일주일 후, 여러분은 한 회의를 영어로 진행해야 합니다. 현재 여러분의 상태는, A) 혼란스러움, B) 세부사항들 확인, 이 둘 중 무엇인가요 ? 만약 ‘A)’라고 대답한다면, 저희는 간단하고 실용적인 해결책을 제시하며 여러분을 안심시켜 드리겠습니다. 만약 ‘B)’라고 대답한다면, 축하드립니다! 하지만 이 경우에도 저희는 여러분에게 아주 유용할 추가 해결책과 어휘 리스트를 가지고 있습니다. 회의를 영어로 구성하는 일에는 훌륭히 숙련된 비즈니스 영어와 적절한 어휘 사용이 전제되기 때문입니다.
Let’s start with basics. 성공적인 회의를 보장하기 위해 우선 해야할 것은 무엇인가요? Business English!
회의 전
모든 참석자들을 위해 회의 일정표를 복사하세요.
첫번째로, 세부 일정을 회의 관계자들에게 전달하여 각자의 몫을 준비할 수 있도록 해주세요. 이를 위해서 관계자들에게 메일을 보내세요. 적어도 회의 개최일 15일전에 말입니다. 여러분은 메일에 날짜, 시간, 장소, 참석자 리스트 및 발표 사항 그리고, 당연히 전체 일정도 표시해야 하지요. 회의 몇일 전에는 회의 개최를 간단히 환기시키고 참석자들의 참석 확정을 물어보아야 합니다.
만약 여러분이 사회자라면, 그 역할은 결코 가볍지 않습니다. 여러분이 맡은 부분을 반드시 미리 준비해야 합니다. 만약 초대 참석자들이 있다면 청중들에게 소개하기 위해 그들의 간결한 약력을 물어보세요. 더불어, 필요할 경우 질문과 요점들도 준비하세요. 만약 외국인 참석자가 있다면, 그들의 소통 규범에 대해서 알아두세요. 이 준비로 하여금 여러분은 그들의 문화에 대한 무지에서 기인한 실수들을 피할 수 있을 것입니다.
당연한 것이지만, 회의 전날에는 일찍 잠자리에 드세요. 여러분의 뇌가 휴식을 취함으로서 여러분은 영어 문장 구성, 어휘 그리고 발음을 더 잘 다룰 수 있기 때문입니다. 집중력과 외부 반응도 역시 완벽히 준비될 것입니다!
시간을 엄수하세요. 사회자는 맨 처음 도착하고 맨 마지막으로 떠나야 합니다. 회의 당일 한시간 일찍 도착하세요. 회의실 준비를 비롯하여 영상 프로젝터, 음향, 인터넷 그리고 컴퓨터들 사이의 완벽한 호환을 확인해야 하기 때문입니다.
회의 초기
엄숙한 환경을 조성하기 위해 회의 목표와 다룰 주제들을 전달하세요. 필요한 경우, 예정된 주제들을 다루기에 앞서 이전 회의에서의 결론을 청중들에게 상기시켜주세요. 미리 불참을 알려 양해를 구한 이가 있다면, 이때 청중들에게 알려주세요. 그 다음에, 참석자들이 회의에서 맡은 역할과 함께 소개하시면 됩니다.
회의 도중
경청이 이루어지고 호의가 느껴지는 분위기를 만드는 것이 아주 중요합니다. 여러분의 화자들과 눈맞춤을 하고 가능한 그들도 함께 하도록 유도하세요. 발언자들에게 주어진 발표 시간을 감독하고 제한된 시간대를 넘지 않도록 유념하세요. 의제에 벗어나는 질문들은 회의 마지막 부분을 위해 남겨두세요.
서기는 핵심 사항, 답변이 제시되지 않은 질문들, 궁극적으로 완수해야 할 과제들을 기록합니다. 이 기록은 여러분이 회의 요약문을 작성해야 할 때 아주 유용할 것입니다.
회의를 마치며
모든 주제들이 다루어진 후 여러분은 결론을 언급하며 회의를 끝맺을 수 있습니다. 회의를 공식적으로 마치기 전, 청중들에게 따뜻한 감사의 말을 전하세요. 만약 회의가 와인이나 칵테일 파티로 끝이 난다면, 청중들에게 미리 마련된 뷔페로 이동하기를 권유하세요.
회의를 진행하는데 유용한 어휘
훌륭한 사회자가 되는 방법에 대해 학습하였으니 이제 여러분은 회의 각 단계들을 위한 몇가지 필수적인 영어 단어와 표현들을 배워보겠습니다.
일반적으로 쓰이는 어휘 리스트로 시작해보겠습니다
| 한국어 | 영어 |
|---|---|
| 업무 회의 | A business meeting |
| 의제 | The agenda |
| 일정 세우기 | To schedule |
| 일정표 | The diary or the calendar |
| 회의 의장및 사회자 | The chairperson |
| 회의실 | The conference room |
| 다과 | Refreshments |
| 회의록 | The minutes |
| 대리 투표 | The proxy vote |
| 의제 외 토의사항 | AOB(Any other business) |
| 끝맺음 말 | Closing remarks |
회의 각 단계들을 위한 표현들
시작하기
- Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
- We’re here today to…
- Our goal / aim today is …
- I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
- Let’s read the minutes from our last meeting…
- Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?
다룰 의제들 알리기
- Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
- If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…
회의내 역할 지정하기
- (Name) will lead point number…
- (Name) has kindly accepted to take notes today.
전환 문장
- Let’s move on to…
- The next item on the agenda is…
요약 알리기
- To sum up, To wrap up…
참석자들에게 감사의 말 전하기
- Thank you all for attending !
회의 종료 알리기
- I declare this meeting closed.
- The meeting is over.
회의를 끝내며 참석자들에게 음료 및 다과 권하기
- There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.
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