อีกหนึ่งอาทิตย์ คุณจะต้องจัดการประชุมเป็นภาษาอังกฤษ คุณกำลัง ก)ประหม่า? ข)ตรวจดูรายละเอียดต่างๆ? ถ้าคำตอบของคุณคือ “ก” ละก็ เราอยู่ที่นี่เพื่อช่วยให้คุณมีความมั่นใจ เราจะแนะนำวิธีและขั้นตอนต่างๆ ที่คุณทำตามได้อย่างง่ายดายและสะดวก ถ้าคำตอบของคุณคือ “ข” เราขอแสดงความยินดีกับคุณด้วย ! แต่เรามีเคล็ดลับเพิ่มเติมและมีรายการคำศัพท์ที่เป็นประโยชน์ต่อคุณ เนื่องจากการจัดการประชุมเป็นภาษาอังกฤษมีความหมายเป็นนัยว่าภาษาอังกฤษธุรกิจต้องดีเลิศและใช้คำศัพท์ได้เหมาะสม

Let’s start with the basics : ต้องเตรียมตัวล่วงหน้าอย่างไรบ้างเพื่อรับประกันความสำเร็จในการจัดประชุม?

ฉันฝึกสำหรับการสอบฟรี

ก่อนเริ่มการประชุม

คุณต้องถ่ายเอกสารโปรแกรมการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน

ในขั้นแรก คุณแจ้งรายละเอียดการประชุมให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ เพื่อพวกเขาจะได้เตรียมตัว ให้คุณส่งอีเมลหาพวกเขาอย่างน้อยสิบห้าวันล่วงหน้าก่อนวันประชุม ซึ่งคุณต้องระบุวัน เวลา สถานที่ รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมรวม หัวข้อการประชุมของผู้เข้าร่วมประชุม รวมทั้งรายละเอียดการประชุมอย่างละเอียดด้วย ก่อนวันประชุมสองสามวัน ให้คุณส่อีเมลแจ้งเตือนและขอให้ผู้เข้าประชุมยืนยันการเข้าร่วมประชุมอีกครั้ง

ถ้าหากคุณเป็นวิทยากรการประชุมด้วยแล้วล่ะก็ การเตรียมการประชุมมีความสำคัญมากสำหรับคุณ เพราะคุณต้องเตรียมการล่วงหน้า  ถ้ามีแขกรับเชิญเข้าร่วมประชุม ให้คุณขอชีวประวัติย่อของเขาเพื่อคุณจะได้กล่าวแนะนำประวัติของเขาให้ผู้เข้าร่วมฟังได้ทราบ เช่นเดียวกัน ให้คุณเตรียมคำถามและเขียนใหม่ให้ชัดเจนตรงประเด็นถ้ามีความจำเป็น ถ้ามีผู้เข้าร่วมประชุมชาวต่างประเทศ ให้คุณหาข้อมูลเกี่ยวกับมารยาทในการสื่อสารระหว่างวัฒนธรรมเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่เกิดจากความแตกต่างทางวัฒนธรรม

ก่อนเริ่มการประชุม

ถึงแม้ว่าการเตรียมการประชุมมีความสำคัญ แต่คุณอย่าได้ลังเลที่จะเข้านอนแต่หัวค่ำก่อนวันประชุม เนื่องจากว่าสมองของคุณต้องการพักผ่อน เพื่อที่คุณจะสามารถแสดงความคิดเป็นภาษาอังกฤษได้ดี เช่น การเรียงคำพูดในประโยค การใช้คำศัพท์ และการออกเสียงภาษาอังกฤษ เป็นต้น นอกจากนี้คุณจะได้มีสติจดจ่อในการทำงานในวันงานประชุมด้วย!

การตรงต่อเวลา : วิทยากรต้องเป็นคนแรกที่มาถึงและคนสุดท้ายที่ออกจากงานประชุม ในวันประชุมนั้น โปรดมาถึงสถานที่ประชุมล่วงหน้าหนึ่งชั่วโมง เพื่อเตรียมห้องประชุม ตรวจดูว่าเครื่องฉายสไลด์ ระบบเสียง อินเตอร์เน็ต และการเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ทำงานได้ดีพร้อมใช้งาน

ในตอนเริ่มการประชุม

ให้คุณบอกวัตถุประสงค์ของการประชุมและหัวข้อที่จะพูดถึงในช่วงการประชุมเพื่อจัดระเบียบเรียงลำดับการประชุม ถ้ามีความจำเป็นให้คุณสรุปเนื้อหาการประชุมจากช่วงการประชุมก่อนหน้านี้ ก่อนที่คุณจะพูดถึงเนื้อหาต่อไปของโปรแกรมการประชุม ในกรณีที่ผู้ร่วมการประชุมได้ส่งข้อความระบุว่าไม่สามารถมาร่วมเข้าประชุม ให้คุณแจ้งให้ผู้เข้าประชุมคนอื่นทราบในเวลาที่เหมาะสม จากนั้น ให้คุณแนะนำผู้เข้าร่วมประชุม ด้วยการบอกตำแหน่งของแต่ละท่านตามลำดับความเหมาะสม

ในระหว่างการประชุม

การสร้างบรรยากาศการประชุมให้น่าเข้าร่วมและน่าฟังนั้นสำคัญมาก ให้คุณมองหน้าผู้เข้าร่วมประชุมบ่อยๆ เท่าที่คุณสามารถทำได้ ให้คุณคอยสังเกตและจับเวลาตอนที่ผู้เข้าร่วมประชุมกล่าวปราศัย และพยายามอย่าให้เกินเวลาที่กำหนดไว้ เก็บคำถามที่ไม่สำคัญไว้ถามในตอนท้ายของการประชุม

ในระหว่างการประชุม

เลขานุการจะต้องจดบันทึกข้อความสำคัญ คำถามที่ไม่มีคำตอบ รวมทั้งรายละเอียดปลีกย่อยต่างๆ การบันทึกเหล่านี้จะมีประโยชน์มากเมื่อคุณจะต้องเขียนบทสรุปวาระการประชุม

การปิดวาระการประชุม

หลังจากที่ได้อภิปรายหัวข้อที่เตรียมไว้หมดแล้ว คุณจึงจะสามารถปิดการประชุมได้โดยการพูดสรุปเนื้อหา และก่อนการปิดการประชุมอย่างเป็นทางการ ให้คุณกล่าวขอบคุณผู้ฟังของคุณอย่างอบอุ่น ถ้าหากมีการดื่มสังสรรค์เพื่อปิดการประชุม โปรดกล่าวเชิญผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่านไปที่มุมเครื่องดื่มที่จัดเตรียมไว้

คำศัพท์ที่เป็นประโยชน์สำหรับการจัดประชุม

มาถึงตอนนี้คุณเข้าใจวิธีการเป็นวิทยากรการประชุมที่ดีเลิศแล้ว คราวนี้คุณจะได้เรียนคำศัพท์และสำนวนภาษาอังกฤษที่จำเป็นสำหรับการจัดการประชุมในแต่ละขั้นตอน

เรามาเริ่มกันจากคำศัพท์ทั่วไปกันก่อน

ภาษาไทยภาษาอังกฤษ
การประชุมธุรกิจA business meeting
ระเบียบวาระการประชุมThe agenda
การกำหนดเวลาTo schedule
ปฏิทินการประชุมThe diary or the calendar
ประธานการประชุมThe chairperson
ห้องประชุมThe conference room
เครื่องดื่มRefreshments
รายงานการประชุมThe minutes
การออกเสียงระบบตัวแทนThe proxy vote
เรื่องอื่นๆ ที่ไม่ได้ระบุเป็นหัวข้อหลักในการประชุมAOB (Any other business)
สรุปภาพรวมและปิดการประชุมClosing remarks

ต่อไปนี้คือสำนวนที่ใช้ในการประชุมตามลำดับขั้นตอน

การเริ่มการประชุม :

  • Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
  • We’re here today to…
  • Our goal / aim today is …
  • I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
  • Let’s read the minutes from our last meeting…
  • Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?

การกล่าวเปิดหัวข้อเนื้อหาการประชุม :

  • Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
  • If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…

การจัดแบ่งหัวข้อให้ผู้อภิปรายบรรยาย :

  • (Name) will lead point number…
  • (Name) has kindly accepted to take notes today.

การเปลี่ยนหัวข้อ :

  • Let’s move on to…
  • The next item on the agenda is…

การกล่าวสรุป :

  • To sum up, To wrap up…

การกล่าวขอบคุณผู้เข้าร่วมการประชุม :

  • Thank you all for attending!

การกล่าวเตรียมปิดการประชุม :

  • I declare this meeting closed.
  • The meeting is over.

การเชิญผู้เข้าร่วมประชุมดื่มเครื่องดื่มและรับประทานอาหารว่าง :

  • There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.

Business English ของ GlobalExam

คุณอยากจะเรียนต่อเพิ่มเติมเพื่อเป็นผู้จัดการประชุมเป็นภาษาอังกฤษอย่างมีประสิทธิภาพไหม? GlobalExam มีแพลตฟอร์มสำหรับภาษาอังกฤษธุรกิจไว้ให้คุณโดยเฉพาะ! Business English มีบทเรียนและแบบฝึกหัดให้คุณได้ฝึกฝนทั้งหมดสามระดับ และคุณจะได้รับประกาศนียบัตรรับรองความรู้ในแต่ละหมวดอีกด้วย!

เรามีสถานการณ์จำลองทางอาชีพ 500 สถานการณ์ให้คุณได้เลือกเรียน  รวมทั้งวีดีโอติวเตอร์จากคณะอาจารย์ของเรา ! คุณอย่ารอช้า มาลองทดสอบระดับความรู้ภาษาอังกฤษของคุณแล้วเริ่มเรียนกับเราตอนนี้เลย!

ค้นพบหัวข้อทั้งหมดของเราเพื่อความก้าวหน้าในภาษาอังกฤษระดับมืออาชีพโดยทั่วไป:

และเส้นทางอาชีพเฉพาะสำหรับอาชีพ:

ฉันฝึกสำหรับการสอบฟรี