Sendo você diretor, responsável pelo atendimento ao cliente em uma agência de marketing, assistente de direção, vendedor, ou ainda um estudante que deve contactar o departamento de intercâmbio de uma universidade no exterior… você precisará redigir um e-mail profissional.
Atualmente, esse tipo de ato de comunicação é onipresente nas situações no trabalho ou dos estudos, e seu conteúdo pode variar, pois ele depende do assunto, e consequentemente, da finalidade da leitura, do seu setor de atividade, do destinatário e do contexto.
Assim, neste artigo, nós vamos te apresentar algumas regras e dicas úteis, para seguir sem moderação, assim como o vocabulário essencial, expressões de cortesia e um exemplo concreto de e-mail profissional para te acompanhar no processo de elaboração escrita. Então, vamos começar? Perfeito, vamos lá!
Qual é o vocabulário que você deve conhecer para escrever um e-mail profissional em inglês?
Vamos começar pelo assunto (“subject” em inglês)
É a primeira coisa que o seu leitor verá na caixa de entrada dele. O assunto deve conter o objetivo do seu e-mail e para isso ele deve ser breve e conciso. Uma pergunta ou uma frase nominal curta são apropriadas. Exemplos:
- Request for information on…
- Have you got any question about our proposal?
- Meeting next week
Saudação inicial
De acordo com o contexto e a relação entre o emissor e o(s) destinatário(s), é preciso escolher a fórmula mais adequada que deverá ser acompanhada por uma vírgula.
Exemplos :
- Dear +
- Mr. Smith,
- Ms. Robinson, (se você não conhece o estado civil de uma mulher, prefira Ms. no lugar de Miss ou Mrs.)
- Elizabeth Walter,
- all
- Sir or Madam (impessoal, utilizar somente se você não tem conhecimento nenhum sobre a identidade do destinatário)
A primeira frase do e-mail
Ela deve ter uma relação direta com o assunto da sua mensagem.
Se você representa um grupo de pessoas, comece pela sua apresentação:
- writing on behalf of… (+ nome do grupo)
Se você estiver respondendo a uma mensagem anterior, pense em agradecer ao seu destinatário:
- Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.
Se você estiver anunciando o lançamento de um produto:
- We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.
Se você tiver enviado um e-mail anteriormente e não tiver tido resposta, lembre educadamente o seu destinatário a respeito:
- Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…
O corpo do e-mail
Se for a primeira vez que você estiver contactando o seu destinatário, você deve lhe explicar o porquê de você estar lhe escrevendo e como essa pessoa pode te ajudar.
- I am writing to +
- apply for the job…
- inform you that…
- ask for some details about…
- complain about…
Em seguida, você deve continuar com o resto da sua mensagem. Preste atenção na ortografia e nunca utilize contrações (I’m gonna, I wanna, etc). Distribua as informações em quatro parágrafos curtos no máximo: um parágrafo para cada ideia tratada. Respeite o tempo do seu destinatário!
Para finalizar a mensagem
Mostre educadamente que você espera a resposta do seu destinatário:
- I look forward to + un verbe au gérondif : I look forward to hearing from you soon.
Se você precisa de uma confirmação de recebimento:
- Please confirm upon receipt.
- Kindly confirm upon receipt.
Fórmula de cortesia antes da sua assinatura
- Sincerely,
- Yours truly,
- Best regards,
Assinatura, se você não tem uma assinatura automática
Seu nome e seu sobrenome,
o nome do seu cargo,
um contato telefônico.
Para recapitular, esta é a ordem a seguir
- Saudação
- P1: Razão pela qual você está escrevendo
- P2: Pedido ou explicação
- P3: Outras informações se necessário
- P4: frase para concluir ou sintetizar
- Breve fórmula de cortesia e assinatura
E agora, vamos colocar em prática essa teoria com o exemplo de um e-mail profissional em inglês:
Exemplo de redação de um e-mail profissional em inglês
Você é o desenhista projetista responsável em uma empresa especializada em grafismo. Imagine que um cliente te pediu para lhe enviar uma proposta a respeito de uma campanha publicitária para um novo produto de papelaria. Você a enviou, mas desde então não recebeu resposta. Você deve, então, escrever-lhe um e-mail:
Subject: Proposal Follow-up
Dear Mr. Carpenter,
I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.
If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?
We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”
Best regards,
Dora Gerardy
Chief Designer at Revolutionary Pencils
+336921512
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