Dù bạn làm trong bất kỳ lĩnh vực nào: công nghiệp, dịch vụ hành chính, công nghệ thông tin, truyền thông, du lịch hay nhà hàng… thì bạn rất có khả năng phải đón tiếp một khách hàng, một nhà cung cấp hay một đối tác người nước ngoài.
Bạn sẽ giao tiếp với họ bằng ngôn ngữ nào? Bạn sẽ đón tiếp họ như thế nào? Có rất ít khả năng khách hàng của bạn nói tiếng Việt, nhưng nếu điều đó xảy ra thì cuộc gặp gỡ sẽ diễn ra một cách suôn sẻ. Tuy nhiên, có một khả năng rất lớn là khách hàng của bạn chỉ biết nói “xin chào”, “cảm ơn” và “tạm biệt”! Vì vậy, trong trường hợp này, chắc chắn là bạn sẽ phải giao tiếp bằng tiếng Anh.
Chuẩn bị để đón tiếp khách hàng nói tiếng Anh như thế nào?
Nếu bạn xác định cho mình một tâm lý thoải mái thì “thử thách đã được chinh phục” vì khi bạn cảm thấy tự tin sử dụng ngôn ngữ của Shakespeare thì khi đó bạn sẽ có thể giao tiếp một cách tự nhiên, không có rào cản. Nhưng nếu bạn không nằm trong trường hợp này thì bạn nên chuẩn bị cho mình một giải pháp phù hợp với thời gian biểu của bạn, một giải pháp cho phép bạn thực hành tiếng Anh ở bất kỳ đâu nhờ đó bạn sẽ đạt được sự tiến bộ một cách nhanh chóng. Tại GlobalExam, chúng tôi có một khóa học đặc biệt đào tạo Tiếng Anh Thương mại phục vụ cho rất nhiều hoạt động chuyên nghiệp, trong đó có tình huống này!
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn một vài thuật ngữ rất phổ biến khi bạn tiếp một khách hàng bằng tiếng Anh. Nhưng trước hết, hãy bắt đầu bằng một vài chỉ dẫn mà bạn nên ghi nhớ khi tiếp đón một khách hàng nói tiếng Anh:
Những việc nên làm (Do’s)
- Đến đúng giờ.
- Sử dụng những cấu trúc giao tiếp quy chuẩn.
- Hành xử nhã nhặn.
- Trong trường hợp sai sót bởi sự khác biệt văn hóa, bạn nên biết một vài cấu trúc câu bày tỏ sự xin lỗi.
- Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của đối tác để có thể “đọc được thông điệp truyền tải”. Bạn cũng cần tìm hiểu cách thức giao tiếp với một khách hàng đang không hài lòng bằng tiếng Anh.
- Nếu phát âm của bạn chưa chuẩn thì bạn không nên lo lắng bởi việc phát âm sẽ được cải thiện theo thời gian. Điều quan trọng là đặt những câu ngắn, diễn đạt thật tốt và sử dụng những từ vựng đơn giản. Chúng tôi có thể đảm bảo với bạn rằng đối tác sẽ đánh giá cao sự cố gắng của bạn.
Những việc không nên làm (Don’ts)
- Không sử dụng ngôn ngữ quá thân mật.
- Tránh đề cập đến những chủ đề gai góc như chính trị hay tôn giáo, trong trường hợp bạn đề cập đến những chủ đề này thì hãy thể hiện sự khoan dung và thái độ cởi mở: ta luôn có thể học hỏi được những điều mới mẻ. Nhưng nếu bạn được lựa chọn các chủ đề cho cuộc trò chuyện thì bạn nên nói về du lịch nói chung, hãy kể về những điều kích thích trí tò mò tại thành phố hay đất nước của bạn, về kiến trúc hay các địa điểm tham quan mà bạn cho là “không thế không đến”, về truyền thống gia đình và bạn cũng có thể đặt các câu hỏi tương tự cho đối tác. Bạn cũng có thể nói về thời tiết hay sự chênh lệch múi giờ…
Một việc không được quên đó là: một trong những điều thú vị nhất khi làm việc với đối tác nước ngoài là cơ hội được tiếp xúc với các quan điểm và lối sống khác nhau trên thế giới. Mặc dù sự mới mẻ này đôi khi tạo nên sự e dè hay gây phiền toái, nhưng trên một khía cạnh nào đó, nó cũng có vẻ là lôi cuốn và truyền cảm hứng. Nhờ vào trải nghiệm này mà bạn không chỉ có thể phát triển khả năng ngoại ngữ và văn hóa mà bạn còn có thể khơi dậy trí tò mò và khả năng giao tiếp của bạn một cách toàn diện.
Bây giờ, chúng tôi sẽ chia sẻ các cầu trúc thiết yếu để đón tiếp một khách hàng bằng tiếng Anh:
| Trong khoảng khắc giao tiếp đầu tiên, câu chào hỏi căn bản để đón khách hàng: | Good morning/afternoon, Mr./Ms. __________. Welcome to our company. It’s nice to meet you in person, at last! |
| Bạn giới thiệu về bản thân: | My name is__________, I’m (+ occupation in your company). It’s a pleasure having you with us. |
| Bạn đặt các câu hỏi về chuyến đi của khách hàng: | How was your trip? Did you have a good flight? Is this your first time in____________? Or: Have you ever been here before? |
| Nếu chuyến đi đã diễn ra tốt đẹp, bạn có thể nói với khách hàng rằng: Còn nếu không, bạn có thể nói: | That’s great! I’m glad to hear that. Oh, I’m sorry. But is everything all right now? Is there anything we can do for you? |
| Bạn hãy bày tỏ với khách hàng sự sẵn sàng hỗ trợ từ phía bạn: | Don’t hesitate to ask me if you need anything. If I can help you in anyway, please let me know. |
| Bạn có thể hỏi khách hàng rằng họ sẽ ở lại thành phố của bạn trong bao lâu: | How long are you staying? |
| Nếu khách hàng tự đến công ty của bạn, bạn có thể hỏi: | Did you find your way here easily? |
| Nếu bạn là người đã đón khách hàng ở nhà ga, bạn có thể nói: | Did you enjoy your train trip? We’d better make our way to the office. |
| Bạn hãy mời họ một đồ uống: | Would you like something to drink? Can I offer you something to drink, maybe some tea or a cup of coffee? A bottle of still water? /sparkling water? |
| Nếu bạn muốn đi ăn cùng họ bữa trưa hay bữa tối: | I would like to invite you to have lunch. I would like to invite you to have dinner. |
| Bạn có thể đề nghị đón họ ở khách sạn của họ: | I can pick you up at (+time). Would it be OK for you? I’ll meet you in the lobby at (+ time). |
| Nếu bạn dùng món ăn địa phương: | This is a local dish |
| Nếu bạn muốn giới thiệu ai đó với họ: | I would like to introduce you to Mr._________/Mrs_____________/Miss_____________. |
| Nếu bạn muốn đề nghị bắt đầu làm việc sớm hơn hay muộn hơn: | Would you mind if we started earlier/later than scheduled tomorrow ? |
| Để nói lời chạm tạm biệt vào hôm cuối cùng: | It was great having you with us. Thanks for coming. Have a pleasant journey! Have a lovely trip back home. |
Bạn có thể muốn tìm hiểu thêm nhiều cách diễn đạt hơn và trên hết là có một kiểu mẫu để phát âm một cách chính xác? Chúng tôi hân hạnh giới thiệu đến bạn chương trình cải thiện kỹ năng với Business English! Với các khóa học phù hợp với từng mục tiêu và chương trình huấn luyện bằng video với các giảng viên của chúng tôi, bạn sẽ có cơ hội luyện tập và tiến bộ theo nhịp độ của riêng bạn, bạn sẽ hiểu những lỗi sai mà bạn mắc phải nhờ vào việc sửa chữa chi tiết tất cả các bài tập mà bạn tham gia! Và còn nhiều lợi ích hơn nữa! Đừng do dự và tham gia bài kiểm tra trình độ của chúng tôi để chinh phục Tiếng Anh Thương mại!
Business English tại GlobalExam
GlobalExam có một mô hình chuyên biệt cho việc đào tạo tiếng Anh Thương mại! Business English mang đến bạn quá trình luyện tập và các khóa học ở ba trình độ khác nhau và bạn có thể có được chứng nhận vào cuối mỗi khóa học!
Dưới đây là bảng tóm tắt các chủ đề mà bạn sẽ gặp trên sân luyện trực tuyến của chúng tôi :
Kể đến lộ trình kỹ năng:
