Dalam waktu seminggu, Anda harus memimpin pertemuan dalam bahasa Inggris dan Anda: a.) Panik? b.) Tenang dan mempersiapkan detail terakhir? Jika jawaban Anda adalah “a.”, maka kami di sini untuk meyakinkan Anda dengan menghadirkan metode yang sederhana dan praktis untuk diikuti.  Apabila Anda menjawab “B”, maka kami ucapkan selamat! Akan tetapi, kami memilki beberapa kiat tambahan dan daftar kosakata yang akan sangat berguna bagi Anda, karena mengorganisasi pertemuan dalam bahasa Inggris membutuhkan kemampuan yang sangat baik dalam bahasa Inggris Bisnis dan penggunaan kosakata yang tepat.

Let’s start with the basics : Apa yang harus dilakukan terlebih dahulu untuk menjamin keberhasilan suatu pertemuan?

Mulai secara gratis

Sebelum pertemuan

Siapkan fotokopi program untuk semua peserta

Komunikasikan program secara detail kepada orang-orang yang terlibat sehingga mereka dapat mempersiapkan diri. Untuk melakukan ini, kirim mereka surel, setidaknya lima belas hari sebelum tanggal yang ditentukan. Dalam surel ini Anda harus memberikan informasi mengenai tanggal, waktu, tempat, daftar peserta, intervensi mereka dan, tentu saja, program lengkap pertemuan. Beberapa hari sebelum pertemuan, Anda dapat mengirimkan notifikasi dan minta para peserta untuk mengonfirmasikan kehadiran mereka.

Sebelum pertemuan

Jika Anda bertugas untuk memimpin pertemuan maka Anda harus memiliki komitmen yang tinggi : Anda harus menyiapkan diri Anda sendiri terlebih dahulu. Jika ada tamu dalam pertemuan, mintalah pengantar singkat mengenai tamu Anda sehingga Anda dapat mempresentasikannya kepada publik. Demikian juga, Anda harus menyiapkan pertanyaan dan tanya jawab, apabila diperlukan.  Jika ada peserta asing, pelajari kode komunikasi mereka, ini akan mencegah Anda membuat kesalahan karena ketidaktahuan mengenai budaya mereka.

Sebaiknya Anda juga tidur lebih awal, sehari sebelum pertemuan, karena jika otak Anda cukup istirahat, Anda akan lebih baik mengatur tata bahasa, kosakata, dan pengucapan dalam bahasa Inggris. Demikian juga, konsentrasi dan reaktivitas Anda akan lebih bagus!

Ketepatan waktu: pemimpin adalah yang pertama tiba dan yang terakhir pergi. Pada hari-H, datanglah satu jam lebih awal untuk mempersiapkan ruang pertemuan, supaya Anda dapat memastikan proyektor video, suara, koneksi internet dan komputer berfungsi dengan baik.

Di awal pertemuan

Komunikasikan tujuan pertemuan dan topik yang akan dibahas, karena ini akan membentuk kerangka kerja yang tepat.  Jika perlu, sebelum membahas tema-tema program, ingatkan peserta mengenai kesimpulan dari pertemuan sebelumnya. Jika ada peserta yang tidak dapat hadir, Anda dapat memberitahukan hal ini kepada peserta yang hadir pada saat ini. Kemudian perkenalkan setiap peserta dan posisi mereka.

Selama pertemuan

Sangat penting untuk menciptakan suasana mendengarkan yang aktif dan nyaman : bangun kontak mata dengan lawan bicara Anda dan libatkan mereka sesering mungkin dalam pertemuan.  Pantau waktu bicara yang diberikan kepada pembicara supaya tidak melebihi waktu yang telah disepakati. Simpan semua pertanyaan yang tidak ada dalam agenda untuk digunakan pada bagian akhir pertemuan.

Selama pertemuan

Sekretaris harus mencatat poin-poin utama, pertanyaan-pertanyaan yang masih belum terjawab, dan tugas-tugas yang harus diselesaikan nanti. Catatan ini akan sangat berguna ketika Anda perlu menulis ringkasan pertemuan.

Untuk mengakhiri pertemuan

Setelah semua agenda pertemuan dibicarakan, Anda dapat mengakhiri pertemuan dengan memberi kesimpulan. Sebelum menutup pertemuan secara resmi, jangan ragu untuk mengucapkan terima kasih kepada semua peserta. Jika pertemuan diakhiri dengan sebuah jamuan, undang publik untuk pergi ke prasmanan yang telah disediakan.

Kosakata yang berguna untuk memimpin pertemuan

Dan sekarang setelah Anda memahami metode untuk menjadi pemimpin yang baik, Anda akan mempelajari beberapa kata dan ungkapan penting dalam bahasa Inggris untuk setiap tahapan dalam pertemuan.

Mari kita mulai dengan daftar kosakata umum

Bahasa IndonesiaBahasa Inggris
Rapat kerjaA business meeting
Agenda pertemuanThe agenda
MenjadwalkanTo schedule
Buku agendaThe diary or the calendar
Ketua, pemimpinThe chairperson
Ruang pertemuanThe conference room
SnacksRefreshments
Risalah rapatThe minutes
Suara proksiThe proxy vote
Hal lainnyaAOB (Any other business)
Kata penutupClosing remarks

Ungkapan untuk berbagai tahap pertemuan

Untuk memulai :

  • Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
  • We’re here today to…
  • Our goal / aim today is …
  • I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
  • Let’s read the minutes from our last meeting…
  • Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?

Umumkan poin-poin yang akan dibahas :

  • Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
  • If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…

Tetapkan peran :

  • (Name) will lead point number…
  • (Name) has kindly accepted to take notes today.

Bagian transisi :

  • Let’s move on to…
  • The next item on the agenda is…

Mengumumkan ringkasan :

  • To sum up, To wrap up…

Ucapan terima kasih untuk partisipasi di rapat :

  • Thank you all for attending!

Mengumumkan akhir rapat :

  • I declare this meeting closed.
  • The meeting is over.

Mengundang orang untuk minum / makan makanan ringan di akhir pertemuan:

  • There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.

Kursus Business English dengan GlobalExam

Apakah Anda ingin terus meningkatkan keterampilan Anda untuk dapat menjadi pemimpin pertemuan berbahasa Inggris yang terbaik? GlobalExam memiliki platform yang didedikasikan secara khusus untuk pelatihan bahasa Inggris bisnis! Platform Business English kami menawarkan pelatihan dan kursus untuk tiga level yang berbeda dan Anda akan mendapatkan sertifikat di akhir setiap kursus!

Temukan semua topik kami untuk maju dalam bahasa Inggris profesional secara umum:

Dan jalur karier, khusus untuk suatu profesi:

Anda dapat memanfaatkan, di antara banyak keuntungan lainnya yaitu 500 situasi profesional yang dapat Anda gunakan untuk latihan dan pelatihan video oleh guru kami!  Jangan menunggu lebih lama lagi dan ikuti tes kemampuan dari kami untuk dapat memulai segera pelatihan Anda!

Latihan gratis