Dans une semaine, vous devez tenir une réunion en anglais et vous êtes en train de : a.) paniquer? b.) vérifier les derniers détails ? Si votre réponse est « a. », nous sommes ici pour vous rassurer  en vous présentant une méthode à suivre simple et pratique.  Si votre réponse est « b », félicitations ! Mais, nous avons quelques astuces supplémentaires et une liste de vocabulaire qui vous seront très utiles, car organiser une réunion en anglais implique une excellente maîtrise de l’anglais des affaires et l’utilisation d’un vocabulaire approprié.

Let’s start with the basics : Que faut-il faire en amont pour garantir le succès de la réunion?

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Avant la réunion

Faites des photocopies du programme pour tous les participants. 

En premier lieu, communiquez le programme détaillé aux personnes impliquées de telle façon qu’elles puissent se préparer. Pour ce faire, envoyez leur un email, au moins quinze jours avant la date fixée. Vous y inclurez la date, l’heure, le lieu, la liste des participants, leur intervention et, bien sûr, le programme complet. Quelques jours avant la réunion, lancez un petit rappel et demandez aux participants de confirmer leur présence.

Si vous êtes l’animateur, votre degré d’engagement n’est pas anodin : il vous faut préparer votre propre participation à l’avance. S’il y a des invités, demandez leur une brève notice autobiographique afin de pouvoir les présenter au public. De même, préparez des questions et des mises au point, si besoin est. S’il y a des participants étrangers, renseignez-vous sur leurs codes de communication, cela vous évitera de faire des erreurs dues à l’ignorance de leur culture.

Préparez votre réunion en anglais

Même si cela peut sembler évident, n’hésitez pas à aller vous coucher de bonne heure la veille de la réunion, car si votre cerveau est bien reposé, vous allez mieux gérer votre syntaxe, vocabulaire, et prononciation en anglais. De même, votre concentration et votre réactivité seront au rendez-vous !

La ponctualité : l’animateur est le premier à arriver et le dernier à partir. Le jour J, soyez une heure en avance afin de préparer la salle de réunion, de vous assurer que les vidéoprojecteurs, le son, l’Internet et les connexions pour les ordinateurs  fonctionnent parfaitement.

Au début de la réunion

Communiquez l’objectif de la séance et les thèmes à aborder, car cela établira un cadre de rigueur.  Si besoin, avant de traiter les thèmes du programme, rappelez à l’audience les conclusions de la séance précédente. Au cas où il y aurait des personnes absentes ayant envoyé un mot pour présenter leur excuse, faites le savoir au public à ce moment précis. Ensuite, présentez les participants en leur assignant leur rôle.

Pendant la réunion

Il est très important de créer une ambiance d’écoute active et bienveillante : établissez le contact visuel avec vos interlocuteurs et impliquez-les chaque fois que cela est possible.  Surveillez-les temps de prise de parole accordés aux intervenants et n’oubliez pas de ne dépassez pas la plage horaire convenue. Gardez les questions qui ne sont pas à l’ordre du jour pour la dernière partie de la réunion.

Mener une réunion en anglais

La/le secrétaire doit prendre note des points-clé, des questions restant sans réponse, et des tâches à accomplir ultérieurement. Ces notes vous seront très utiles lorsque vous devrez rédiger le résumé de la séance.

Pour finir la séance

Une fois que tous les points prévus ont été traités, vous pouvez mettre un terme à la réunion en commentant les conclusions. Avant de clore officiellement la séance, n’hésitez pas à adresser vos chaleureux remerciements à votre audience. Si la réunion se conclut par un verre de l’amitié, invitez le public à se diriger vers le buffet prévu à cet effet.

Vocabulaire utile pour mener la réunion

Et maintenant que vous avez compris la méthode pour être un excellent animateur, vous allez apprendre quelques mots et expressions indispensables en anglais pour les différentes étapes de la séance.

Commençons par une liste de vocabulaire général

En françaisEn anglais
Une réunion de travailA business meeting
L’ordre du jourThe agenda
ProgrammerTo schedule
L’agendaThe diary or the calendar
L’organisateur, l’animateur de la séanceThe chairperson
La salle de conférencesThe conference room
Les rafraîchissementsRefreshments
Le compte rendu The minutes
La procurationThe proxy vote
D’autres sujets diversAOB (Any other business)
Remarques finalesClosing remarks

Et des expressions pour les différents étapes de la réunion

Pour commencer :

  • Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
  • We’re here today to…
  • Our goal / aim today is …
  • I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
  • Let’s read the minutes from our last meeting…
  • Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?

Annoncer les points à aborder :

  • Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
  • If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…

Assigner les rôles :

  • (Name) will lead point number…
  • (Name) has kindly accepted to take notes today.

Phrase de transition :

  • Let’s move on to…
  • The next item on the agenda is…

Annoncer un résumé :

  • To sum up, To wrap up…

Remercier pour la participation :

  • Thank you all for attending!

Signaler la fin de la séance :

  • I declare this meeting closed.
  • The meeting is over.

Inviter les personnes à prendre des boissons / snacks à la fin de la réunion :

  • There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.

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