Che tu sia un manager, il responsabile della clientela di un’agenzia di marketing, un assistente di direzione, un commerciale, oppure uno studente che deve contattare il responsabile degli scambi Erasmus… Avrai sempre bisogno di scrivere un’email professionale.
Oggi, questo tipo di comunicazione è onnipresente negli scambi di lavoro o all’università, e il suo contenuto può variare sensibilmente. Dipenderà infatti dall’oggetto e, di conseguenza, dalla finalità dell’invio, dal settore di attività, dal destinatario e dal contesto.
In questo articolo, ti presentiamo alcune regole e consigli utili da seguire, unitamente al lessico fondamentale e alle formule di cortesia, e ti forniamo anche un esempio concreto di email professionale per aiutarti a scrivere i nostri temi per progredire in inglese professionale. Sei pronto? Iniziamo!
Quali sono i vocaboli da conoscere per scrivere un’email professionale in inglese?
Iniziamo dall’oggetto («subject» in inglese)
È la prima riga che il nostro lettore vedrà comparire sulla sua casella di posta. L’oggetto deve quindi includere lo scopo del messaggio. Inoltre deve essere corto ed efficace. L’ideale è utilizzare una domanda o una breve frase nominale. Ad esempio:
- Request for information on…
- Have you got any question about our proposal?
- Meeting next week
Saluti e formula di apertura
In base al contesto e alla relazione tra il mittente e il destinatario (o i destinatari), occorre scegliere la formula più adeguata, seguita da una virgola.
Esempi:
- Dear +
- Mr. Smith,
- Mrs. Robinson, (se non conosci lo stato civile di una donna, usa Ms. al posto di Miss o Mrs.)
- Elizabeth Walter,
- all
- Sir or Madam (formula estremamente impersonale, da utilizzare unicamente se non conosci il tuo destinatario).
La frase introduttiva dell’email
Deve essere strettamente legata all’oggetto del messaggio.
Se rappresenti un gruppo di persone, inizia presentandoti:
- writing on behalf of… (+ il nome del gruppo.)
Se rispondi a un precedente messaggio, ricordati di ringraziare il destinatario:
- Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.
Se annunci il lancio di un prodotto:
- We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.
Se hai inviato una mail in precedenza e non hai ricevuto risposta, fanne riferimento in modo cortese al destinatario:
- Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…
Il corpo dell’email
Se è la prima volta che contatti il destinatario, spiegagli il motivo del tuo messaggio e cosa gli stai chiedendo.
- I am writing to +
- apply for the job…
- inform you that…
- ask for some details about…
- complain about…
In seguito, continua il tuo messaggio. Fai attenzione all’ortografia e non utilizzare le forme contratte (I’m gonna, I wanna, ecc.). Suddividi le informazioni in quattro brevi paragrafi al massimo: un paragrafo per ogni concetto. Ricorda che il destinatario non ha molto tempo per leggere il tuo messaggio!
Per concludere il messaggio
Fai sapere in modo cortese che aspetti una risposta da parte del destinatario:
- I look forward to + verbo al gerundio: I look forward to hearing from you soon.
Se hai bisogno della conferma di ricezione del messaggio:
- Please confirm upon receipt.
- Kindly confirm upon receipt.
Formula di saluto prima della firma
- Sincerely,
- Yours truly,
- Best regards,
Firma, se non hai una firma automatica
- Il tuo nome e cognome,
- il tuo ruolo,
- un numero di telefono.
Riassumendo, ecco l’ordine da seguire:
- Saluti
- P1: Motivo per cui scrivi il messaggio
- P2: Domanda o richiesta di informazioni
- P3: Altre informazioni, se necessarie
- P4: Formula di congedo o riassuntiva dell’argomento trattato
- Breve formula di cortesia e firma
E ora, passiamo alla parte pratica con un esempio di email professionale in inglese.
Esempio di email professionale in inglese
Sei il direttore artistico di un’azienda grafica. Immagina che un cliente ti abbia chiesto di inviargli una proposta di campagna pubblicitaria per un nuovo prodotto di cancelleria. Gli hai inviato quanto richiesto, ma da allora non hai ricevuto risposta. Devi scrivergli un’email:
Subject: Proposal Follow-up
Dear Mr. Carpenter,
I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.
If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?
We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”
Best regards,
Dora Gerardy
Chief Designer at Revolutionary Pencils
+336921512
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