無論您是經理、行銷公司的客戶經理、部門助理、銷售員、還是有需要聯繫交換學校負責人的學生,您始終都需要懂得撰寫一封專業的電子郵件。

目前,雖然信件內容可能會因為對象、目的、您的專業、收件人、甚至是環境等而不盡相同,但無論是在工作或學習的過程中,這樣的交流無所不見。

因此,我們將在本文中為您提供一些您可直接運用的常見規則與建議,再搭配上不可缺少的關鍵單字禮貌用語、以及能幫助您撰寫專業電子郵件的範例。那麼,我們現在就開始吧!

免費試用

專寫信件給專業人士時該使用哪些英語單字?

讓我們從信件標題(英文:Subject)開始

標題會顯示在電子信箱中的第一行,也會是我們收件者看到的第一句話。因此,信件標題應言簡意賅的表示您發送這封電子郵件目的,您能以核心問題作為標題、或一個簡短的單詞或是句子,以下為範例:

  • Request for information on…
  • Have you got any question about our proposal?
  • Meeting next week

讓我們從信件標題(英文:Subject)開始

招呼用語表格

依據上下文、及發件人和收件人之間的關係,您可以選擇最恰當的公式來套用。

範例:

Dear +

  • Mr. Smith,
  • Ms. Robinson,(如果您不知道對方已婚是否,請直接選擇小姐或女士,而非夫人或太太。)
  • Elizabeth Walter,
  • all
  • Sir or Madam (在完全不知道收件人的情況下可使用。)

電子郵件的開頭

它必須與您的郵件主題有直接的關聯。

若您是代表一群人也請先簡單自我介紹

  • writing on behalf of… (+ 團體名稱)

如果您的目的是回覆先前的郵件請記得先對您的收件人表示感謝

  • Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.

如果您要發表介紹您的產品

  • We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.

如果您是因為尚未收到先前的郵件回覆也可以在開頭時簡短且禮貌地提醒收件人

  • Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…

電子郵件正文

若這是您第一次與收件人聯絡,您應該先和他們解釋為什麼您會寫這封信給他們,以及他們能夠如何為您提供協助。

I am writing to +

  • apply for the job…
  • inform you that…
  • ask for some details about…
  • complain about…

接著,您需要繼續完成信件的其他部分與內容。請注意錯字、切勿使用口語簡寫(I’m gonna, I wanna, etc.)。切記尊重收件人的時間,您因此可將信件最多分為四段:​​每段皆涵蓋一個主要論點!

完成您的電子郵件

禮貌地表明您在等待收件人的回覆

  • I look forward to + un verbe au gérondif : I look forward to hearing from you soon.

如果您需要收件人回覆確認收到信件的消息

  • Please confirm upon receipt.
  • Kindly confirm upon receipt.

簽名前的祝福語

  • Sincerely,
  • Yours truly,
  • Best regards,

簽名(如果沒有自動簽名檔)

  • vos prénom et nom,
  • le nom de votre poste,
  • un numéro de téléphone.

現在來簡單回顧一下要遵守的順序

  1. 問候語
  2. P1:為什麼寫這封信
  3. P2:您的要求
  4. P3:其他必要的信息
  5. P4:總結
  6. 簡短的禮貌形式和簽名

現在,讓我們以專業英語電子郵件為範例,將該公式付諸實踐。

以英語撰寫專業電子郵件的範例

想像您是位平面設計公司的設計師,日前有位客戶要求您向他們寄送一份有關新文具產品的廣告活動提案,而您也已按照要求、將所有資訊寄交給他,但之後卻一直沒有收到對方的回覆。現在您必須寫封電子郵件給他、以釐清當前的狀況:

Subject: Proposal Follow-up

Dear Mr. Carpenter,

I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.

If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?

We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”

Best regards,

Dora Gerardy

Chief Designer at Revolutionary Pencils

+336921512

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