Que vous soyez manager, le responsable de clientèle dans une agence de marketing, un assistant de direction, un commercial, ou un étudiant qui doit contacter le responsable des échanges Erasmus… vous aurez toujours besoin de rédiger un email professionnel.

Actuellement, ce type d’acte de communication est omniprésent dans les échanges de travail ou pendant les études, et son contenu peut varier du tout au tout, car il dépendra de l’objet, et par conséquent, de la finalité de la lecture, de votre secteur d’activité, du destinataire et du contexte.

Ainsi, dans cet article, nous allons vous présenter quelques règles et conseils utiles, à suivre sans modération,  ainsi que du vocabulaire essentiel, des formules de politesse, et un exemple concret d’email professionnel pour vous accompagner dans le processus d’écriture. Alors, on commence ? Parfait, c’est parti !

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Quels sont les mots de vocabulaire à connaître pour écrire un professionnel en anglais ?

Commençons par l’objet (« subject » en anglais)

C’est la première ligne que notre lecteur va voir apparaître sur sa messagerie. L’objet doit donc contenir le but de votre courriel. Il doit aussi être bref et efficace. Une question ou bien une phrase nominal courte sont appropriées. Exemples :

  • Request for information on…
  • Have you got any question about our proposal?
  • Meeting next week

Ecrire un email en anglais

Salutation et formule d’appel

A partir du contexte et de la relation entre l’émetteur et le/les destinataire(s), on choisit la formule la plus appropriée à utiliser qui sera suivie d’une virgule.

Exemples :

  • Dear +
    • Mr. Smith,
    • Ms. Robinson, (si vous ne connaissez pas l’état civil d’une femme, préférez Ms. au lieu de Miss ou Mrs.)
    • Elizabeth Walter,
    • all
    • Sir or Madam (formule très impersonnelle, à n’utiliser que si vous ne connaissez pas du tout votre destinataire)

La première phrase de votre email

Elle doit avoir une relation directe avec l’objet de votre message.

Si vous représentez un groupe de personnes, commencez par vous présenter :

  • writing on behalf of… (+ le nom du groupe.)

Si vous répondez à un message précédant, pensez à remercier votre destinataire :

  •  Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.

Si vous annoncez le lancement d’un produit :

  • We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.

Si vous avez envoyé un email précédemment et que vous n’avez pas eu de réponse, rappelez-le brièvement et poliment à votre destinataire :

  • Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…

Le corps de votre email

Si c’est la première fois que vous contactez votre destinataire, vous devez lui expliquer pourquoi vous lui écrivez et comment cette personne peut vous aider.

  • I am writing to +
    • apply for the job…
    • inform you that…
    • ask for some details about…
    • complain about…

Ensuite vous devez continuer avec le reste de votre message. Faites attention à l’orthographe et n’utilisez jamais des contractions (I’m gonna, I wanna, etc.) Divisez les informations en un maximum de quatre paragraphes courts : un paragraphe par chaque idée traitée. Respectez le temps de votre destinataire !

Pour finir votre message

Montrez poliment que vous attendez la réponse de votre destinataire :

  • I look forward to + un verbe au gérondif : I look forward to hearing from you soon.

Si vous avez besoin d’un accusé de réception du message :

  • Please confirm upon receipt.
  • Kindly confirm upon receipt.

Formule de courtoisie avant votre signature

  • Sincerely,
  • Yours truly,
  • Best regards,

Signature, si vous n’avez pas une signature automatique

  • vos prénom et nom,
  • le nom de votre poste,
  • un numéro de téléphone.

Pour récapituler, voici l’ordre à suivre

  1. Salutation
  2. P1 : Raison pour laquelle vous écrivez
  3. P2 : Demande ou requête
  4. P3 : Autres informations si besoin
  5. P4 : Phrase pour conclure et ou synthétiser
  6. Brève formule de courtoisie et signature

Et maintenant, mettons en pratique cette théorie grâce à l’exemple d’un email professionnel en anglais.

Exemple de rédaction de mail professionnel en anglais

Vous êtes le dessinateur responsable d’une entreprise de graphisme. Imaginez qu’un client vous a demandé de lui envoyer une proposition concernant une campagne publicitaire pour un nouveau produit de papeterie. Vous la lui avez envoyée, mais depuis, il ne vous a pas recontacté.  Vous devez lui écrire un email :

Subject: Proposal Follow-up

Dear Mr. Carpenter,

I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.

If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?

We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”

Best regards,

Dora Gerardy

Chief Designer at Revolutionary Pencils

+336921512

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