여러분은 관리자, 마케팅 부서 고객 담당자, 경영진의 보좌인, 영업 사원, 심지어 교환 학생 프로그램의 담당자와 접촉해야하는 대학생일 수 있습니다. 누가 되었건 업무 메일을 작성하는 것은 언제나 필요한 일일 것입니다.
실질적으로, 위와 같은 종류의 소통은 사업상 교역 또는 학업 활동 중 언제나 일어날 수 있으며 그 내용은 목적에 따라 완전히 다양합니다. 가령, 열람의 궁극적인 목적, 여러분의 활동 분야, 수신자, 맥락에 따라서 말이지요.
그렇기 때문에, 저희는 이글에서 언제나 통용되는 몇 가지 규칙과 실용적인 조언들을 여러분께 소개드릴 것입니다. 이외에도 필수 어휘, 경구, 더 나아가 여러분의 작문 과정을 도와줄 하나의 구체적인 업무 메일 예시까지 준비되어 있습니다. 자, 준비되셨나요? 좋습니다. 지금, 출발합니다!
배우다 Business English!
영어로 업무 메일을 쓰기 위해 꼭 알아야 하는 어휘들은 무엇인가요?
메일의 주제(subject)부터 시작합니다
이것은 여러분의 열람자가 메일의 첫번째 줄에서 보게 되는 것입니다. 그러므로 여러분이 메일을 보내는 이유가 명확하고 효과적으로 담겨있어야 합니다. 질문 또는 짧은 명사구가 적절합니다. 아래 예시들이 있습니다.
- Request for information on…
- Have you got any question about our proposal?
- Meeting next week.
정중한 인사와 시작 경구
맥락 또는 수신자와 발신자(들)사이의 관계에 따라, 우리는 가장 적절한 경구를 고르고 그 뒤에 쉼표를 붙입니다.
예시 :
- Dear +
- Mr. Smith,
- Ms. Robinson, (만약 여성 수신자의 혼인 여부를 모르신다면, Miss나 Mrs.대신,
- Ms.를 사용하세요)
- Elizabeth Walter,
- all
- Sir or Madam (아주 비인칭적인 표현이므로 여러분의 수신자를 전혀 모르는 상황에서만 쓰세요).
메일의 첫번째 문장
이 문장은 여러분이 보내는 메일의 주제와 바로 연관되어야 합니다.
만약 여러분이 한 단체를 대표한다면, 여러분을 소개하는 것으로 시작하세요.
- writing on behalf of… (+ 단체명)
만약 여러분이 앞선 메일에 응답한다면, 여러분의 수신자에게 감사를 표시하세요.
- Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.
만약 여러분이 한 제품의 출시를 알린다면 아래와 같이 쓰세요.
- We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.
만약 여러분이 앞서 메일을 보냈는데 아직 답변을 받지 못했다면, 수신자에게 간략하면서도 정중하게 그 메일에 대해 상기시키세요.
- Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…
메일의 본문
만약 여러분이 한 수신자와 처음으로 접촉하는 것이라면, 그에게 왜 메일을 쓰는지, 또 그가 어떻게 여러분을 도울 수 있는지에 대해 설명해야 합니다.
- I am writing to +
- apply for the job…
- inform you that…
- ask for some details about…
- complain about…
다음으로, 여러분은 메일의 남은 부분들을 써내려가야 합니다. 철자법에 유의하고 축약어는 절대 쓰지 마세요 (I’m gonna, I wanna, etc). 본문 내용은 최대 네 개의 짧은 문단들로 나누세요. 즉, 다루는 내용 하나당 문단을 나누는 겁니다. 수신자가 시간 낭비를 하지 않도록 해주세요!
메일을 끝내기 위해
여러분이 수신자의 답변을 기다린다는 것을 정중하게 표현하세요.
- I look forward to + 동사 또는 동사적 명사 :
- I look forward to hearing from you soon.
만약 여러분의 메일에 대한 수신 확인이 필요하다면 아래와 같이 쓰세요.
- Please confirm upon receipt.
- Kindly confirm upon receipt.
여러분의 서명 전에 쓰는 경구.
- Sincerely,
- Yours truly,
- Best regards,
만약 자동 서명을 가지고 있지 않은 경우 서명 방법.
- 여러분의 이름과 성,
- 여러분의 직위명,
- 전화번호,
되새겨봅시다. 지켜야 하는 순서를 봐주세요.
- 정중한 인사
- P1 : 여러분이 메일을 쓰는 이유
- P2 : 질문 또는 요청
- P3 : 필요한 경우 다른 정보
- P4 : 결론 또는 내용 요약 문장
- 간단한 경구와 서명
이제는, 영어 업무 메일의 한 예시와 함께 실행에 옮겨보겠습니다.
영어 업무 메일 작성을 위한 예시
여러분은 한 그래픽 디자인 회사의 대표 디자이너입니다. 여러분에게 새로운 문구 상품을 위한 광고 캠페인 제안서를 보내달라고 요구한 고객을 상상해보세요. 여러분은 그에게 제안서를 보냈지만 그 이후로 답변을 받지 못했습니다. 여러분은 그 고객에게 메일을 보내야 합니다.
Subject: Proposal Follow-up
Dear Mr. Carpenter,
I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.
If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?
We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”
Best regards,
Dora Gerardy
Chief Designer at Revolutionary Pencils
+82106921512
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