คุณอาจจะเป็นผู้จัดการ ผู้จัดการฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ในบริษัทการตลาดแห่งหนึ่ง หรืออาจะเป็นผู้-ช่วยผู้บริหาร นักขาย หรือนักศึกษาที่ต้องติดต่อกับผู้รับผิดชอบแผนกแลกเปลี่ยนนักศึกษาโครงการเอรามุสเป็นต้น… ไม่ว่าคุณจะเป็นใครก็ตามคุณจะต้องเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพเพื่อการติดต่อสื่อสารอย่างแน่นอน

ปัจจุบันนี้  การเขียนอีเมลเป็นการติดต่อสื่อสารที่ได้รับความนิยมในวงการธุรกิจและวงการศึกษา เนื้อหาในการเขียนอีเมลมีหลากหลายซึ่งขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการสื่อสาร ดังนั้นต้องเขียนเนื้อหาให้ตรงกับเป้าหมายของกิจกรรมและผู้รับสาร

ดังนั้นในบทความนี้ เราจะบอกคุณเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลและคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ ซึ่งคุณสามารถอ่านทบทวนได้ตลอดเวลา รวมทั้งคำศัพท์พื้นฐาน มารยาท และตัวอย่างการเขียนอีเมลอย่างมือชีพ เราจะอยู่เคียงข้างคอยให้คำแนะนำในการเขียนแก่คุณ ถ้าอย่างนั้น เรามาเริ่มกันดีกว่าไหม เยี่ยมไปเลย เริ่มเลยนะ !

ฉันฝึกสำหรับการสอบฟรี

คำศัพท์ที่ควรทราบเพื่อเขียนภาษาอังกฤษให้ได้อย่างมืออาชีพมีอะไรบ้าง?

เริ่มต้นกันที่หัวข้อ ( “subject” ในภาษาอังกฤษ )

ข้อความบรรทัดแรกที่เราเขียนจะไปปรากกฏอยู่ในกล่องข้อความอีเมลของผู้อ่าน หัวข้อจะบอกจุดประสงค์ของเนื้อหาจดหมายของคุณ ซึ่งจะต้องเขียนให้สั้นและกระชับได้ใจความ ตามปกติแล้วควรจะเขียนเป็นประโยคสั้นๆ หรือประโยคคำถาม ตัวอย่าง :

  • Request for information on…
  • Have you got any question about our proposal?
  • Meeting next week

คำศัพท์ที่ควรทราบเพื่อเขียนภาษาอังกฤษให้ได้อย่างมืออาชีพมีอะไรบ้าง?

คำขึ้นต้นทักทายและคำเรียกชื่อ

เราต้องเลือกใช้คำเรียกชื่อผู้รับสารให้ถูกต้องและเหมาะสม โดยดูจากบริบทและความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับสารเป็นหลัก ให้ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังคำเรียกชื่อทุกครั้ง

ตัวอย่าง :

  • Dear +
    • Smith,
    • Robinson, (ถ้าคุณไม่ทราบว่าสุภาพสตรีที่คุณเขียนถึงแต่งงานแล้วหรือไม่ โปรดใช้คำว่า Ms. แทน Miss หรือ Mrs.)
    • Elizabeth Walter,
    • all
    • Sir or Madam (เป็นคำที่ใช้เรียกชื่ออย่างไม่เจาะจง ในกรณีที่คุณไม่รู้จักผู้รับสาร)

ประโยคแรกที่คุณเขียนอีเมล

จะต้องมีความเกี่ยวข้องกับหัวข้อของข้อความที่คุณเขียน

ถ้าหากคุณเขียนในฐานะตัวแทนของหมู่คณะ ให้คุณเขียนแนะนำตัวคุณเองก่อน :

  • writing on behalf of… (+ le nom du groupe.)

ถ้าคุณเขียนตอบข้อความก่อนหน้านี้ อย่าลืมเขียนขอบคุณผู้รับสารของคุณ:

  • Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.

ถ้าคุณเขียนเพื่อประกาศบอกการเปิดตัวสินค้า :

  • We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.

ถ้าคุณได้ส่งอีเมลไปแล้ว แต่ยังไม่ได้รับคำตอบ ให้คุณเขียนสรุปคร่าวๆ ด้วยภาษาที่สุภาพเตือนความจำผู้รับสาร:

  • Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…

เนื้อหาข้อความอีเมล

ถ้าคุณติดต่อผู้รับสารเป็นครั้งแรก คุณต้องอธิบายให้ผู้รับสารทราบว่าทำไมคุณถึงเขียนติดต่อ และเขียนบอกว่าผู้รับสารสามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

  • I am writing to +
    • apply for the job…
    • inform you that…
    • ask for some details about…
    • complain about…

จากนั้นให้คุณเขียนข้อความของคุณต่อไป โปรดเขียนสะกดคำให้ถูกต้องและอย่าใช้คำย่อ แบ่งเขียนข้อความออกเป็นย่อหน้าสั้นๆ แต่อย่าให้เกินสี่ย่อหน้า ให้บอกจุดประสงค์ของคุณในแต่ละย่อหน้า คุณต้องนึกถึงเวลาที่ผู้อ่านใช้เวลาอ่านข้อความของคุณด้วย

เขียนปิดท้ายข้อความ

ให้คุณบอกผู้รับสารด้วยคำพูดที่สุภาพว่าคุณกำลังรอคำตอบจากผู้รับสาร :

  • I look forward to + un verbe au gérondif : I look forward to hearing from you soon.

ถ้าหากคุณต้องการใบตอบรับว่าผู้รับสารของคุณได้รับข้อความของคุณแล้ว :

  • Please confirm upon receipt.
  • Kindly confirm upon receipt.

คำลงท้ายก่อนเขียนลายเซ็นชื่อของคุณ

  • Sincerely,
  • Yours truly,
  • Best regards,

การเขียนลายเซ็น ถ้าหากคุณไม่มีลายเซ็นอัตโนมัติ

  • ชื่อและนามสกุลของคุณ
  • ชื่อตำแหน่งของคุณ
  • หมายเลยโทรศัพท์

สรุปขั้นตอนการเขียนอีเมลตามลำดับได้ดังนี้

  1. คำขึ้นต้นทักทาย
  2. ย่อหน้าที่1 : บอกสาเหตุที่คุณเขียน
  3. ย่อหน้าที่2 : การขอร้องหรือการสอบถาม
  4. ย่อหน้าที่3 : ข้อมูลอื่นๆ ถ้ามี
  5. ย่อหน้าที่4 : ประโยคสรุปหรือสังเคราะห์ข้อมูล
  6. คำลงท้ายและลายเซ็น

ตอนนี้เรานำความรู้จากทฤษฏีมาลองปฏิบัติเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพจากตัวอย่างข้างล่างนี้กันดีกว่า

ตัวอย่างการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพ

คุณคือนักวาดรูปและเป็นหัวหน้าแผนกในบริษัทกราฟฟิคแห่งหนึ่ง ให้คุณจินตนาการถึงลูกค้าคนหนึ่งที่ขอให้คุณส่งอีเมลเสนอรายละเอียดแผนโฆษณาผลิตภัณฑ์กระดาษของคุณ คุณได้ส่งอีเมลแล้ว แต่ลูกค้ารายนี้ยังไม่ได้ตอบกลับ ดังนั้นคุณต้องเขียนอีเมลหาเขาอีกครั้ง :

Subject: Proposal Follow-up

Dear Mr. Carpenter,

I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.

If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?

We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”

Best regards,

Dora Gerardy

Chief Designer at Revolutionary Pencils

+336921512

Business English ของ GlobalExam

Business English เป็นหลักสูตรออนไลน์ที่ปรับให้เข้ากับคุณ ตามระดับภาษาของคุณ พร้อมกับวีดีโอที่ติวเตอร์ของเราสร้างขึ้น

นี่คือหัวข้อต่างๆของเราที่จะช่วยพัฒนาภาษาอังกฤษเพื่ออาชีพทั่วไป

และหมวดอาชีพแบ่งตามเฉพาะสาขาอาชีพ

ฉันฝึกสำหรับการสอบฟรี