若在一周之內，您必須用英語舉辦會議，您是（A）感到恐慌（B）檢查最後的細節？
如果您的答案是（A）感到恐慌，那請讓我們透過接下來的文章來幫助您。如果您的回答是（B）檢查最後的細節，恭喜！不過我們也還有準備一些有關的小秘訣以及單字表，畢竟英語會議意味著要熟悉使用命令語句和恰當使用相關詞彙，相信它們一定也能為您帶來正面的協助。
讓我們從基礎開始：確保會議成功需要做哪些事？
在會議之前
為全部的參與者印製所有會議相關的文件。
首先，為將詳細的會議流程轉寄給所有相關人員、以方便其準備，您需在會議前十五天將資料透過電子郵件的方式送出。資料需包括日期、時間、地點、與會者列表、是否會發言、以及完整計劃。在會議開始的前幾天更別忘了要寄送提醒信件，並要求與會人員確認他們的出席。
若您是主辦者，那麼您和與會者的互動大致如下：您必須預先準備好參與這個會議。並藉由請與會者們提供簡短的自我介紹，以利他們能向所參與者介紹。同樣的，您也必要花時間時準備問題和匯報。如果有外國參與者，記得先請了解他們的溝通方式，這可以避免您因文化差異而產生誤解。
即使這聽起來好像理所當然，但千萬別猶豫在會議開始前一天早點休息。若您的大腦有獲得足夠的休息，這可以幫助您更順利地控制和運用您的英語的語法、詞彙、發音。同樣，這對於您的注意力和反應度也會有正面的影響！
守時：主辦者一定是第一個到達、最後一個離開的。在會議當天，請提前一個小時準備會議室，確保所有設備如投影機、音響、網路、和電腦連結等全能正常運行。
在會議開始時
會議的目的和要涵蓋的主題，因為這可幫助會議將建立一個嚴格的框架，如有必要，可在正式處理此次會議主題之前，請聽眾先回顧上屆會議的結論。如果有人缺席、僅轉寄了致歉詞，會議主持者也可在此刻讓所有與會者知道。接者，通過分配各參與者的角色來介紹參與者。
在會議期間
建立積極和包容的討論氛圍非常重要：和與會者建立眼神交流、儘可能讓他們參與其中。注意麥克風的分配以及發表時間長度，千萬記得堅守時間規劃，並保留會議的後半部分，讓未列入議程主題或其他相關問題有能被發表的機會。
您的秘書應注意並記錄下整場會議的關鍵要點、尚未解決的問題、以及以後要完成的任務。爾後當您需要撰寫會議紀錄時，這些筆記都會非常有用。
會議結束時
在處理完所有先前規劃的要點後，您可以通過閉幕結論來結束會議。在會議正式結束之前，請隨時感謝您的與會者。若會議是在友善的氛圍結束下，您更可請所有與會者一同參加會後餐會。
主持會議的實用單字
現在，您已經瞭解了該方法是一個很好的促進者，您將依照不同的會議幾段學習不可不知的單字和表達方式。
讓我們從一般單字開始
| 中文 | 英語 |
|---|---|
| 商業會議 | A business meeting |
| 日程表 | The agenda |
| 安排、排定 | To schedule |
| 行程表 | The diary or the calendar |
| 會議主席 | The chairperson |
| 會議室 | The conference room |
| 點心和飲料 | Refreshments |
| 會議紀錄 | The minutes |
| 代理投票 | The proxy vote |
| 其他事項 | AOB (Any other business) |
| 閉幕總結 | Closing remarks |
以下是不同會議階段的表達方式
開始會議時 ：
- Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
- We’re here today to…
- Our goal / aim today is …
- I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
- Let’s read the minutes from our last meeting…
- Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?
宣布主要重點：
- Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
- If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…
分配角色：
- (Name) will lead point number…
- (Name) has kindly accepted to take notes today.
轉折連結：
- Let’s move on to…
- The next item on the agenda is…
宣布總結：
- To sum up, To wrap up…
表達感謝參與者的參與時：
- Thank you all for attending!
表示會議結束時：
- I declare this meeting closed.
- The meeting is over.
邀請參與者一同共進餐會：
- There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.
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