Sendo você diretor, responsável pelo atendimento ao cliente em uma agência de marketing, assistente de direção, vendedor, ou ainda um estudante que deve contactar o departamento de intercâmbio de uma universidade no exterior… você precisará redigir um e-mail profissional.

Atualmente, esse tipo de ato de comunicação é onipresente nas situações no trabalho ou dos estudos, e seu conteúdo pode variar, pois ele depende do assunto, e consequentemente, da finalidade da leitura, do seu setor de atividade, do destinatário e do contexto.

Assim, neste artigo, nós vamos te apresentar algumas regras e dicas úteis, para seguir sem moderação, assim como o vocabulário essencial, expressões de cortesia e um exemplo concreto de e-mail profissional para te acompanhar no processo de elaboração escrita. Então, vamos começar? Perfeito, vamos lá!

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Qual é o vocabulário que você deve conhecer para escrever um e-mail profissional em inglês?

Vamos começar pelo assunto (“subject” em inglês)

É a primeira coisa que o seu leitor verá na caixa de entrada dele. O assunto deve conter o objetivo do seu e-mail e para isso ele deve ser breve e conciso. Uma pergunta ou uma frase nominal curta são apropriadas. Exemplos:

  • Request for information on…
  • Have you got any question about our proposal?
  • Meeting next week

Qual é o vocabulário que você deve conhecer para escrever um e-mail profissional em inglês?

Saudação inicial

De acordo com o contexto e a relação entre o emissor e o(s) destinatário(s), é preciso escolher a fórmula mais adequada que deverá ser acompanhada por uma vírgula.

Exemplos :

  • Dear +
    • Mr. Smith,
    • Ms. Robinson, (se você não conhece o estado civil de uma mulher, prefira Ms. no lugar de Miss ou Mrs.)
    • Elizabeth Walter,
    • all
    • Sir or Madam (impessoal, utilizar somente se você não tem conhecimento nenhum sobre a identidade do destinatário)

A primeira frase do e-mail

Ela deve ter uma relação direta com o assunto da sua mensagem.

Se você representa um grupo de pessoas, comece pela sua apresentação:

  • writing on behalf of… (+ nome do grupo)

Se você estiver respondendo a uma mensagem anterior, pense em agradecer ao seu destinatário:

  •  Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.

Se você estiver anunciando o lançamento de um produto:

  • We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.

Se você tiver enviado um e-mail anteriormente e não tiver tido resposta, lembre educadamente o seu destinatário a respeito:

  • Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…

O corpo do e-mail

Se for a primeira vez que você estiver contactando o seu destinatário, você deve lhe explicar o porquê de você estar lhe escrevendo e como essa pessoa pode te ajudar.

  • I am writing to +
    • apply for the job…
    • inform you that…
    • ask for some details about…
    • complain about…

Em seguida, você deve continuar com o resto da sua mensagem. Preste atenção na ortografia e nunca utilize contrações (I’m gonna, I wanna, etc). Distribua as informações em quatro parágrafos curtos no máximo: um parágrafo para cada ideia tratada. Respeite o tempo do seu destinatário!

Para finalizar a mensagem

Mostre educadamente que você espera a resposta do seu destinatário:

  • I look forward to + un verbe au gérondif : I look forward to hearing from you soon.

Se você precisa de uma confirmação de recebimento:

  • Please confirm upon receipt.
  • Kindly confirm upon receipt.

Fórmula de cortesia antes da sua assinatura

  • Sincerely,
  • Yours truly,
  • Best regards,

Assinatura, se você não tem uma assinatura automática

Seu nome e seu sobrenome,
o nome do seu cargo,
um contato telefônico.

Para recapitular, esta é a ordem a seguir

  1. Saudação
  2. P1: Razão pela qual você está escrevendo
  3. P2: Pedido ou explicação
  4. P3: Outras informações se necessário
  5. P4: frase para concluir ou sintetizar
  6. Breve fórmula de cortesia e assinatura

E agora, vamos colocar em prática essa teoria com o exemplo de um e-mail profissional em inglês:

Exemplo de redação de um e-mail profissional em inglês

Você é o desenhista projetista responsável em uma empresa especializada em grafismo. Imagine que um cliente te pediu para lhe enviar uma proposta a respeito de uma campanha publicitária para um novo produto de papelaria. Você a enviou, mas desde então não recebeu resposta. Você deve, então, escrever-lhe um e-mail:

Subject: Proposal Follow-up

Dear Mr. Carpenter,

I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.

If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?

We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”

Best regards,

Dora Gerardy

Chief Designer at Revolutionary Pencils

+336921512

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