Em uma semana, você deve fazer uma reunião em inglês e você está: a.) entrando em pânico? b.) verificando os últimos detalhes? Se a sua resposta for “a.”, nós estamos aqui para te tranquilizar apresentando um método simples e prático para se preparar corretamente. Se a sua resposta for “b”, parabéns! Nesse caso, nós também temos algumas dicas complementares e uma lista de vocabulário que serão muito úteis, pois organizar uma reunião em inglês implica em um excelente domínio do inglês para negócios e no uso de um vocabulário apropriado.

Let’s start with the basics: O que é preciso preparar com antecedência para garantir o sucesso de uma reunião em inglês?

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Antes da reunião

Faça cópias do programa para todos os participantes. 

Em primeiro lugar, comunique o programa detalhado às pessoas implicadas para que elas possam se preparar para o grande dia. Para isso, você deve enviar-lhes um e-mail ao menos quinze dias antes da data pré-determinada. Você incluirá a data, a hora, o lugar, a lista de participantes e suas intervenções e, é claro, o programa completo. Alguns dias antes da reunião, mande-lhes um lembrete e peça-lhes para confirmar presença.

Se é você quem vai liderar a reunião, seu grau de comprometimento é bem relevante: você deve preparar a sua participação com antecedência. Se tiver convidados, peça-lhes uma breve autobiografia para poder apresentá-los ao público. Da mesma forma, prepare perguntas e comentários, se necessário for. Se houver participantes estrangeiros, você deverá se informar sobre seus códigos de comunicação, isso vai evitar erros relativos à falta de informação sobre suas respectivas culturas.

Mesmo que isso possa parecer óbvio, não hesite em ir dormir cedo na véspera da reunião, pois se o seu cérebro estiver descansado, você poderá gerir melhor seus conhecimentos em sintaxe, vocabulário e pronúncia em inglês. Sendo assim, sua concentração e capacidade de reação estarão afiadas!

Pontualidade: o líder é o primeiro a chegar e o último a partir. No dia D, chegue uma hora adiantado para preparar a sala de reunião e para se certificar que os projetores, o som, a Internet e as conexões dos computadores estejam funcionando perfeitamente.

O começo da reunião

Comunique o objetivo da reunião e os temas a serem abordados pois isso estabelecerá uma ordem rigorosa. Se necessário, antes de abordar os temas do programa, lembre o público das conclusões da reunião anterior. Caso tenha pessoas ausentes tendo enviado uma mensagem para se desculpar, é o momento de informar aos outros. Em seguida, apresente os participantes delimitando as funções que eles terão ao longo da reunião.

Durante a reunião

É muito importante criar um contexto de escuta ativa e atenciosa: estabeleça contato visual com seus interlocutores e implique-se no assunto sempre que possível. Preste atenção no tempo de fala acordado a cada um e não se esqueça de não ultrapassar o tempo pré-estabelecido para a duração da reunião. Guarde as questões que não fazem parte do assunto tratado para a última parte da reunião.

Vocabulário útil para conduzir a reunião

O(a) secretário(a) deve tomar nota dos pontos mais importantes, das perguntas não respondidas e das tarefas a serem cumpridas depois. Essas notas serão muito úteis para quando você precisar redigir a ata da reunião.

Para finalizar a reunião

Assim que todos os assuntos previstos forem tratados, você poderá finalizar a reunião comentando as conclusões. Antes de finalizá-la oficialmente, não hesite em dirigir seus agradecimentos ao público. Se um coquetel estiver previsto, convide o público a se dirigir ao lugar em que o buffet estiver montado.

Vocabulário útil para conduzir a reunião

Agora que você entendeu o método para ser um excelente líder, você deve aprender algumas palavras e expressões indispensáveis em inglês para as diferentes etapas da reunião.

Vamos começar por uma lista de vocabulário geral

Em portuguêsEm inglês
Uma reunião de trabalhoA business meeting
Programação da ReuniãoThe agenda
ProgramarTo schedule
AgendaThe diary or the calendar
Organizador, líderThe chairperson
Sala de ReuniãoThe conference room
Comes e BebesRefreshments
Relatório The minutes
Voto por procuraçãoThe proxy vote
Assuntos diversosAOB (Any other business)
Considerações finaisClosing remarks

Outras expressões para as diferentes etapas da reunião

Para começar:

  • Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
  • We’re here today to…
  • Our goal / aim today is …
  • I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
  • Let’s read the minutes from our last meeting…
  • Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?

Anunciar os assuntos a serem tratados:

  • Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
  • If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…

Atribuir as funções:

  • (Name) will lead point number…
  • (Name) has kindly accepted to take notes today.

Frases de transição:

  • Let’s move on to…
  • The next item on the agenda is…

Anunciar um resumo:

  • To sum up, To wrap up…

Agradecer pela participação:

  • Thank you all for attending!

Anunciar o fim da reunião:

  • I declare this meeting closed.
  • The meeting is over.

Convidar os participantes para o coquetel no fim da reunião:

  • There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.

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