英語でメールを書くために必要な単語力
まずはメールの件名から見ていきましょう。
メールの件名は、メール受信者がまず一番最初に見る部分。そのため、件名にはメールの目的を記載する必要があります。また件名は簡潔で効果的なものでなければなりません。基本的に質問文形式や短い文で書きます。
例:
- Request for information on…
- Have you got any question about our proposal?
- Meeting next week
挨拶・ 敬称
送信者と受信者の関係に基づいて、敬称を選び、末尾はカンマを使います。
例:
Dear +
- Mr. Smith,
- Ms. Robinson, (もし女性が結婚しているかどうか分からない場合は、Msを使います。)
- Elizabeth Walter,
- all
- Sir or Madam (formule très impersonnelle, à n’utiliser que si vous ne connaissez pas du tout votre destinataire)
メールの一文目
一文目は、メールの件名に関連している必要があります。
グループを代表してメールを書く場合は、まず自己紹介から始めましょう。
- writing on behalf of… (+グループ名)
前回のメッセージに対して返信する場合は、相手へのお礼から始めましょう。
- Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.
商品の発売を伝える場合
- We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.
前に一度メールを送信した相手から返事がない場合は、簡潔で丁寧に返事を促しましょう。
- Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…
メ－ルの本文
初めて相手にメールを送る場合は、メールを書く理由と相手に求める内容を説明します。
- I am writing to +
○ apply for the job…
○ inform you that…
○ ask for some details about…
○ complain about…
そのして本文に入ります。スペルミスに気をつけて、短縮形（I’m gonna, I wannaなど）は使いません。 本文は、相手が手短に読めるように、多くても4段落に分けて書きましょう。
メ－ルの最後
丁寧な表現で、相手からの返事を待っていることをアピールします。
- I look forward to + un verbe au gérondif : I look forward to hearing from you soon.
メッセージの受信確認が必要な場合
- Please confirm upon receipt.
- Kindly confirm upon receipt.
敬具
- Sincerely,
- Yours truly,
- Best regards,
サイン
- 姓と名
- 職場での地位
- 電話番号
まとめ
- 挨拶
- メールの目的
- 相手に求めることの内容
- 必要な場合は、追加情報
- まとめの文
- 敬具とサイン
それでは実際のビジネスメールを見てみましょう。
ビジネス英語メ－ルの例
あなたは、グラフィックデザイン会社で製図業務の担当をしています。お客様から「新商品の文房具の広告キャンペーンの提案書を送ってほしい」という依頼があり、メールを書かなければなりません。
Subject: Proposal Follow-up
Dear Mr. Carpenter,
I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.
If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?
We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”
Best regards,
Dora Gerardy
Chief Designer at Revolutionary Pencils
+336921512
GlobalExamのBusiness English
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