Apakah Anda seorang manajer, manajer khusus pelanggan di agensi pemasaran, asisten manajer, agen komersial, atau mahasiswa yang harus menghubungi supervisor untuk pertukaran pelajar… Anda akan selalu memerlukan keterampilan untuk menulis surel profesional.

Saat ini, jenis komunikasi ini yang paling banyak digunakan dalam dunia kerja atau selama masa studi, dan kontennya dapat bervariasi, karena akan tergantung pada objek, tujuan penulisan, industri Anda, penerima dan konteks.

Dalam artikel ini, kami akan memberikan Anda, beberapa aturan dan saran yang dapat digunakan, dan juga kosakata penting, ekspresi, dan contoh konkret surel profesional untuk membantu Anda dalam proses penulisan surel. Jadi, kita bisa memulai? Kalau begitu, ayo ahasa Inggris profesional!

Mulai secara gratis

Kosakata yang perlu diketahui untuk menulis surel profesional dalam bahasa Inggris?

Mari kita mulai dengan objek (“subject” dalam bahasa Inggris)

Ini adalah baris pertama yang akan dilihat pembaca Anda di kotak surat mereka. Objek karenanya harus mengandung tujuan dari surel Anda. Objek juga harus singkat dan efektif. Gunakan pertanyaan atau kalimat pendek untuk objek surel. Contoh :

  • Request for information on…
  • Have you got any question about our proposal?
  • Meeting next week

Kosakata yang perlu diketahui untuk menulis surel profesional dalam bahasa Inggris?

Salam pembuka

Dari konteks dan hubungan antara pengirim dan penerima, kami memilih formula yang paling tepat untuk digunakan yang akan diikuti oleh koma.

Contoh :

  • Dear +
    • Mr. Smith,
    • Ms. Robinson, (jika Anda tidak tahu status perkawinan seorang wanita, lebih baik gunakan Ms. daripada Miss atau Mrs.)
    • Elizabeth Walter,
    • all
    • Sir atau Madam (formula yang sangat impersonal, hanya digunakan jika Anda tidak mengenal penerima surel Anda sama sekali)

Kalimat pertama dari surel Anda

Harus berkaitan langsung dengan objek pesan Anda.

Jika Anda mewakili sekelompok orang, mulailah dengan memperkenalkan diri Anda:

  • writing on behalf of… (+ nama kelompok.)

Jika Anda membalas pesan sebelumnya, ingatlah untuk berterima kasih kepada penerima surel Anda:

  •  Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.

Jika Anda mengumumkan peluncuran suatu produk:

  • We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.

Jika sebelumnya Anda telah mengirim surel dan belum menerima tanggapan, Anda dapat mengingatkan penerima secara singkat dan sopan:

  • Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…

Isi surel Anda

Jika ini adalah pertama kalinya Anda mengirim surel kepada seseorang, Anda harus menjelaskan mengapa Anda menulis surat kepada mereka dan bagaimana mereka dapat membantu Anda.

  • I am writing to +
    • apply for the job…
    • inform you that…
    • ask for some details about…
    • complain about…

Kemudian Anda harus melanjutkan dengan isi pesan Anda. Perhatikan ejaan dan jangan pernah gunakan singkatan (I’m gonna, I wanna, dll). Bagi informasi menjadi maksimal empat paragraf pendek: satu paragraf untuk setiap ide yang dibahas. Hal ini supaya ide dalam surel Anda mudah dimengerti!

Untuk menutup pesan Anda

Tunjukkan dengan sopan bahwa Anda menunggu balasan dari penerima Anda:

  • I look forward to + kata kerja : I look forward to hearing from you soon.

Jika Anda membutuhkan konfirmasi penerimaan pesan Anda:

  • Please confirm upon receipt.
  • Kindly confirm upon receipt.

Salam penutup sebelum tanda tangan Anda

  • Sincerely,
  • Yours truly,
  • Best regards,

Tanda tangan, jika Anda tidak memiliki tanda tangan otomatis

  • nama Anda,
  • posisi Anda,
  • nomor telefon.

Untuk rekapitulasi, inilah susunan menulis surel yang harus diikuti

  1. Salam
  2. P1 : Tujuan Anda mengirim surel
  3. P2 : Permintaan atau permohonan
  4. P3 : Informasi lainnya
  5. P4 : Kalimat untuk menyimpulkan dan atau meringkas surel
  6. Salam penutup dan tanda tangan

Dan sekarang mari kita mempraktikkan teori ini menggunakan contoh surel bahasa Inggris profesional.

Contoh penulisan surel profesional dalam bahasa Inggris

Anda adalah perancang yang bekerja di sebuah perusahaan desain grafis. Bayangkan seorang pelanggan meminta Anda untuk mengirimkan mereka proposal kampanye iklan untuk produk alat tulis baru. Anda mengirimkan proposal kampanye, tetapi dia belum menghubungi Anda sejak itu.  Anda harus menulis surel kepadanya:

Subject: Proposal Follow-up

Dear Mr. Carpenter,

I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.

If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?

We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”

Best regards,

Dora Gerardy

Chief Designer at Revolutionary Pencils

+336921512

Bahasa Inggris Bisnis GlobalExam

Bahasa Inggris Bisnis adalah kursus online yang dipersonalisasi, tergantung pada level Anda, dengan video yang diproduksi oleh para pelatih.

Temukan semua topik kami untuk maju dalam bahasa Inggris profesional secara umum:

Dan jalur karier, khusus untuk suatu profesi:

Latihan gratis