若在一周之內,您必須用英語舉辦會議,您是(A)感到恐慌(B)檢查最後的細節?

如果您的答案是(A)感到恐慌,那請讓我們透過接下來的文章來幫助您。如果您的回答是(B)檢查最後的細節,恭喜!不過我們也還有準備一些有關的小秘訣以及單字表,畢竟英語會議意味著要熟悉使用命令語句和恰當使用相關詞彙,相信它們一定也能為您帶來正面的協助。

讓我們從基礎開始:確保會議成功需要做哪些事?

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在會議之前

為全部的參與者印製所有會議相關的文件

在會議之前

首先,為將詳細的會議流程轉寄給所有相關人員、以方便其準備,您需在會議前十五天將資料透過電子郵件的方式送出。資料需包括日期、時間、地點、與會者列表、是否會發言、以及完整計劃。在會議開始的前幾天更別忘了要寄送提醒信件,並要求與會人員確認他們的出席。

若您是主辦者,那麼您和與會者的互動大致如下:您必須預先準備好參與這個會議。並藉由請與會者們提供簡短的自我介紹,以利他們能向所參與者介紹。同樣的,您也必要花時間時準備問題和匯報。如果有外國參與者,記得先請了解他們的溝通方式,這可以避免您因文化差異而產生誤解。

即使這聽起來好像理所當然,但千萬別猶豫在會議開始前一天早點休息。若您的大腦有獲得足夠的休息,這可以幫助您更順利地控制和運用您的英語的語法、詞彙、發音。同樣,這對於您的注意力和反應度也會有正面的影響!

守時:主辦者一定是第一個到達、最後一個離開的。在會議當天,請提前一個小時準備會議室,確保所有設備如投影機、音響、網路、和電腦連結等全能正常運行。

在會議開始時

會議的目的和要涵蓋的主題,因為這可幫助會議將建立一個嚴格的框架,如有必要,可在正式處理此次會議主題之前,請聽眾先回顧上屆會議的結論。如果有人缺席、僅轉寄了致歉詞,會議主持者也可在此刻讓所有與會者知道。接者,通過分配各參與者的角色來介紹參與者。

在會議期間

建立積極和包容的討論氛圍非常重要:和與會者建立眼神交流、儘可能讓他們參與其中。注意麥克風的分配以及發表時間長度,千萬記得堅守時間規劃,並保留會議的後半部分,讓未列入議程主題或其他相關問題有能被發表的機會。

您的秘書應注意並記錄下整場會議的關鍵要點、尚未解決的問題、以及以後要完成的任務。爾後當您需要撰寫會議紀錄時,這些筆記都會非常有用。

會議結束時

在處理完所有先前規劃的要點後,您可以通過閉幕結論來結束會議。在會議正式結束之前,請隨時感謝您的與會者。若會議是在友善的氛圍結束下,您更可請所有與會者一同參加會後餐會。

主持會議的實用單字

現在,您已經瞭解了該方法是一個很好的促進者,您將依照不同的會議幾段學習不可不知的單字和表達方式。

讓我們從一般單字開始

中文英語
商業會議A business meeting
日程表The agenda
安排、排定To schedule
行程表
The diary or the calendar
會議主席 The chairperson
會議室The conference room
點心和飲料Refreshments
會議紀錄The minutes
代理投票The proxy vote
其他事項AOB (Any other business)
閉幕總結 Closing remarks

以下是不同會議階段的表達方式

開始會議時 :

  • Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
  • We’re here today to…
  • Our goal / aim today is …
  • I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
  • Let’s read the minutes from our last meeting…
  • Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?

宣布主要重點:

  • Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
  • If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…

分配角色:

  • (Name) will lead point number…
  • (Name) has kindly accepted to take notes today.

轉折連結:

  • Let’s move on to…
  • The next item on the agenda is…

宣布總結:

  • To sum up, To wrap up…

表達感謝參與者的參與時:

  • Thank you all for attending!

表示會議結束時:

  • I declare this meeting closed.
  • The meeting is over.

邀請參與者一同共進餐會:

  • There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.

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