Tra una settimana devi presiedere una riunione in inglese e: a.) sei preso dal panico? b.) stai verificando gli ultimi dettagli? Se la tua risposta è «a», siamo qui per tranquillizzarti, offrendoti un metodo semplice e pratico da seguire. Se la tua risposta è «b», complimenti! Ad ogni modo, ti forniremo alcuni suggerimenti utili e una lista di vocaboli specifici da utilizzare durante una riunione in inglese, dal momento che dovrai conoscere un lessico appropriato agli affari.
Let’s start with the basics: Cosa fare prima della riunione per garantirne il successo?
Prima della riunione
Fai una fotocopia del programma per tutti i partecipanti.
Per prima cosa, comunica il programma dettagliato alle persone coinvolte, in modo che possano prepararsi. Per farlo, invia loro una mail, almeno quindici giorni prima della data stabilita. Includi la data, l’ora, il luogo, l’elenco dei partecipanti, i loro interventi e, ovviamente, il programma completo. Alcuni giorni prima della riunione, invia un promemoria e chiedi ai partecipanti di confermare la loro partecipazione.
Se sei il conduttore della riunione, il tuo grado di coinvolgimento è fondamentale: dovrai prepararti in anticipo. Se ci sono degli invitati, chiedi loro una breve nota autobiografica per poterli presentare al pubblico. Allo stesso modo, prepara delle domande e alcuni aggiustamenti, se necessario. Se ci sono dei partecipanti stranieri, informati sui loro codici di comunicazione, per evitare di commettere errori dovuti alla mancata conoscenza della loro cultura.
Anche se può sembrarti ovvio, ricordati di andare a dormire presto la notte prima della riunione, poiché se il tuo cervello sarà riposato, riuscirai a gestire meglio la sintassi, il lessico e la tua pronuncia in inglese. Allo stesso modo, la tua concentrazione e la tua reattività saranno assicurate!
La puntualità: il conduttore della riunione è il primo ad arrivare e l’ultimo ad andare via. Il giorno fatidico, arriva un’ora prima che inizi la riunione per preparare la sala e assicurarti che i videoproiettori, il suono, la connessione internet e i collegamenti per i computer funzionino correttamente.
All’inizio della riunione
Comunica lo scopo dell’incontro e i temi da affrontare, in modo da trasmettere rigore e disciplina. Se necessario, prima di trattare gli argomenti all’ordine del giorno, fai una breve sintesi di come si è conclusa la sessione precedente. Nel caso in cui ci siano degli assenti che hanno inviato una nota per scusarsi, fallo sapere in questo momento. In seguito, presenta i partecipanti assegnando loro un ruolo.
Durante la riunione
È molto importante creare un clima di ascolto attivo e cordiale: stabilisci il contatto visivo con i tuoi interlocutori e coinvolgili tutte le volte che puoi. Controlla la durata di ciascun intervento e stai attento a non superare l’orario stabilito. Conserva le domande che non riguardano l’ordine del giorno per l’ultima parte della riunione.
Il/la segretario/a deve prendere nota dei punti chiave, delle domande rimaste senza risposta, e delle attività ancora da svolgere. Queste note ti serviranno per redigere il resoconto della riunione.
Per terminare la riunione
Una volta che tutti i punti previsti sono stati trattati, puoi terminare la riunione con le considerazioni conclusive. Prima di chiudere ufficialmente la seduta, non dimenticare di ringraziare il tuo pubblico. Se la riunione si conclude con qualche stuzzichino, invita il pubblico a dirigersi verso il buffet.
Lessico utile per presiedere una riunione
Ora che hai scoperto come diventare un eccellente conduttore di riunioni, è giunto il momento di imparare i termini e le espressioni chiave in inglese da utilizzare nei diversi momenti dell’incontro.
Iniziamo con una lista di termini generici
| In italiano | In inglese |
|---|---|
| Una riunione di lavoro | A business meeting |
| L’ordine del giorno | The agenda |
| Programmare | To schedule |
| L’agenda | The diary or the calendar |
| L’organizzatore, il conduttore dell'assemblea | The chairperson |
| La sala riunioni | The conference room |
| Il buffet | Refreshments |
| Il verbale | The minutes |
| Il voto per delega | The proxy vote |
| Varie ed eventuali | AOB (Any other business) |
| Considerazioni conclusive | Closing remarks |
E alcune espressioni per le diverse fasi della riunione
Per iniziare:
- Good morning and welcome everyone. If we’re all here, let’s get started.
- We’re here today to…
- Our goal / aim today is …
- I’m afraid… (name) can’t be with us today. S/he is in…
- Let’s read the minutes from our last meeting…
- Once again, I’d like to thank you all for coming. Now, shall we get down to business?
Annunciare i punti da affrontare:
- Today, there are … items on the list. Let’s begin with number … on your copy.
- If you don’t mind, I’d like to skip item number … and move on to item number…
Assegnare i ruoli:
- (Name) will lead point number…
- (Name) has kindly accepted to take notes today.
Passare a un altro argomento:
- Let’s move on to…
- The next item on the agenda is…
Fare un resoconto:
- To sum up, To wrap up…
Ringraziare per la partecipazione:
- Thank you all for attending!
Decretare la fine della riunione:
- I declare this meeting closed.
- The meeting is over.
Invitare le persone a servirsi al buffet al termine della riunione:
- There are some refreshments for you in the next room, so please help yourselves.
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