Trong vòng một tuần lễ, bạn phải điều hành một cuộc họp bằng tiếng Anh và bạn đang (a) lo sợ hay (b) kiểm tra lại những chi tiết cuối cùng? Nếu câu trả lời là (a) thì chúng tôi có mặt ở đây để giúp bạn bằng cách giới thiệu với bạn một phương pháp đơn giản và tiện lợi. Còn nếu câu trả lời của bạn là (b) thì xin được chúc mừng bạn! Tuy nhiên, chúng tôi có một vài mẹo vặt và một danh sách các từ vựng chắc chắn sẽ có ích cho bạn bởi tổ chức một cuộc họp bằng tiếng Anh đòi hỏi sự thuần thục tiếng Anh trong môi trường công sở và việc sử dụng những từ ngữ phù hợp.
Let’s start with the basics: Cần phải làm gì trước để đảm bảo sự thành công của buổi họp?
Trước cuộc họp
Photo chương trình cuộc họp cho tất cả những người tham gia.
Trước tiên, hãy phổ biến chương trình chi tiết cho những người liên quan để họ có thể có thời gian chuẩn bị. Để làm điều này, hãy gửi cho họ một email, ít nhất mười lăm ngày trước ngày diễn ra cuộc họp. Đồng thời thông báo trong thư ngày, giờ, địa điểm, danh sách những người tham gia, các bài phát biểu và tất nhiên kèm theo toàn bộ chương trình. Một vài ngày trước cuộc họp, hãy gửi một lời nhắn và yêu cầu những người tham gia xác nhận sự có mặt của họ.
Nếu bạn là người dẫn chương trình thì trách nhiệm của bạn sẽ nặng nề hơn: bạn phải chuẩn bị trước phần giới thiệu của mình. Nếu có khách mời, hãy yêu cầu họ một bản tóm tắt lý lịch tự thuật để có thể giới thiệu với mọi người. Tương tự như vậy, hãy chuẩn bị các câu hỏi và các điểm lưu ý, nếu cần thiết. Nếu thành phần tham gia có người nước ngoài, hãy tham khảo các nguyên tắc giao tiếp, điều đó sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm từ việc bất đồng văn hóa.
Một điều quan trọng là hãy cố gắng đi ngủ đúng giờ vào buổi tối hôm trước khi cuộc họp diễn ra bởi vì khi bộ não được nghỉ ngơi, bạn sẽ sử dụng cú pháp cũng như từ vựng một cách tốt hơn và việc phát âm bằng tiếng Anh cũng trôi chảy hơn. Thêm vào đó, mức độ tập trung và khả năng phản ứng của bạn cũng cao hơn!
Sự đúng giờ: người dẫn chương trình là người đầu tiên đến cuộc họp và là người cuối cùng rời khỏi cuộc họp. Vào hôm diễn ra cuộc họp, hãy đến trước một giờ để chuẩn bị phòng họp, máy chiếu, âm thanh, mạng internet và khả năng kết nối để các máy tính có thể hoạt động một cách tốt nhất.
Khi bắt đầu cuộc họp
Hãy giới thiệu mục đích của buổi họp và các nội dung sẽ được đề cập vì điều này giúp người tham gia hình dung được toàn thể chương trình một cách tổng quát. Nếu cần thiết, trước khi đi vào các nội dung trong chương trình, hãy tóm tắt lại kết luận của phiên họp trước. Trong trường hợp có người vắng mặt với lý do chính đáng, hãy thông báo điều này đến mọi người. Sau đó, giới thiệu những người tham gia cũng như vai trò của họ trong cuộc họp.
Trong cuộc họp
Một điều rất quan trọng là tạo ra một bầu không khí lắng nghe tích cực và mang tính trao đổi: hãy giao tiếp bằng ánh mắt với những người tham dự và kêu gọi sự hưởng ứng của họ bất cứ khi nào có thể. Hãy theo dõi thời gian dành cho mỗi bài phát biểu và cố gắng không để vượt quá thời gian cho phép. Hãy gác lại tất cả các câu hỏi phát sinh trong chương trình cho phần cuối cùng của cuộc họp.
Người thư ký cần lưu ý các điểm chính, các câu hỏi chưa được giải đáp và các nhiệm vụ cần phải hoàn thành sau này. Những ghi chú này sẽ rất hữu ích khi bạn cần viết tóm tắt của buổi họp.
Kết thúc buổi họp
Khi tất cả các nội dung dự kiến đã được xử lý, bạn có thể kết thúc bằng cách tổng kết các điểm chính của cuộc họp. Trước khi chính thức kết thúc cuộc họp, hãy gửi lời cảm ơn nồng nhiệt đến những người tham dự. Nếu cuộc họp kết thúc bằng một bữa liên hoan, hãy mời mọi người di chuyển đến địa điểm tổ chức tiệc.
Từ vựng cần thiết để dẫn dắt một cuộc họp
Và bây giờ khi đã nắm được phương pháp để trở thành một người dẫn chương trình tuyệt vời, bạn cần học một số từ và thành ngữ cần thiết trong tiếng Anh cho các giai đoạn khác nhau của buổi họp.
Hãy bắt đầu bằng danh sách từ vựng phổ biến
| Tiếng Việt | Tiếng Anh |
|---|---|
| Một buổi họp công việc | A business meeting |
| Chương trình | The agenda |
| Thiết kế chương trình | To schedule |
| Lịch làm việc | The diary or the calendar |
| Người tổ chức, dẫn dắt buổi họp | The chairperson |
| Phòng hội thảo | The conference room |
| Đồ giải khát | Refreshments |
| Bản báo cáo | The minutes |
| Sự ủy quyền | The proxy vote |
| Những chủ đề khác | AOB (Any other business) |
| Những điểm kết thúc cuộc họp | Closing remarks |
Và sau đây là cách diễn đạt cho các giai đoạn khác nhau của cuộc họp
Để bắt đầu:
- Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
- We’re here today to…
- Our goal / aim today is …
- I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
- Let’s read the minutes from our last meeting…
- Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?
Thông báo những nội dung được đề cập:
- Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
- If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…
Phân công nhiệm vụ:
- (Name) will lead point number…
- (Name) has kindly accepted to take notes today.
Chuyển sang nội dung tiếp theo:
- Let’s move on to…
- The next item on the agenda is…
Tóm tắt nội dung:
- To sum up, To wrap up…
Cảm ơn sự tham gia của mọi người:
- Thank you all for attending!
Thông báo kết thúc buổi họp:
- I declare this meeting closed.
- The meeting is over.
Mời mọi người dùng đồ uống/ bánh kẹo vào cuối buổi họp:
- There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.
Business English tại GlobalExam
Bạn có muốn tiếp tục chuẩn bị để trở thành người tổ chức cuộc họp bằng tiếng Anh tốt nhất không? GlobalExam có một mô hình chuyên biệt cho việc đào tạo tiếng Anh Thương mại! Business English mang đến bạn quá trình luyện tập và các khóa học ở ba trình độ khác nhau và bạn có thể có được chứng nhận vào cuối mỗi khóa học!
Dưới đây là bảng tóm tắt các chủ đề mà bạn sẽ gặp trên sân luyện trực tuyến của chúng tôi :
Kể đến lộ trình kỹ năng:
-
Làm thế nào xử lý các tình huống liên văn hóa bằng tiếng Anh?
-
Tuyển dụng bằng tiếng Anh: làm thế nào để thực hiện một cuộc phỏng vấn?
Bạn sẽ được trang bị 500 tình huống trong công việc, được các giảng viên đào tạo qua video! Ngoài ra còn rất nhiều lợi ích khác. Bạn còn chờ đợi gì nữa mà không làm bài kiểm tra trình độ để bắt đầu ngay bây giờ.
