In einer Woche müssen Sie eine Konferenz auf Englisch abhalten. Das ist kein Grund, in Panik zu verfallen. Wir werden Ihnen zeigen, wie Sie sich in aller Ruhe und mit System auf diese Situation vorbereiten können. Bei uns bekommen Sie wertvolle Tipps sowie eine ausgesprochen nützliche Vokabelliste.

Let’s start with the basics: Was ist im Vorfeld der Konferenz zu beachten?

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Vor der Konferenz

Kopieren Sie die Programmpunkte für alle TeilnehmerInnen. 

Als erstes sollten Sie das Programm der Veranstaltung all jenen zukommen lassen, die daran teilnehmen werden. Senden Sie Ihnen mindestens 2 Wochen vor dem Termin eine E-Mail. Darin geben Sie Datum, Zeit, Ort, Liste der Teilnehmer und eine inhaltliche Übersicht an. Ein paar Tage vor der Konferenz senden Sie eine kurze Erinnerung und bitten Sie die Empfänger, ihre Teilnahme zu bestätigen.

Wenn es GastsprecherInnen gibt, bitten Sie diese im Vorfeld um ein paar Infos zu ihrer Person, damit Sie sie bei der Konferenz ankündigen und vorstellen können. Bereiten Sie sich auf mögliche Fragen vor. Wenn es ausländische Teilnehmer gibt, informieren Sie sich über ihre Kommunikationsnormen. So vermeiden Sie Fettnäpfchen.

Und auch wenn es selbstverständlich erscheint: Gehen Sie am Vorabend rechtzeitig zu Bett, damit Sie fit in diesen wichtigen Tag starten. Nur ein ausgeruhtes Gehirn kann sich konzentrieren.

Pünktlichkeit: Der Leiter der Konferenz ist als Erster da und geht als Letzter! Kommen Sie eine Stunde vor Beginn, damit Sie genügend Zeit haben, die Räumlichkeiten vorzubereiten sowie den Videoprojektor, den Ton, die Internetverbindung, usw. zu testen.

Vor der Konferenz

Die Eröffnung der Konferenz

Zum Einstieg erläutern Sie das Thema der Konferenz und die Tagesordnungspunkte.  Sie können auch einen kurzen Rückblick auf die vorangegangene Konferenz geben.   Stellen Sie nun die Anwesenden mit ihrer jeweiligen Funktion vor.

Während der Konferenz

Sorgen Sie dafür, dass sich alle Anwesenden bei der Sache sind und sich möglichst aktiv am Geschehen beteiligen. Halten Sie Augenkontakt und beziehen Sie Ihre Gesprächspartner in die Diskussionen ein.  Achten Sie darauf, dass die Redezeiten eingehalten werden und dass der geplante Zeitrahmen nicht überschritten wird. Heben Sie die Fragen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, für den Schluss der Konferenz auf.

Notieren Sie sich wichtige Themen, Fragen und Aufgaben, die sich während der Veranstaltung ergeben. Diese Notizen werden Ihnen beim Schreiben der Zusammenfassung der Konferenz sehr nützlich sein.

Der Abschluss der Konferenz

Wenn alle geplanten Punkte besprochen worden sind, können Sie die Konferenz mit ein paar zusammenfassenden Bemerkungen beenden. Bedanken Sie sich bei allen Anwesenden für Ihre Teilnahme. Wenn es ein Buffet gibt, kann es jetzt eröffnet werden.

Nützlicher Wortschatz für eine Konferenz

Allgemeiner Wortschatz

DeutschEnglisch
Ein GeschäftsmeetingA business meeting
Die TagesordnungThe agenda
ansetzen/anberaumenTo schedule
Der KalenderThe diary or the calendar
Die Konferenzleiterin/der KonferenzleiterThe chairperson
Der KonferenzraumThe conference room
Erfrischungsgetränke/SnacksErfrischungsgetränke/Snacks
Das KonferenzprotokollThe minutes
Die StellvertreterwahlThe proxy vote
Sonstige ThemenAOB (Any other business)
Abschließende BemerkungenClosing remarks

Konferenzbezogene Formulierungen

Einleitung:

  • Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
  • We’re here today to…
  • Our goal / aim today is …
  • I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
  • Let’s read the minutes from our last meeting…
  • Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?

Ankündigung der Tagesordnungspunkte:

  • Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
  • If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…

Personen und Ihre Rolle vorstellen:

  • (Name) will lead point number…
  • (Name) has kindly accepted to take notes today.

Überleitungsphrasen:

  • Let’s move on to…
  • The next item on the agenda is…

Zur Zusammenfassung kommen:

  • To sum up, To wrap up…

Sich bedanken:

  • Thank you all for attending!

Die Konferenz abschließen:

  • I declare this meeting closed.
  • The meeting is over.

Das Buffet o. Ä. ankündigen:

  • There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.

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