Ob als Manager, Kundenbetreuer in einer Marketingagentur, Assistent der Geschäftsleitung, Vertriebsmitarbeiter oder Student – Sie werden immer berufsbezogene E-Mails schreiben müssen.

Diese Art der Kommunikation ist im Arbeitsalltag und auch im Studium allgegenwärtig, wobei der Inhalt vom Zweck, vom Empfänger und vom Kontext abhängt.

In diesem Artikel finden Sie einige nützliche Regeln und Ratschläge, wichtige Vokabeln, Höflichkeitsformeln sowie ein konkretes Beispiel für eine berufliche E-Mail.

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Welche Vokabeln sollten Sie kennen, um einem Geschäftspartner eine englische E-Mail zu schreiben?

Fangen wir mit dem Betreff (“subject” auf Englisch) an.

Dies ist die erste Zeile, die der Empfänger lesen wird. Daher muss die Betreffzeile den Zweck Ihrer E-Mail enthalten. Sie sollte kurz und bündig sein. Das kann eine Frage oder ein kurzer Satz sein. Beispiele:

  • Request for information on…
  • Have you got any question about our proposal?
  • Meeting next week

Die Anrede

Je nach Kontext und der Beziehung zwischen Sender und Empfänger(n) wird die passende Anrede gewählt, gefolgt von einem Komma.

Beispiele:

  • Dear +
    • Smith,
    • Robinson, (wenn Sie den Familienstand einer Frau nicht kennen, schreiben Sie am besten Ms. anstatt Miss oder Mrs.)
    • Elizabeth Walter,
    • all
    • Sir or Madam (sehr unpersönlich und daher nur zu verwenden, wenn Sie Ihren Adressaten überhaupt nicht kennen)

Der erste Satz Ihrer E-Mail

Er muss in direktem Zusammenhang mit dem Thema Ihrer Nachricht stehen.

Wenn Sie als Teil einer Gruppe von Personen schreiben, stellen Sie sich zunächst vor:

  • writing on behalf of… (+ die Bezeichnung der Personengruppe)

Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, bedanken Sie sich beim Empfänger:

  • Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.

Wenn Sie die Einführung eines Produkts ankündigen:

  • We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.

Wenn Sie bereits eine E-Mail gesendet, aber keine Antwort erhalten haben, erinnern Sie den Empfänger kurz und höflich daran:

  • Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…

Der Hauptteil Ihrer E-Mail

Wenn Sie einem bestimmten Empfänger zum ersten Mal schreiben, sollten Sie ihm erklären, warum Sie ihm schreiben.

  • I am writing to +
    • apply for the job…
    • inform you that…
    • ask for some details about…
    • complain about…

Dann folgt der Rest der Nachricht. Achten Sie auf die Rechtschreibung und verwenden Sie keine Kontraktionen (I’m gonna, I wanna, usw.). Gliedern Sie die Informationen in maximal vier kurze Absätze: ein Absatz für jedes angesprochene Thema.

Der Abschluss Ihrer Nachricht

Bitten Sie höflich um eine Antwort auf Ihr Schreiben:

  • I look forward to + Verb mit -ing: I look forward to hearing from you soon.

Benötigen Sie eine Empfangsbestätigung?:

  • Please confirm upon receipt.
  • Kindly confirm upon receipt.

Höflichkeitsformel vor Ihrem Namen

  • Sincerely,
  • Yours truly,
  • Best regards,

(Automatische) Signatur

  • Ihr Vor- und Zuname,
  • Ihre Position,
  • eine Telefonnummer.

Zusammenfassung

  1. Anrede
  2. Teil 1: Grund Ihres Schreibens
  3. Teil 2: Information oder Frage/Bitte
  4. Teil 3: Zusätzliche Informationen
  5. Teil 4: Abschlusssatz/Zusammenfassung
  6. Kurze Höflichkeitsformel und Signatur

Lassen Sie uns die Theorie nun am Beispiel einer geschäftlichen E-Mail in die Praxis umsetzen.

Welche Vokabeln sollten Sie kennen, um einem Geschäftspartner eine englische E-Mail zu schreiben?

Beispiel für eine geschäftliche E-Mail auf Englisch

Sie sind verantwortlicher Designer in einer Grafikdesign-Firma. Ein Kunde hat Sie gebeten, ihm einen Vorschlag für eine Werbekampagne für ein neues Schreibwarenprodukt zu schicken. Das haben Sie getan, aber er hat sich seitdem nicht mehr gemeldet.  Daher schreiben Sie ihm eine E-Mail:

Subject: Proposal Follow-up

Dear Mr. Carpenter,

I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.

If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?

We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”

Best regards,

Dora Gerardy

Chief Designer at Revolutionary Pencils

+336921512

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