Vous souhaitez améliorer votre anglais pour votre travail ? Vous ne savez jamais quelle formule de politesse utiliser au début d’un mail ? Pas de panique ! GlobalExam vous donne tous les mots de vocabulaire incontournables pour écrire un mail.

Dans cet article, vous trouverez :

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Ecrire un mail : quelles sont les étapes ?

En français comme en anglais, un email présente toujours les mêmes éléments et la même structure : un objet d’email, une phrase d’introduction, une formulation de la requête ou information, les remerciements, et enfin une prise de congés.

#1 – L’objet d’email

L’objet d’un email doit renseigner de manière précise et concise le contenu du message. Il est donc important de choisir la bonne formulation :

  • Pour une demande d’information → “Request for information”
  • Pour un RDV → “Meeting”
  • Pour une candidature → “Application for the post of”
  • Pour une relance → “Reminder”

#2 – L’entrée en matière

On pourrait aussi appeler cette étape “Salutations” ou “Accroche”. Il s’agit là d’introduire votre message au(x) destinataire(s) de l’email avec des formules, formelles ou informelles selon le cas, telles que :

  • Si vous ne connaissez pas le destinataire → “To whom it may concern” pour “à l’attention de la personne concernée” ou “Dear Madam/Sir” pour “Madame, Monsieur” ;
  • Si vous connaissez le destinataire → “Dear Mrs. White/Mr. White” pour “Madame White/Monsieur White”;
  • Si vous entretenez une bonne relation → “Hello/Hi Russel” pour “Salut Russel”.

#3 – Le corps de l’email

Il est coutume d’introduire le message principal avec une phrase qui, selon les cas, indiquera :

  • une prise de contact sur recommandation → “I was given your name by” ou “I’m writing to you on behalf of (nom du contact)” pour “j’ai obtenu votre contact de (nom de la personne) ;
  • une réponse à un email → “Further to your last email” pour “Suite à votre dernier email” ;
  • une information → “We regret to inform you that…” pour “Nous avons le regret de vous informer que…”, ou encore “I’m delighted to inform you that…” pour “Je suis ravi.e de vous informer que…” ;

#4 – Conclure l’email

Selon la nature du message, plusieurs formules de politesse et de “prise de congés” sont possibles :

  • Phrases-types de conclusion : “If you need a further assistance, please do contact me” pour “En cas de besoin, n’hésitez pas à me contacter”, ou “Thanks in advance for your help” pour “Merci d’avance pour votre réponse”, ou encore “I look forward to hearing from you soon” pour “J’attends de vos nouvelles” ;
  • Formule de politesse : “Yours faithfully”, “Yours sincerely”, “Kind regards”, toutes équivalentes à “Cordialement”.

#5 – Indiquer l’ajout de pièces-jointes

Enfin, avant de conclure votre email, s’il y a lieu, vous pouvez mentionner l’ajout d’une ou plusieurs pièces-jointes avec les formules “Please find below…” ou “Please find attached…” signifiant “Veuillez trouver – document – en pièce-jointe”.

Voilà ! Vous êtes enfin prêt à rédiger un email en anglais sans contresens ni fautes d’orthographe.

Écrire un mail : quel est le vocabulaire essentiel ?

Vocabulaire en anglais Traduction
sender expéditeur
recipient destinataire
send / receive an e-mail envoyez / recevoir un email
e-mail client client de messagerie
@ (at)arobase
cc (carbon copy) copie carbone / destinataire secondaire de l'e-mail
bcc (blind carbon copy) copie carbone invisible / les destinataires ne verront pas les adresses des autres destinataires
subject / subject line sujet
attached file / enclosed filepièce jointe
draft brouillon
inbox boîte de reception
spamspam / pourriel
request for informationdemande d'informations
applicationcandidature
payment reminder rappel de paiement
meeting rendez-vous
to whom it may concern,À qui de droit,
Dear Sir, MadamCher Monsieur, Chère Madame
I hope you are well J'espère que vous allez bien
I was given your name by... Votre nom m'a été donné par...
I am writing to you on behalf of...Je vous écris au nom de...
Thank-you for your email Merci pour votre email
Thank you for your prompt reply Merci pour votre retour rapide
Following your recent emailFaisant suite à votre récent email
Further to your last emailSuite à votre dernier email
Regarding your request for information Suie à votre demande d'informations
I am writing to let you know that...Je vous écris pour vous informer que...
We regret to inform you that...Nous sommes au regret de vous informer que...
I am happy/delighted to inform you that...Je suis ravie de vous informer que...
I am writing regarding...Je me permets de vous écrire concernant...
Please find bellow...Veuillez trouver ci-dessous...
Please find attached...Veuillez trouver ci-joint...
Plaise find attached some additional information on...Veuillez trouver ci-joint des informations complémentaires sur...
Please, do not hesitate to contact me for any further informationN'hésitez pas à me contacter pour des information complémentaires
If you need any further assistance, please do contact meEn cas de besoin, contactez moi
I look forward to hearing from you soon J'attends de vos nouvelles
Many thanks in advance for your help Merci d'avance pour votre réponse
Best wishes / Kind regards / BestCordialement

Nos astuces pour mémoriser le vocabulaire

Vous avez plutôt une mémoire auditive ? Une mémoire visuelle ? Ou au contraire une mémoire kinesthétique/associée au mouvement ? La plupart du temps, c’est une combinaison des trois, avec parfois un type de mémoire dominant. Alors pourquoi pas essayer d’utiliser ces trois types de mémoires pour apprendre votre vocabulaire ?

Tips pour retenir le vocabulaire

  • La mémoire visuelle

Lorsque vous apprenez un nouveau mot, faites en sortes de visualiser une image dans votre tête. Ou même mieux, faites une fiche et dessinez-le ! Vous pouvez également faire des fiches en utilisant des codes couleur. Ecrivez en vert les mots de vocabulaire en lien avec l’environnement et en rouge les règles de grammaire par exemple !

  • Utiliser sa mémoire auditive

Une fois les mots de vocabulaire recopiés, associez des sons aux images et aux couleurs ! Il s’agit d’une combinaison très efficace pour retenir des nouveaux mots de vocabulaire. Par exemple, écoutez leur prononciation à l’aide d’un dictionnaire en ligne et lisez le mot concerné à voix haute.

  • La mémoire kinesthésique

Il est important de bien recopier le vocabulaire, et même de vous entraîner à les écrire plusieurs fois ! La mémoire kinesthésique est liée au mouvement. Il faut savoir que le fait d’écrire vos mots de vocabulaire sur papier est généralement plus efficace que de les taper sur ordinateur. Pour les plus grand.es acteur.ices d’entre nous, vous pouvez même mimer le mot de vocabulaire en faisant des gestes. Cela peut sans doute vous paraître étrange, mais ça marche !

N’oubliez pas d’adapter la ponctuation et la typographie

La ponctuation et la typographie dans la langue de Shakespeare diffèrent légèrement de celle du français. Aussi, voici quelques règles à respecter pour éviter les erreurs dans vos échanges à l’écrit.

PonctuationTypographieExemple
Point → Full stop/Periodespace après le pointI’m hungry. Let’s eat.
Virgule → Commaespace après la virguleWe need one egg, cheese and pasta.
Points de colonne → Colonpas d’espace avant, espace aprèsFrance has both: mountain and sea.
Point virgule → Semi colonpas d’espace avant, espace aprèsI like your sister; she’s so kind.
Point d’exclamation → Exclamation markpas d’espace avant, espace aprèsGet out of here! Lazy boy!
Point d’interrogation → Question markpas d’espace avant, espace aprèsPlease, could you hand me the salt? Thank you.
Guillemets → Quotation markspas d’espace avant ni après la citationShe said: “Let’s shop!”

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  • Le Parcours carrière

Cette option vous permettra de booster votre carrière dans votre domaine. Vous pourrez pare exemple choisir le marketing, le service client, la communication, les Ressources Humaines, le commerce, le management… et bien plus à découvrir !

  • Le Parcours industrie

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