Quizás hayas estudiado inglés, pero no te sientes seguro/a al realizar una llamada telefónica a un desconocido o al interactuar con otras personas en un ambiente laboral. En estas situaciones, es esencial saber comunicarse utilizando ciertas fórmulas o frases concretas y respetando las relaciones interculturales, puesto que esto puede llevar a que una situación sea exitosa o no.
A veces, se producen malentendidos o problemas debido al uso incorrecto de estas fórmulas. Uno de los errores más frecuentes consiste en traducir literalmente lo que diríamos en nuestro idioma. Por ejemplo, en español, es frecuente emplear el imperativo para hacer una petición (“Termine este informe para mañana, señor Martín”). Obviamente, con la entonación adecuada, esta frase no debería sonarnos mal ni parecernos ofensiva. Sin embargo, el uso de un imperativo como este en inglés resultaría bastante brusco para un nativo, puesto que no existe una diferencia entre “tú” y “usted”. Así que en esta lengua es mucho más común convertir este tipo de frases en interrogativas (p.ej. “¿Sería posible terminar este informe para mañana, señor Martín?”). Por eso, recuerda que es preferible expresarse con cortesía y cordialidad, aunque nuestro inglés no sea del todo perfecto, que expresarse con corrección gramatical pero sin respetar las reglas básicas de interacción.
Si quieres aprender o revisar este tipo de fórmulas, sigue leyendo.
Fórmulas de cortesía introductorias
Para dirigirte a alguien en una situación cara a cara, utiliza frases introductorias como Excuse me… (Perdone…) o I am sorry to bother you (Perdone que le moleste). Es una forma de atraer la atención de nuestro interlocutor para iniciar una interacción o antes de formular una pregunta. No confundas estas frases con Pardon?, que se utiliza cuando queremos que nuestro interlocutor repita lo que ha dicho porque no hemos oído bien o para pedir clarificación.
Para hacer una solicitud o petición, utiliza frases interrogativas introducidas por Can/Could/May…? o Would you mind…? Esto suavizará el tono de la petición, para que no suene como un mandato. Por ejemplo: Could you tell me where the HR department is? (¿Podría decirme dónde está la oficina de recursos humanos?) o May I borrow your pen? (¿Me presta su bolígrafo?).
Otro truco para suavizar una petición consiste en emplear tiempos pasados en lugar del presente, como en los siguientes casos:
- I wanted to ask you for a small favour. (Quería pedirle un pequeño favor.)
- I was hoping we could go through this report. (Esperaba que pudiéramos revisar este informe.)
- I was wondering if you could send me the file you mentioned earlier. (Me preguntaba si podría enviarme el archivo del que me habló antes.)
Otra modificación bastante usual se realiza a la hora de negar o rechazar. Para evitar la brusquedad de un “no” o de una frase negativa directa, es común emplear fórmulas como I’m afraid… (Me temo que…), I think… (Creo que…) o It looks like… (Parece que…). Por ejemplo, en lugar de decir I can’t help you right now (No puedo ayudarle ahora mismo), diríamos I’m afraid I’m not able to help you right now (Me temo que no puedo ayudarle ahora mismo).
Despedidas
En la lengua hablada, al despedirnos, podemos utilizar frases como Bye! (¡Adiós!), Have a nice/good day! (¡Que tenga un buen día!) o It was nice seeing you! (¡Fue un placer verle!).
Al hablar por teléfono, podemos, además, dar las gracias por la llamada con frases como Thank you for calling! (¡Gracias por su llamada!) o Thank you for calling me back! (¡Gracias por devolverme la llamada!).
En contextos escritos, las fórmulas empleadas son más formales. Las más habituales son:
- Best regards / Kind regards (Saludos cordiales)
- Best wishes (Mis mejores deseos)
- All the best, o simplemente Best (Mis mejores deseos)
Saludos telefónicos
Al hacer una llamada telefónica, normalmente damos los buenos días o buenas tardes y nos presentamos, así que iniciamos la conversación con frases como Good morning, this is Paul Johnson o Good afternoon, this is Mary speaking. Recuerda que en inglés no decimos literalmente “soy” (I am) al presentarnos por teléfono, sino que utilizamos la tercera persona del singular (this is).
En un contexto laboral, si somos nosotros quienes recibimos la llamada, normalmente responderemos con fórmulas como How can I help you? / How may I help? o How might I be of service? (¿En qué puedo ayudarle?).
Para poner a nuestro interlocutor en contacto con otra persona, utilizamos frases como Please hold on (Por favor, manténgase a la espera), I’ll direct your call shortly (Le paso su llamada en breve) o I’ll put you through (Se lo/la paso).
Fórmulas para escribir un correo electrónico o una carta
Al escribir un correo electrónico profesional o una carta formal, recuerda emplear las fórmulas adecuadas tanto al inicio como en diferentes partes del texto. Aquí tienes las más comunes:
- Saludos:
Para dirigirnos a alguien a quien no conocemos personalmente, emplearemos la fórmula Dear Mr./Mrs. Walker (Estimado/a Sr./Sra. Walker). Si, por el contrario, ya hemos tenido contacto con esta persona anteriormente, podemos comenzar con Good morning/afternoon, Mr./Mrs. Martin (Buenos días/Buenas tardes, Sr./Sra. Martin).
- Agradecimiento:
Si nuestro remitente nos ha escrito previamente, podemos darle las gracias con frases como Thank you for your email (Gracias por su correo) o Thank you for your prompt reply (Gracias por su rápida respuesta).
- Propósito de nuestro mensaje:
Al inicio del correo o de la carta, indicaremos también el propósito de nuestro mensaje con frases como I am writing in reference to… o I am writing with regard to… (Le escribo en referencia a…).
Si tu correo lleva adjunto un archivo, no olvides indicarlo: Please find attached… (Adjunto le remito…).
- Despedidas:
Agradece al destinatario su tiempo con fórmulas como Thank you for your time/consideration (Gracias por su tiempo/consideración). También puedes añadir If you have any questions, please do not hesitate to contact me (Si tiene alguna pregunta, no dude en contactarme) para que sepa que puede contar contigo.
Si sabemos que vamos a ver al destinatario en algún momento, podemos escribir I look forward to seeing you soon (Espero que nos veamos pronto). Si no, podemos decir I look forward to hearing from you (Espero tener noticias suyas).
Estas fórmulas son muy útiles con los clientes, y más aún con internacionales, especialmente con la interculturalidad, y cuando el cliente está insatisfecho.
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