Dù bạn là quản lý, trưởng bộ phận khách hàng trong một công ty tiếp thị, trợ lý giám đốc, nhân viên bán hàng hay là sinh viên phải liên hệ với người quản lý chương trình trao đổi du học Erasmus… bạn luôn luôn cần phải viết một email chuyên nghiệp.
Hiện tại, hình thức giao tiếp này được sử dụng khắp nơi trong các trao đổi công việc hoặc trong quá trình học tập với nội dung phong phú, đa dạng; bởi vì nó sẽ phụ thuộc vào chủ đề, mục đích giao tiếp, lĩnh vực chuyên ngành, đối tượng và tình huống giao tiếp.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày một số quy tắc và lời khuyên hữu ích để áp dụng một cách linh hoạt, cũng như những từ vựng cần thiết, cấu trúc thể hiện sự lịch sự và một ví dụ cụ thể về email chuyên nghiệp để hỗ trợ bạn trong quá trình viết email. Chúng ta sẽ bắt đầu chứ? Tất cả đã sẵn sàng!
Những từ vựng nào cần phải biết để viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh?
Hãy bắt đầu bằng chủ đề (« subject » trong tiếng Anh)
Đây là dòng đầu tiên mà người nhận sẽ nhìn thấy trên hộp thư của họ. Do đó, chủ đề cần diễn tả mục đích email của bạn. Nó cần phải ngắn gọn và hiệu quả. Một câu hỏi hoặc một cụm danh từ ngắn là thích hợp.
Ví dụ:
- Request for information on…
- Have you got any question about our proposal?
- Meeting next week
Sự chào hỏi và cách thức xưng hô
Tùy thuộc vào bối cảnh và mối quan hệ giữa người gửi và người nhận mà ta chọn cách xưng hô phù hợp nhất để sử dụng, tên gọi sẽ đứng đằng trước dấu phẩy.
Ví dụ:
- Dear +
o Mr. Smith,
o Ms. Robinson, (nếu bạn không biết tình trạng hôn nhân của một người phụ nữ, nên dùng Ms. thay vì Miss hay Mrs.)
o Elizabeth Walter,
o all,
o Sir or Madam, (cách gọi này rất chung chung, chỉ nên sử dụng khi bạn hoàn toàn không biết người nhận của mình là ai)
Câu đầu tiên trong email
Nó cần phải thể hiện sự liên quan trực tiếp với chủ đề của bức thư.
Nếu bạn đại diện cho một nhóm người/tổ chức, hãy mở đầu bằng việc giới thiệu bản thân:
- writing on behalf of… (+ tên nhóm/tổ chức mà bạn đại diện.)
Nếu bạn trả lời một bức thư trước đó, trước hết hãy cảm ơn người đó:
- Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.
Nếu bạn thông báo sự ra mắt một sản phẩm:
- We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.
Nếu bạn đã gửi một email trước đó và bạn vẫn chưa nhận được thư trả lời thì hãy tóm tắt một cách ngắn gọn và lịch sự email trước đó với người nhận:
- Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…
Phần nội dung của email
Nếu đây là lần đầu tiên bạn liên lạc với người nhận, bạn nên giải thích cho họ tại sao bạn viết thư cho họ và họ có thể giúp bạn như thế nào.
- I am writing to +
o apply for the job…
o inform you that…
o ask for some details about…
o complain about…
Sau đó, bạn nên tiếp tục với phần nội dung còn lại của email. Hãy chú ý đến chính tả và đừng bao giờ sử dụng các dạng nói tắt (I’m gonna, I wanna, v.v.). Chia nội dung thành nhiều nhất là bốn đoạn ngắn: mỗi đoạn viết về một nội dung được đề cập. Hãy tôn trọng thời gian của người nhận thư!
Kết thúc email
Thể hiện một cách lịch sự rằng bạn đang chờ hồi âm từ người nhận thư:
- I look forward to + động từ dạng V-ing : I look forward to hearing from you soon.
Nếu bạn cần người nhận xác nhận là đã nhận thư, bạn có thể viết:
- Please confirm upon receipt.
- Kindly confirm upon receipt.
Cấu trúc chào cuối email trước phần chữ ký của bạn
- Sincerely,
- Yours truly,
- Best regards,
Phần chữ ký nếu bạn không có chữ ký tự động
- tên và họ của bạn,
- chức vụ của bạn,
- số điện thoại.
Để tóm tắt lại, đây là cấu trúc theo thứ tự của một email
- Chào hỏi
- P1: Lý do viết email
- P2: Yêu cầu
- P3: Những thông tin khác nếu có
- P4: Một câu để kết luận hay tổng kết
- Cấu trúc chào cuối email và chữ ký
Và bây giờ hãy áp dụng lý thuyết này vào thực tế bằng cách sử dụng ví dụ về một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh.
Ví dụ về việc viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh
Bạn là nhà thiết kế chịu trách nhiệm cho một công ty thiết kế đồ họa. Hãy tưởng tượng rằng một khách hàng yêu cầu bạn gửi cho họ một đề xuất cho một chiến dịch quảng cáo cho một sản phẩm văn phòng phẩm mới. Bạn đã gửi đề xuất cho khách hàng nhưng kể từ đó người này vẫn chưa liên lạc lại với bạn. Bạn phải viết cho người đó một email:
Subject: Proposal Follow-up
Dear Mr. Carpenter,
I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.
If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?
We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”
Best regards,
Dora Gerardy
Chief Designer at Revolutionary Pencils
+336921512
Bạn biết gì về GlobalExam?
GlobalExam là một sân luyện trực tuyến dành cho việc đào tạo các năng lực ngôn ngữ. Là một sân luyện trực tuyến 100%, chúng tôi cho phép bạn truy cập vào các nội dung khác nhau, phù hợp với nhu cầu của bạn.
Dưới đây là bảng tóm tắt các chủ đề mà bạn sẽ gặp trên sân luyện trực tuyến của chúng tôi :
Kể đến lộ trình kỹ năng:
