L’Anglais, en tant que langue la plus parlée dans le monde, est particulièrement plébiscité dans le monde des affaires. C’est pourquoi il est primordial de maîtriser certaines phrases et expressions afin de pouvoir renvoyer une bonne image professionnelle de vous-même.

Dans cet article, nous allons nous intéresser particulièrement à trois situations de la vie de tous les jours (d’un point de vue professionnel) en vous donnant diverses expressions idiomatiques essentielles à connaître : comment décrocher au téléphone, comment organiser un rendez-vous et comment faire un compte-rendu en anglais.

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Comment décrocher au téléphone en anglais ?

Introducing yourself : se présenter

  • Good morning/afternoon/evening X speaking : Bonjour/Bonsoir, X à l’appareil.

Contrairement aux francophones qui utilisent Bonjour/Bonsoir, les anglophones ont 3 façons de se saluer selon le moment de la journée (Morning : matin. Afternoon : après-midi. Evening : à partir de 18 h).

  • How can I help you today? Comment puis-je vous aider ? (à dire après vous être présenté)

Asking who is on the telephone : demander qui est au téléphone

  • Can I ask who is calling, please? Qui est à l’appareil s’il vous plaît ?

Ne pas hésiter à demander à la personne d’épeler son nom si vous ne comprenez pas (épeler : to spell).

Asking for someone : Demander à parler à quelqu’un

  • Could I speak to …? Est-ce que je pourrais parler à… ?
  • May I (please) speak to Mr. X ? / Puis-je parler à M. X (s’il vous plaît) ?
  • I’d like to speak to Mr. X, please. / Je souhaiterais parler à M. X, s’il vous plaît.

En milieu professionnel, il est crucial d’être mis en contact avec la personne souhaitée. Annoncez directement à qui vous voulez parler.

Selon que vous savez si la personne attend votre appel, optez pour l’une ou l’autre de ces formules. Mais choisir une question est un choix plus prudent en toute situation.

How to reply when someone is not available : comment répondre quand la personne est indisponible ?

Parfois la personne demandée est absente ou occupée et il faut savoir l’indiquer à l’interlocuteur et, selon la situation, lui proposer une solution.

  • I’m afraid X is not available at the moment : je suis désolé, M. X n’est pas disponible pour le moment.
  • The line is busy : la ligne est occupée.
  • I’ll tell him you called / Je lui dirai que vous avez appelé.
  • Can you call back later ? / Pouvez-vous rappeler plus tard ?
  • Please can you call him back (at 4 p.m.) ? / S’il vous plaît, pouvez-vous le rappeler (à 16h) ?
  • If you give me your name and number, I’ll ask him to call you back. / Si vous me donnez votre nom et votre numéro, je lui demanderai de vous rappeler.
  • May I have your name and your phone number please ? / Pourrais-je prendre votre nom et votre numéro de téléphone s’il vous plaît ?
  • May I ask who’s calling, please? / Puis-je savoir qui annoncer, s’il vous plaît ?

Ces phrases offrent divers degrés de politesse. La dernière phrase permet de rester poli(e) tout en se renseignant sur l’interlocuteur.

Faites-en bon usage !

Vocabulaire anglais pour répondre au téléphone

Taking a message : prendre un message

  • Can I take a message? Est-ce que je peux prendre un message ?

Encore une fois, il ne faut pas hésiter à répéter ce que dit la personne pour vous assurer d’avoir bien compris. Ou lui demander de répéter (to repeat).

Making the person hold : faire patienter la personne

  • I’ll put you through/I will transfer you call to… Je vous mets en relation/Je vais transférer votre appel à…
  • Can you hold the line? Can you hold on for a moment? Pouvez-vous patienter quelques instants ?

Formule pour mettre fin à l’appel

  • Thank you for calling. / Merci d’avoir appelé.
  • Goodbye/ Bye Mr. X, Thank-you for calling / Au revoir Monsieur X. Merci d’avoir appelé.
  • Have a nice day. / Passez une bonne journée. Nota : pour répondre, « You too » ou « Same to you Bye. » / « Vous aussi / Pareillement / Vous de même, Au revoir »

La manière de conclure un appel téléphonique en contexte professionnel participe à l’image que vous laissez de vous ou de votre entreprise/employeur.

Utiliser la bonne formule pour laisser une bonne impression et/ou optimiser vos chances d’être rappelé. Enfin, interrogez votre interlocuteur pour vous assurer d’avoir répondu à ses besoins et ses attentes et qu’il raccroche satisfait. Remerciez-le pour son appel voire récapitulez si besoin la conversation.

Dans tous les cas, laissez toujours votre interlocuteur raccrocher en premier !

Quelques expressions pour organiser un rendez-vous

  • To make an appointment : prendre rendez-vous (attention au faux ami « rendez-vous » qui s’utilise aussi en anglais, mais dans un contexte amoureux).
  • To set up an interview : organiser un entretien.
  • To schedule a time to meet : fixer une date/une heure de rencontre.
  • To confirm : confirmer.
  • To cancel : annuler.
  • That day suits me : ce jour me convient.
  • To postpone : déplacer/repousser une date.
  • Please confirm if this date and time are suitable or convenient for you : merci de confirmer si cette date et cet horaire vous conviennent.

Quelques expressions pour faire un compte-rendu

  • Meeting minutes : compte-rendu de réunion
  • Present : participants.
  • To come to a decision : prendre une décision
  • To make a motion : faire une suggestion
  • To make a proposal : faire une proposition

Exemple de conversation au téléphone en anglais

C’est le début de l’après-midi. M. Tenant est employé dans une entreprise de transport et reçoit l’appel de M. Smith qui souhaite parler à l’un de ses collègues en réunion pour prendre rendez-vous, Mme Whittaker :

Mr. Tenant : Good afternoon. Mr. Tenant speaking. How can I help you? / Bonjour, M. Tenant à l’appareil. Comment puis-je vous aider ?

Mr. Smith : Good afternoon. Mr. Smith speaking. May I speak to Mrs Whittaker ? / Bonjour, je suis M. Smith. Puis-je parler à Mme Whittaker ?

Mr. T. : Certainly. Could you hold the line ? / Certainement. Pouvez-vous patienter, s’il vous plaît ?

I’m sorry, there’s no reply. Ms Whittaker is in a meeting and is not available at the moment. Can I take a message? / Je suis navrée, le poste ne répond pas. Mme Whittaker doit être en réunion et n’est pas disponible pour le moment. Puis- je prendre un message ?

Mr. S. : Sure, would you ask her to call me back as soon as possible. / Bien sûr, pourriez-vous lui demander de me rappeler dès que possible.

Mr. T. : Certainly. Could you give me your name and phone number, please ? So I’ll ask her to call you back. / Certainement. Pouvez-vous me donner votre nom et votre numéro, s’il vous plaît, pour que je lui demande de vous rappeler ?

Mr. S. : I am Mr. Smith. My phone number is 444-444-4444. / Je suis M. Smith. Mon numéro de téléphone est le 444-444-4444.

Mr. T. : Could you please spell your last name ? / Pourriez-vous épeler votre nom de famille je vous prie ?

Mr. S. : Yes, Mr. Smith, S-M-I-T-H. I just wanted to inform Ms Whittaker that I had to postpone our appointment on Thursday. / Oui, M. Smith, S-M-I-T-H. Je voulais simplement informer Mme Whittaker que je devais reporter notre rendez-vous jeudi.

Mr. T. : Let me see if I got that right. Your name is Mr. Smith, S-M-I-T-H, and your phone number is 444-444-4444, correct? / Je vérifie. Votre nom est M. Smith, S-M-I-T-H, et votre numéro de téléphone est le 444-444-4444, n’est-ce pas?

Mr. S. : That is correct. / C’est cela.

Mr. T. : I’ll give Mrs Whittaker your message as soon as she gets back. Can I do anything else for you M. Smith ? / Je transmettrai votre message à Mme Whittaker dès qu’elle reviendra. Puis-je faire autre chose pour vous, M. Smith?

Mr. S. : No, thank you. Goodbye Mr. Tenant. / Non, merci; Au revoir M. Tenant.

Mr. T. : Goodbye Mr. Smith, Thank you for calling. / Au revoir Monsieur Smith. Merci d’avoir appelé.

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