Em uma semana, você deve fazer uma reunião em inglês e você está: a.) entrando em pânico? b.) verificando os últimos detalhes? Se a sua resposta for “a.”, nós estamos aqui para te tranquilizar apresentando um método simples e prático para se preparar corretamente. Se a sua resposta for “b”, parabéns! Nesse caso, nós também temos algumas dicas complementares e uma lista de vocabulário que serão muito úteis, pois organizar uma reunião em inglês implica em um excelente domínio do inglês para negócios e no uso de um vocabulário apropriado.
Let’s start with the basics: O que é preciso preparar com antecedência para garantir o sucesso de uma reunião em inglês?
Antes da reunião
Faça cópias do programa para todos os participantes.
Em primeiro lugar, comunique o programa detalhado às pessoas implicadas para que elas possam se preparar para o grande dia. Para isso, você deve enviar-lhes um e-mail ao menos quinze dias antes da data pré-determinada. Você incluirá a data, a hora, o lugar, a lista de participantes e suas intervenções e, é claro, o programa completo. Alguns dias antes da reunião, mande-lhes um lembrete e peça-lhes para confirmar presença.
Se é você quem vai liderar a reunião, seu grau de comprometimento é bem relevante: você deve preparar a sua participação com antecedência. Se tiver convidados, peça-lhes uma breve autobiografia para poder apresentá-los ao público. Da mesma forma, prepare perguntas e comentários, se necessário for. Se houver participantes estrangeiros, você deverá se informar sobre seus códigos de comunicação, isso vai evitar erros relativos à falta de informação sobre suas respectivas culturas.
Mesmo que isso possa parecer óbvio, não hesite em ir dormir cedo na véspera da reunião, pois se o seu cérebro estiver descansado, você poderá gerir melhor seus conhecimentos em sintaxe, vocabulário e pronúncia em inglês. Sendo assim, sua concentração e capacidade de reação estarão afiadas!
Pontualidade: o líder é o primeiro a chegar e o último a partir. No dia D, chegue uma hora adiantado para preparar a sala de reunião e para se certificar que os projetores, o som, a Internet e as conexões dos computadores estejam funcionando perfeitamente.
O começo da reunião
Comunique o objetivo da reunião e os temas a serem abordados pois isso estabelecerá uma ordem rigorosa. Se necessário, antes de abordar os temas do programa, lembre o público das conclusões da reunião anterior. Caso tenha pessoas ausentes tendo enviado uma mensagem para se desculpar, é o momento de informar aos outros. Em seguida, apresente os participantes delimitando as funções que eles terão ao longo da reunião.
Durante a reunião
É muito importante criar um contexto de escuta ativa e atenciosa: estabeleça contato visual com seus interlocutores e implique-se no assunto sempre que possível. Preste atenção no tempo de fala acordado a cada um e não se esqueça de não ultrapassar o tempo pré-estabelecido para a duração da reunião. Guarde as questões que não fazem parte do assunto tratado para a última parte da reunião.
O(a) secretário(a) deve tomar nota dos pontos mais importantes, das perguntas não respondidas e das tarefas a serem cumpridas depois. Essas notas serão muito úteis para quando você precisar redigir a ata da reunião.
Para finalizar a reunião
Assim que todos os assuntos previstos forem tratados, você poderá finalizar a reunião comentando as conclusões. Antes de finalizá-la oficialmente, não hesite em dirigir seus agradecimentos ao público. Se um coquetel estiver previsto, convide o público a se dirigir ao lugar em que o buffet estiver montado.
Vocabulário útil para conduzir a reunião
Agora que você entendeu o método para ser um excelente líder, você deve aprender algumas palavras e expressões indispensáveis em inglês para as diferentes etapas da reunião.
Vamos começar por uma lista de vocabulário geral
| Em português | Em inglês |
|---|---|
| Uma reunião de trabalho | A business meeting |
| Programação da Reunião | The agenda |
| Programar | To schedule |
| Agenda | The diary or the calendar |
| Organizador, líder | The chairperson |
| Sala de Reunião | The conference room |
| Comes e Bebes | Refreshments |
| Relatório | The minutes |
| Voto por procuração | The proxy vote |
| Assuntos diversos | AOB (Any other business) |
| Considerações finais | Closing remarks |
Outras expressões para as diferentes etapas da reunião
Para começar:
- Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
- We’re here today to…
- Our goal / aim today is …
- I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
- Let’s read the minutes from our last meeting…
- Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?
Anunciar os assuntos a serem tratados:
- Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
- If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…
Atribuir as funções:
- (Name) will lead point number…
- (Name) has kindly accepted to take notes today.
Frases de transição:
- Let’s move on to…
- The next item on the agenda is…
Anunciar um resumo:
- To sum up, To wrap up…
Agradecer pela participação:
- Thank you all for attending!
Anunciar o fim da reunião:
- I declare this meeting closed.
- The meeting is over.
Convidar os participantes para o coquetel no fim da reunião:
- There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.
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