Dans une semaine, vous devez tenir une réunion en anglais et vous êtes en train de : a.) paniquer? b.) vérifier les derniers détails ? Si votre réponse est « a. », nous sommes ici pour vous rassurer en vous présentant une méthode à suivre simple et pratique. Si votre réponse est « b », félicitations ! Mais nous avons quelques astuces supplémentaires et une liste de vocabulaire qui vous seront très utiles, car organiser une réunion en anglais implique une excellente maîtrise de l’anglais des affaires et l’utilisation d’un vocabulaire approprié.

Dans cet article, vous allez découvrir :

  • les spécificités d’une réunion en anglais ;
  • La bonne façon d’organiser une réunion en contexte anglo-saxon, pas à pas ;
  • Une liste de vocabulaire utile ;
  • La méthode d’un bon entraînement Business English avec GlobalExam.

Let’s start with the basics : Que faut-il faire en amont pour garantir le succès de la réunion ?

 

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Les différences culturelles des réunions anglo-saxonnes

Commençons par différencier une réunion en contexte anglais d’une en contexte français avant d’en intégrer les codes. Cela vous épargnera bien des embarras et quiproquo !

L’atmosphère de réunion en contexte anglophone est beaucoup plus décontractée. Toute réunion commence par un « small talk ». Après, les intervenants se concentrent directement sur l’ordre du jour. Inutile de retracer l’historique de vos échanges : « get to the point » (allez droit au but !) !

Pour les anglais, une réunion sert à discuter et prendre des décisions : elle a un véritable impact sur la décision finale. Le ton du langage et la manière d’aborder les sujets sont souvent directs et sans détour. Pour autant, le ton formel n’intervient que pour des sujets à forts enjeux.

Alors que les français sont souvent sur la défensive, les anglo-saxons sont pragmatiques et appliquent la maxime « test and learn ». Leur objectif premier est de trouver un accord tout en tirant le meilleur parti de la négociation. L’attitude anglo-saxonne en réunion professionnelle est donc diplomate mais franche quand il s’agit de parler « business ».

Bien mener sa réunion en anglais

Avant la réunion

Faites des photocopies du programme pour tous les participants.

En premier lieu, communiquez le programme détaillé aux personnes impliquées de telle façon qu’elles puissent se préparer. Pour ce faire, envoyez leur un email, au moins quinze jours avant la date fixée. Vous y incluez la date, l’heure, le lieu, la liste des participants, leur intervention et, bien sûr, le programme complet. Quelques jours avant la réunion, lancez un petit rappel et demandez aux participants de confirmer leur présence.

Si vous êtes l’animateur, votre degré d’engagement n’est pas anodin : il vous faut préparer votre propre participation à l’avance. S’il y a des invités, demandez leur une brève notice autobiographique afin de pouvoir les présenter au public. De même, préparez des questions et des mises au point, si besoin est. S’il y a des participants étrangers, renseignez-vous sur leurs codes de communication, cela vous évitera de faire des erreurs dues à l’ignorance de leur culture.

Préparez votre réunion en anglais

Même si cela peut sembler évident, n’hésitez pas à aller vous coucher de bonne heure la veille de la réunion, car si votre cerveau est bien reposé, vous allez mieux gérer votre syntaxe, vocabulaire, et prononciation en anglais. De même, votre concentration et votre réactivité seront au rendez-vous !

La ponctualité : l’animateur est le premier à arriver et le dernier à partir. Le jour J, soyez une heure en avance afin de préparer la salle de réunion, de vous assurer que les vidéoprojecteurs, le son, l’Internet et les connexions pour les ordinateurs fonctionnent parfaitement.

Au début de la réunion

Communiquez l’objectif de la séance et les thèmes à aborder, car cela établira un cadre de rigueur. Si besoin, avant de traiter les thèmes du programme, rappelez à l’audience les conclusions de la séance précédente. Au cas où il y aurait des personnes absentes ayant envoyé un mot pour présenter leur excuse, faites-le savoir au public à ce moment précis. Ensuite, présentez les participants en leur assignant leur rôle.

Pendant la réunion

Il est très important de créer une ambiance d’écoute active et bienveillante : établissez le contact visuel avec vos interlocuteurs et impliquez-les chaque fois que cela est possible. Surveillez-les temps de prise de parole accordés aux intervenants et n’oubliez pas de ne pas dépasser la plage horaire convenue. Gardez les questions qui ne sont pas à l’ordre du jour pour la dernière partie de la réunion.

Mener une réunion en anglais

Le ou la secrétaire doit prendre note des points-clés, des questions restant sans réponse, et des tâches à accomplir ultérieurement. Ces notes vous seront très utiles lorsque vous devrez rédiger le résumé de la séance.

Pour finir la séance

Une fois que tous les points prévus ont été traités, vous pouvez mettre un terme à la réunion en commentant les conclusions. Avant de clore officiellement la séance, n’hésitez pas à adresser vos chaleureux remerciements à votre audience. Si la réunion se conclut par un verre de l’amitié, invitez le public à se diriger vers le buffet prévu à cet effet.

Vocabulaire utile pour mener la réunion

Et maintenant que vous avez compris la méthode pour être un excellent animateur, vous allez apprendre quelques mots et expressions indispensables en anglais pour les différentes étapes de la séance.

Commençons par une liste de vocabulaire général

En françaisEn anglais
Une réunion de travailA business meeting
Avoir une réunionTo have a meeting
Tenir une réunionTo hold a meeting
Mener une réunionTo chair
Assister à une réunionTo attend a meeting
L’ordre du jourThe agenda
ProgrammerTo schedule
Avancer une réunionTo bring forward a meeting (GB)/ to move up a meeting (USA)
L’agendaThe diary (UK) / the calendar (US)
SujetTopic / item
S’occuper de
Aborder (un sujet)
To address
Discuter d’un sujetTo cover
Laisser la parole à quelqu’unTo turn things over to someone
Remue-méningesBrain storm
Une propositionA proposal
Une suggestion/propositionA motion
Proposerto submit
Des commentairesComments
L’organisateur, l’animateur de la séanceThe chairperson
Assigner (un rôle)To designate
La salle de conférencesThe conference room
LieuLocation
Date/heure limiteDeadline
Les rafraîchissementsRefreshments
Le compte renduThe minutes
Écrire le compte renduTo take the minutes
La procurationThe proxy vote
(Envoyer ses) excuses
Sous-entendu pour être absence
(To send your) Apologies
Un vote à main levéeA show of hands
ObligatoireMandatory
D’autres sujets diversAOB (Any other business)
Remarques finalesClosing remarks
Retour, réactionFeedback
Récapitulerto sum up
Attendre/ralentir ou pour interrompre une intervention
(informel)
To hold on
Ajourner
Reporter
To adjourn
to postpone a meeting
Mener, effectuerTo accomplish

Et des expressions pour les différents étapes de la réunion

Pour commencer :

  • Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
  • We’re here today to…
  • Our goal / aim today is …
  • I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
  • Let’s read the minutes from our last meeting…
  • Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?

Annoncer les points à aborder :

  • Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
  • If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…

Assigner les rôles :

  • (Name) will lead point number…
  • (Name) has kindly accepted to take notes today.

Phrase de transition :

  • Let’s move on to…
  • The next item on the agenda is…

Annoncer un résumé :

  • To sum up, To wrap up…

Remercier pour la participation :

  • Thank you all for attending!

Signaler la fin de la séance :

  • I declare this meeting closed.
  • The meeting is over.

Inviter les personnes à prendre des boissons / snacks à la fin de la réunion :

  • There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.

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