あなたは1週間後に英語での会議を控えています。あなたの今の状況は (A) パニックになっている 、それとも(B) 会議で使う資料の確認をしている、のどちらでしょうか？
答えが「A」であれば 、この記事でこれからお伝えする簡単・シンプルな方法をお役立てください。 答えがBであれば、会議の準備は順調。しかし英語で会議を行うには、ビジネス英語での正しい表現・語彙を使用する必要があります。そのためこの記事で紹介する「英語会議に役立つ語彙リスト」をご活用ください。
会議の前にするべきこと
参加者全員分のプログラムのコピーを作成する。
まず会議参加者に会議のプログラムを伝えることで、参加者が前もって会議への準備ができるようにします。そのため、会議の15日前までには日付、時間、場所、参加者のリスト、そしてプログラムの全容を記載したメールを送りましょう。また会議の数日前に参加者の出欠確認をしましょう。
もしあなたがファシリテーター(会議進行役)であれば、事前にそのための準備を行わなければなりません。ゲストがいる場合は、ゲストの紹介ができるように簡単な自伝を書いてもらい、また必要に応じて質問や説明も用意しておきましょう。外国人の参加者がいる場合は、参加者の国の文化について事前に調べておくことで、失礼のない振る舞いができるでしょう。
また当然のことですが、会議の前夜は早めに就寝しましょう。
時間厳守：ファシリテーターは会議室に最初に到着し、最後に退出します。会議当日は、会議室の準備のために1時間早く到着し、ビデオプロジェクター、サウンド、インターネット、コンピュータの接続が完璧に機能していることを確認してください。
会議の最初
会議の目的とテーマを伝えることで、会議の枠組みを作ることができます。場合によっては、会議のテーマを伝える前に、前回の会議の結論を伝えることも大切です。欠席者がいる場合は、その時点で謝罪文が送られた旨を伝えましょう。そして、参加者の役割分担を行いながら、参加者を紹介します。
会議中
会議中に積極的で思いやりのある聞き手の姿勢を作ることは、非常に重要です。相手とアイコンタクトを取ったり、できる限り参加者を議題に巻き込みましょう。また会議中は、制限時間にも注意し、話すことができなかった議題は、次回の会議で話し合いましょう。
秘書の人は、会議の内容の要点や未回答の質問、次回の会議の課題などをメモしておきましょう。会議報告書を書く時に役立ちます。
会議を終了する
予定していたプログラムがすべて終了したら、結論を出して会議を終了します。会議を終了する際に、参加者の皆様にお礼の言葉を言いましょう。そして会議後に食事会がある場合は、参加者全員を食事会に招待しましょう。
会議の進行に役立つ語彙
以下は、会議中に使える語彙をまとめたリストです。
| 語彙 | 訳 |
|---|---|
| A business meeting | ビジネスミーティング・仕事の会議・打ち合わせ |
| The agenda | アジェンダ・議題 |
| To schedule | スケジュールする・予定を立てる |
| The diary or the calendar | 日記やカレンダー |
| The chairperson | 議長,司会者 |
| The conference room | 会議室 |
| Refreshments | 軽食 |
| The minutes | 議事録 |
| The proxy vote | 代理投票 |
| AOB (Any other business) | その他の案件 |
| Closing remarks | 会議の締めくくりのスピーチ |
会議中に役立つ表現
会議を始める時に使う表現
- Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
- We’re here today to…
- Our goal / aim today is …
- I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
- Let’s read the minutes from our last meeting…
- Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?
ポイントを伝える表現
- Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
- If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…
役割分担の発表をする際の表現
- (Name) will lead point number…
- (Name) has kindly accepted to take notes today.
内容を展開する表現
- Let’s move on to…
- The next item on the agenda is…
まとめの表現
- To sum up, To wrap up…
参加者への感謝の言葉
- Thank you all for attending!
会議を終了する際の表現
- I declare this meeting closed.
- The meeting is over.
参加者を食事会へ招待する表現
- There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.
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