Que vous soyez manager, responsable de clientèle dans une agence de marketing, assistant de direction, commercial, ou un étudiant qui doit contacter le responsable des échanges Erasmus… vous aurez toujours besoin de rédiger un email professionnel.

Ainsi, dans cet article, nous allons vous présenter :

  • quelques règles et conseils utiles ;
  • du vocabulaire essentiel ;
  • des formules de politesse ;
  • un exemple concret d’email professionnel pour vous accompagner dans le processus d’écriture ;
  • nos thèmes pour progresser en anglais professionnel.

Alors, on commence ? Parfait, c’est parti !

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Quels sont les mots de vocabulaire à connaître pour écrire un email professionnel en anglais ?

Commençons par l’objet (« subject » en anglais)

C’est la première ligne que votre destinataire va voir apparaître sur sa messagerie. L’objet doit donc contenir le but de votre courriel. Il doit aussi être bref et efficace. Une question ou bien une phrase nominale courte sont appropriées. Exemples :

  • Request for information on…
  • Have you got any question about our proposal?
  • Meeting next week

Ecrire un email en anglais

Salutation et formule d’appel

A partir du contexte et de la relation entre l’émetteur et le/les destinataire(s), on choisit la formule la plus appropriée à utiliser, qui sera suivie d’une virgule.

Exemples :

  • Dear +
    • Mr. Smith,
    • Ms. Robinson, (si vous ne connaissez pas l’état civil d’une femme, préférez Ms. au lieu de Miss ou Mrs.)
    • Elizabeth Walter,
    • all
    • Sir or Madam (formule très impersonnelle, à n’utiliser que si vous ne connaissez pas du tout votre destinataire)

Si votre interlocuteur est un collègue ou un client proche, :

  • Goog morning/afternoon M. Smith
  • Hello/Hey/Hi John

Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire, :

  • To Whom It May Concern (pour un envoi à un département mais démodée)
  • To the Hiring Manager (pour une candidature)

Mais essayez toujours de trouver le nom de votre destinataire (avec la bonne orthographe !) par quelques recherches en ligne.

La première phrase de votre email

Elle doit avoir une relation directe avec l’objet de votre message.

Si vous représentez un groupe de personnes, commencez par vous présenter :

  • writing on behalf of… (+ le nom du groupe.)

Si vous répondez à un message précédent, pensez à remercier votre destinataire :

  • Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.

Si vous annoncez le lancement d’un produit :

  • We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.

Si vous avez envoyé un email précédemment et que vous n’avez pas eu de réponse, rappelez-le brièvement et poliment à votre destinataire :

  • Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…

Le corps de votre email

Si c’est la première fois que vous contactez votre destinataire, vous devez lui expliquer pourquoi vous lui écrivez et comment cette personne peut vous aider.

  • I am writing to +
    • apply for the job…
    • inform you that…
    • ask for some details about…
    • complain about…
    • Let you know that…
    • I am contacting you with regard to / regarding…
    • I am writing to you on behalf of…
    • I am writing in connection with…
    • We regret to inform you that…
    • I am delighted to inform you that…

S’il s’agit d’une réponse à votre destinataire, :

  • Following your recent email…
  • Further to your last email…
  • Regarding your request for information…

Votre mail peut concerner une demande spécifique, :

  • Could you please…
  • Would you be so kind as to…
  • I would be very grateful if you could…
  • I don’t understand some points, would you mind…

Nota : Privilégiez le conditionnel pour que votre demande ne soit pas trop directe.

Ensuite vous devez continuer avec le reste de votre message. Faites attention à l’orthographe et n’utilisez jamais de contractions (I’m gonna, I wanna, etc.) Divisez les informations en un maximum de quatre paragraphes courts : un paragraphe par chaque idée traitée. Respectez le temps de votre destinataire !

Signaler votre accord ou votre désaccord

Précédées d’une formule de salutation, utilisez des tournures brèves pour répondre de manière simple mais efficace.

Pour confirmer :

  • I think the same about… (formule à privilégier)
  • I completely agree with… (formelle)
  • That works for me. (avec vos collaborateurs proches)
  • That sounds good. (idem) ;
  • To make sure we are on the same page… (pour vous assurer sur un point avant de confirmer)

Pour signaler votre désaccord :

  • I’m afraid that… (formelle et « understated »)
  • At the moment, I doubt that… (formelle et indirecte)
  • I understand your situation but at the moment,… (formelle, exprimant de l’empathie et polyvalente)
  • To be honest, I believe… (informelle, à n’utiliser qu’avec de proches collaborateurs)

Vous pouvez éventuellement conseiller votre interlocuteur ou expliquer vos raisons :

  • Instead, I think we should/could…
  • My suggestion would be to…
  • An alternative solution might be…
  • How about we…? (informelle, à utiliser dans des phases de concertation)
  • What do you think about… instead? (informelle)

Pour annoncer l’attachement de pièces jointes

Remplacez le « ci-joint.e.s » par les formules suivantes :

  • « please find attached /enclosed »
  • « hereby attached »
  • « Please find below » (si mention d’un texte transféré ou d’un lien)

Pour finir votre message

Montrez poliment que vous attendez la réponse de votre destinataire :

  • I look forward to + un verbe au gérondif : I look forward to hearing from you soon.

Si vous avez besoin d’un accusé de réception du message :

  • Please confirm upon receipt.
  • Kindly confirm upon receipt.
  • We are looking forward to your reply.

Vous pouvez inclure une formule ouverte :

  • If you need any further information, feel free to contact me.
  • Let me know if…

Formule de courtoisie avant votre signature

« Cordialement” ne se dit pas « cordially ». Pour exprimer votre respect, optez pour :

  • Sincerely,
  • Yours truly,
  • Best regards,
  • Yours faithfully, (si vous ne connaissez pas le nom du destinataire)
  • Yours sincerely, (si vous connaissez le nom du destinataire)

Plus informelles, :

  • Best wishes,
  • Kind regards,
  • Best,

Nota : Privilégiez ces formules dans un contexte américain.

 

Vous pouvez éventuellement faire précéder ces formules par :

  • Thank you for your availability
  • Thank you for your quick answer
  • Thank you for your consideration regarding this matter.

Signature, si vous n’avez pas une signature automatique

  • vos prénom et nom,
  • le nom de votre poste,
  • un numéro de téléphone.

Pour récapituler, voici l’ordre à suivre

  1. Salutation
  2. P1 : Raison pour laquelle vous écrivez
  3. P2 : Demande ou requête
  4. P3 : Autres informations si besoin
  5. P4 : Phrase pour conclure et ou synthétiser
  6. Brève formule de courtoisie et signature

Et maintenant, mettons en pratique cette théorie grâce à l’exemple d’un email professionnel en anglais.

Exemple de rédaction de mail professionnel en anglais

Vous êtes le dessinateur responsable d’une entreprise de graphisme. Imaginez qu’un client vous a demandé de lui envoyer une proposition concernant une campagne publicitaire pour un nouveau produit de papeterie. Vous la lui avez envoyée, mais depuis, il ne vous a pas recontacté. Vous devez lui écrire un email :

Subject: Proposal Follow-up

Dear Mr. Carpenter,

I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.

If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?

We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”

Best regards,

Dora Gerardy

Chief Designer at Revolutionary Pencils

+336921512

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