あなたは1週間後に英語での会議を控えています。あなたの今の状況は (A) パニックになっている 、それとも(B) 会議で使う資料の確認をしている、のどちらでしょうか?

答えが「A」であれば 、この記事でこれからお伝えする簡単・シンプルな方法をお役立てください。 答えがBであれば、会議の準備は順調。しかし英語で会議を行うには、ビジネス英語での正しい表現・語彙を使用する必要があります。そのためこの記事で紹介する「英語会議に役立つ語彙リスト」をご活用ください。

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会議の前にするべきこと

参加者全員分のプログラムのコピーを作成する。

まず会議参加者に会議のプログラムを伝えることで、参加者が前もって会議への準備ができるようにします。そのため、会議の15日前までには日付、時間、場所、参加者のリスト、そしてプログラムの全容を記載したメールを送りましょう。また会議の数日前に参加者の出欠確認をしましょう。

もしあなたがファシリテーター(会議進行役)であれば、事前にそのための準備を行わなければなりません。ゲストがいる場合は、ゲストの紹介ができるように簡単な自伝を書いてもらい、また必要に応じて質問や説明も用意しておきましょう。外国人の参加者がいる場合は、参加者の国の文化について事前に調べておくことで、失礼のない振る舞いができるでしょう。

また当然のことですが、会議の前夜は早めに就寝しましょう。

時間厳守:ファシリテーターは会議室に最初に到着し、最後に退出します。会議当日は、会議室の準備のために1時間早く到着し、ビデオプロジェクター、サウンド、インターネット、コンピュータの接続が完璧に機能していることを確認してください。

会議の最初

会議の目的とテーマを伝えることで、会議の枠組みを作ることができます。場合によっては、会議のテーマを伝える前に、前回の会議の結論を伝えることも大切です。欠席者がいる場合は、その時点で謝罪文が送られた旨を伝えましょう。そして、参加者の役割分担を行いながら、参加者を紹介します。

会議中

会議中に積極的で思いやりのある聞き手の姿勢を作ることは、非常に重要です。相手とアイコンタクトを取ったり、できる限り参加者を議題に巻き込みましょう。また会議中は、制限時間にも注意し、話すことができなかった議題は、次回の会議で話し合いましょう。

会議中

秘書の人は、会議の内容の要点や未回答の質問、次回の会議の課題などをメモしておきましょう。会議報告書を書く時に役立ちます。

会議を終了する

予定していたプログラムがすべて終了したら、結論を出して会議を終了します。会議を終了する際に、参加者の皆様にお礼の言葉を言いましょう。そして会議後に食事会がある場合は、参加者全員を食事会に招待しましょう。

会議の進行に役立つ語彙

以下は、会議中に使える語彙をまとめたリストです。

語彙

A business meeting
ビジネスミーティング・仕事の会議・打ち合わせ
The agenda
アジェンダ・議題
To schedule
スケジュールする・予定を立てる
The diary or the calendar
日記やカレンダー
The chairperson
議長,司会者
The conference room
会議室
Refreshments
軽食
The minutes
議事録
The proxy vote
代理投票
AOB (Any other business)
その他の案件
Closing remarks
会議の締めくくりのスピーチ

会議中に役立つ表現

会議を始める時に使う表現

  • Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
  • We’re here today to…
  • Our goal / aim today is …
  • I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
  • Let’s read the minutes from our last meeting…
  • Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?

ポイントを伝える表現

  • Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
  • If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…

役割分担の発表をする際の表現

  • (Name) will lead point number…
  • (Name) has kindly accepted to take notes today.

内容を展開する表現

  • Let’s move on to…
  • The next item on the agenda is…

まとめの表現

  • To sum up, To wrap up…

参加者への感謝の言葉

  • Thank you all for attending!

会議を終了する際の表現

  • I declare this meeting closed.
  • The meeting is over.

参加者を食事会へ招待する表現

  • There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.

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