustaría informarle de que la reunión tendrá lugar en nuestra oficina de Bayswater el día 12 de junio.)
- Just a quick reminder that the meeting will be taking place on 12th June at 11.30 a.m. (Solo un rápido recordatorio: la reunión tendrá lugar el 12 de junio a las 11:30 de la mañana.)
- The meeting will take place at the head office. (La reunión tendrá lugar en la oficina central.)
(Recuerda que puedes utilizar verbos como ‘to hold’ o ‘to take place’ para hablar de eventos o reuniones que van a tener lugar.)
Termina con una frase amigable como las siguientes para recordar al destinatario que te contacte si es necesario:
- Please don’t hesitate to contact me if you have any questions. / Please feel free to contact me if you have any questions. (Por favor, no dude en contactarme si tiene alguna pregunta.)
Durante la reunión, da la bienvenida y utiliza frases introductorias como:
- I’d like to welcome everyone. (Me gustaría darles la bienvenida a todos.)
- Since everyone is here, let’s get started! (Ya que estamos todos, ¡comencemos!)
Si los asistentes no se conocen entre ellos o hay alguna cara nueva, puedes pedir que se presenten: Let’s introduce ourselves quickly! (¡Presentémonos rápidamente!).
Para comenzar con la programación emplea las siguientes frases:
- Let’s get down to business! / Shall we get down to business? (¡Pongámonos manos a la obra! / ¿Nos ponemos manos a la obra?)
- We’re here today to discuss… (Estamos hoy aquí para tratar…)
- Let’s begin with the first item on the agenda. (Empecemos con el primer punto de la agenda.)
Para pedir clarificación u otras opiniones, puedes decir:
- Could you please explain/clarify…? (¿Podría explicar/clarificar…, por favor?)
- I don’t fully understand what you mean. (No entiendo del todo lo que quiere decir.)
Si crees que es hora de avanzar, sugiérelo con frases como:
- Let’s move on to the next item on the agenda. (Pasemos al siguiente punto en la agenda.)
Para ir finalizando la reunión, resumir y concluir, puedes emplear estructuras como las siguientes:
- We’re running short of time. (Nos estamos quedando sin tiempo.)
- Any final thoughts before we close the meeting? (¿Algún otro comentario antes de finalizar la reunión?)
- To sum up / To summarise… (Para resumir…)
- It’s already 4 p.m., so let’s wrap up this meeting! (Ya son las 4 de la tarde, así que concluyamos esta reunión.)
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