อีกหนึ่งอาทิตย์ คุณจะต้องจัดการประชุมเป็นภาษาอังกฤษ คุณกำลัง ก)ประหม่า? ข)ตรวจดูรายละเอียดต่างๆ? ถ้าคำตอบของคุณคือ “ก” ละก็ เราอยู่ที่นี่เพื่อช่วยให้คุณมีความมั่นใจ เราจะแนะนำวิธีและขั้นตอนต่างๆ ที่คุณทำตามได้อย่างง่ายดายและสะดวก ถ้าคำตอบของคุณคือ “ข” เราขอแสดงความยินดีกับคุณด้วย ! แต่เรามีเคล็ดลับเพิ่มเติมและมีรายการคำศัพท์ที่เป็นประโยชน์ต่อคุณ เนื่องจากการจัดการประชุมเป็นภาษาอังกฤษมีความหมายเป็นนัยว่าภาษาอังกฤษธุรกิจต้องดีเลิศและใช้คำศัพท์ได้เหมาะสม
Let’s start with the basics : ต้องเตรียมตัวล่วงหน้าอย่างไรบ้างเพื่อรับประกันความสำเร็จในการจัดประชุม?
ก่อนเริ่มการประชุม
คุณต้องถ่ายเอกสารโปรแกรมการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
ในขั้นแรก คุณแจ้งรายละเอียดการประชุมให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ เพื่อพวกเขาจะได้เตรียมตัว ให้คุณส่งอีเมลหาพวกเขาอย่างน้อยสิบห้าวันล่วงหน้าก่อนวันประชุม ซึ่งคุณต้องระบุวัน เวลา สถานที่ รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมรวม หัวข้อการประชุมของผู้เข้าร่วมประชุม รวมทั้งรายละเอียดการประชุมอย่างละเอียดด้วย ก่อนวันประชุมสองสามวัน ให้คุณส่อีเมลแจ้งเตือนและขอให้ผู้เข้าประชุมยืนยันการเข้าร่วมประชุมอีกครั้ง
ถ้าหากคุณเป็นวิทยากรการประชุมด้วยแล้วล่ะก็ การเตรียมการประชุมมีความสำคัญมากสำหรับคุณ เพราะคุณต้องเตรียมการล่วงหน้า ถ้ามีแขกรับเชิญเข้าร่วมประชุม ให้คุณขอชีวประวัติย่อของเขาเพื่อคุณจะได้กล่าวแนะนำประวัติของเขาให้ผู้เข้าร่วมฟังได้ทราบ เช่นเดียวกัน ให้คุณเตรียมคำถามและเขียนใหม่ให้ชัดเจนตรงประเด็นถ้ามีความจำเป็น ถ้ามีผู้เข้าร่วมประชุมชาวต่างประเทศ ให้คุณหาข้อมูลเกี่ยวกับมารยาทในการสื่อสารระหว่างวัฒนธรรมเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่เกิดจากความแตกต่างทางวัฒนธรรม
ถึงแม้ว่าการเตรียมการประชุมมีความสำคัญ แต่คุณอย่าได้ลังเลที่จะเข้านอนแต่หัวค่ำก่อนวันประชุม เนื่องจากว่าสมองของคุณต้องการพักผ่อน เพื่อที่คุณจะสามารถแสดงความคิดเป็นภาษาอังกฤษได้ดี เช่น การเรียงคำพูดในประโยค การใช้คำศัพท์ และการออกเสียงภาษาอังกฤษ เป็นต้น นอกจากนี้คุณจะได้มีสติจดจ่อในการทำงานในวันงานประชุมด้วย!
การตรงต่อเวลา : วิทยากรต้องเป็นคนแรกที่มาถึงและคนสุดท้ายที่ออกจากงานประชุม ในวันประชุมนั้น โปรดมาถึงสถานที่ประชุมล่วงหน้าหนึ่งชั่วโมง เพื่อเตรียมห้องประชุม ตรวจดูว่าเครื่องฉายสไลด์ ระบบเสียง อินเตอร์เน็ต และการเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ทำงานได้ดีพร้อมใช้งาน
ในตอนเริ่มการประชุม
ให้คุณบอกวัตถุประสงค์ของการประชุมและหัวข้อที่จะพูดถึงในช่วงการประชุมเพื่อจัดระเบียบเรียงลำดับการประชุม ถ้ามีความจำเป็นให้คุณสรุปเนื้อหาการประชุมจากช่วงการประชุมก่อนหน้านี้ ก่อนที่คุณจะพูดถึงเนื้อหาต่อไปของโปรแกรมการประชุม ในกรณีที่ผู้ร่วมการประชุมได้ส่งข้อความระบุว่าไม่สามารถมาร่วมเข้าประชุม ให้คุณแจ้งให้ผู้เข้าประชุมคนอื่นทราบในเวลาที่เหมาะสม จากนั้น ให้คุณแนะนำผู้เข้าร่วมประชุม ด้วยการบอกตำแหน่งของแต่ละท่านตามลำดับความเหมาะสม
ในระหว่างการประชุม
การสร้างบรรยากาศการประชุมให้น่าเข้าร่วมและน่าฟังนั้นสำคัญมาก ให้คุณมองหน้าผู้เข้าร่วมประชุมบ่อยๆ เท่าที่คุณสามารถทำได้ ให้คุณคอยสังเกตและจับเวลาตอนที่ผู้เข้าร่วมประชุมกล่าวปราศัย และพยายามอย่าให้เกินเวลาที่กำหนดไว้ เก็บคำถามที่ไม่สำคัญไว้ถามในตอนท้ายของการประชุม
เลขานุการจะต้องจดบันทึกข้อความสำคัญ คำถามที่ไม่มีคำตอบ รวมทั้งรายละเอียดปลีกย่อยต่างๆ การบันทึกเหล่านี้จะมีประโยชน์มากเมื่อคุณจะต้องเขียนบทสรุปวาระการประชุม
การปิดวาระการประชุม
หลังจากที่ได้อภิปรายหัวข้อที่เตรียมไว้หมดแล้ว คุณจึงจะสามารถปิดการประชุมได้โดยการพูดสรุปเนื้อหา และก่อนการปิดการประชุมอย่างเป็นทางการ ให้คุณกล่าวขอบคุณผู้ฟังของคุณอย่างอบอุ่น ถ้าหากมีการดื่มสังสรรค์เพื่อปิดการประชุม โปรดกล่าวเชิญผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่านไปที่มุมเครื่องดื่มที่จัดเตรียมไว้
คำศัพท์ที่เป็นประโยชน์สำหรับการจัดประชุม
มาถึงตอนนี้คุณเข้าใจวิธีการเป็นวิทยากรการประชุมที่ดีเลิศแล้ว คราวนี้คุณจะได้เรียนคำศัพท์และสำนวนภาษาอังกฤษที่จำเป็นสำหรับการจัดการประชุมในแต่ละขั้นตอน
เรามาเริ่มกันจากคำศัพท์ทั่วไปกันก่อน
| ภาษาไทย | ภาษาอังกฤษ |
|---|---|
| การประชุมธุรกิจ | A business meeting |
| ระเบียบวาระการประชุม | The agenda |
| การกำหนดเวลา | To schedule |
| ปฏิทินการประชุม | The diary or the calendar |
| ประธานการประชุม | The chairperson |
| ห้องประชุม | The conference room |
| เครื่องดื่ม | Refreshments |
| รายงานการประชุม | The minutes |
| การออกเสียงระบบตัวแทน | The proxy vote |
| เรื่องอื่นๆ ที่ไม่ได้ระบุเป็นหัวข้อหลักในการประชุม | AOB (Any other business) |
| สรุปภาพรวมและปิดการประชุม | Closing remarks |
ต่อไปนี้คือสำนวนที่ใช้ในการประชุมตามลำดับขั้นตอน
การเริ่มการประชุม :
- Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
- We’re here today to…
- Our goal / aim today is …
- I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
- Let’s read the minutes from our last meeting…
- Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?
การกล่าวเปิดหัวข้อเนื้อหาการประชุม :
- Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
- If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…
การจัดแบ่งหัวข้อให้ผู้อภิปรายบรรยาย :
- (Name) will lead point number…
- (Name) has kindly accepted to take notes today.
การเปลี่ยนหัวข้อ :
- Let’s move on to…
- The next item on the agenda is…
การกล่าวสรุป :
- To sum up, To wrap up…
การกล่าวขอบคุณผู้เข้าร่วมการประชุม :
- Thank you all for attending!
การกล่าวเตรียมปิดการประชุม :
- I declare this meeting closed.
- The meeting is over.
การเชิญผู้เข้าร่วมประชุมดื่มเครื่องดื่มและรับประทานอาหารว่าง :
- There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.
Business English ของ GlobalExam
คุณอยากจะเรียนต่อเพิ่มเติมเพื่อเป็นผู้จัดการประชุมเป็นภาษาอังกฤษอย่างมีประสิทธิภาพไหม? GlobalExam มีแพลตฟอร์มสำหรับภาษาอังกฤษธุรกิจไว้ให้คุณโดยเฉพาะ! Business English มีบทเรียนและแบบฝึกหัดให้คุณได้ฝึกฝนทั้งหมดสามระดับ และคุณจะได้รับประกาศนียบัตรรับรองความรู้ในแต่ละหมวดอีกด้วย!
เรามีสถานการณ์จำลองทางอาชีพ 500 สถานการณ์ให้คุณได้เลือกเรียน รวมทั้งวีดีโอติวเตอร์จากคณะอาจารย์ของเรา ! คุณอย่ารอช้า มาลองทดสอบระดับความรู้ภาษาอังกฤษของคุณแล้วเริ่มเรียนกับเราตอนนี้เลย!
ค้นพบหัวข้อทั้งหมดของเราเพื่อความก้าวหน้าในภาษาอังกฤษระดับมืออาชีพโดยทั่วไป:
และเส้นทางอาชีพเฉพาะสำหรับอาชีพ:
