あなたがマネジャーでも、顧客責任者でも、営業マンでも、今日の国際社会の中で英語でビジネスメールを書く機会が増えつつあります。

ビジネスメールといっても、内容は様々で、メールを送る相手や状況により書き方が変わります。

この記事では、基本的なビジネスメールの書き方を具体的な例文や、メールに使える単語・表現などを挙げながら説明します。

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英語でメールを書くために必要な単語力

まずはメールの件名から見ていきましょう。

メールの件名は、メール受信者がまず一番最初に見る部分。そのため、件名にはメールの目的を記載する必要があります。また件名は簡潔で効果的なものでなければなりません。基本的に質問文形式や短い文で書きます。

例:

  • Request for information on…
  • Have you got any question about our proposal?
  • Meeting next week

英語でメールを書くために必要な単語力

挨拶・ 敬称

送信者と受信者の関係に基づいて、敬称を選び、末尾はカンマを使います。

例:

Dear +

  • Mr. Smith,
  • Ms. Robinson, (もし女性が結婚しているかどうか分からない場合は、Msを使います。)
  • Elizabeth Walter,
  • all
  • Sir or Madam (formule très impersonnelle, à n’utiliser que si vous ne connaissez pas du tout votre destinataire)

メールの一文目

一文目は、メールの件名に関連している必要があります。

グループを代表してメールを書く場合は、まず自己紹介から始めましょう。

  • writing on behalf of… (+グループ名)

前回のメッセージに対して返信する場合は、相手へのお礼から始めましょう。

  • Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.

商品の発売を伝える場合

  • We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.

前に一度メールを送信した相手から返事がない場合は、簡潔で丁寧に返事を促しましょう。

  • Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…

メ-ルの本文

初めて相手にメールを送る場合は、メールを書く理由と相手に求める内容を説明します。

  • I am writing to +

○     apply for the job…

○     inform you that…

○     ask for some details about…

○     complain about…

そのして本文に入ります。スペルミスに気をつけて、短縮形(I’m gonna, I wannaなど)は使いません。 本文は、相手が手短に読めるように、多くても4段落に分けて書きましょう。

メ-ルの最後

丁寧な表現で、相手からの返事を待っていることをアピールします。

  • I look forward to + un verbe au gérondif : I look forward to hearing from you soon.

メッセージの受信確認が必要な場合

  • Please confirm upon receipt.
  • Kindly confirm upon receipt.

敬具

  • Sincerely,
  • Yours truly,
  • Best regards,

サイン

  • 姓と名
  • 職場での地位
  • 電話番号

まとめ

  1. 挨拶
  2. メールの目的
  3. 相手に求めることの内容
  4. 必要な場合は、追加情報
  5. まとめの文
  6. 敬具とサイン

それでは実際のビジネスメールを見てみましょう。

ビジネス英語メ-ルの例

あなたは、グラフィックデザイン会社で製図業務の担当をしています。お客様から「新商品の文房具の広告キャンペーンの提案書を送ってほしい」という依頼があり、メールを書かなければなりません。

Subject: Proposal Follow-up

Dear Mr. Carpenter,

I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.

If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?

We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”

Best regards,

Dora Gerardy

Chief Designer at Revolutionary Pencils

+336921512

GlobalExamのBusiness English

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