คุณอาจจะเป็นผู้จัดการ ผู้จัดการฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ในบริษัทการตลาดแห่งหนึ่ง หรืออาจะเป็นผู้-ช่วยผู้บริหาร นักขาย หรือนักศึกษาที่ต้องติดต่อกับผู้รับผิดชอบแผนกแลกเปลี่ยนนักศึกษาโครงการเอรามุสเป็นต้น… ไม่ว่าคุณจะเป็นใครก็ตามคุณจะต้องเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพเพื่อการติดต่อสื่อสารอย่างแน่นอน
ปัจจุบันนี้ การเขียนอีเมลเป็นการติดต่อสื่อสารที่ได้รับความนิยมในวงการธุรกิจและวงการศึกษา เนื้อหาในการเขียนอีเมลมีหลากหลายซึ่งขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการสื่อสาร ดังนั้นต้องเขียนเนื้อหาให้ตรงกับเป้าหมายของกิจกรรมและผู้รับสาร
ดังนั้นในบทความนี้ เราจะบอกคุณเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลและคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ ซึ่งคุณสามารถอ่านทบทวนได้ตลอดเวลา รวมทั้งคำศัพท์พื้นฐาน มารยาท และตัวอย่างการเขียนอีเมลอย่างมือชีพ เราจะอยู่เคียงข้างคอยให้คำแนะนำในการเขียนแก่คุณ ถ้าอย่างนั้น เรามาเริ่มกันดีกว่าไหม เยี่ยมไปเลย เริ่มเลยนะ !
คำศัพท์ที่ควรทราบเพื่อเขียนภาษาอังกฤษให้ได้อย่างมืออาชีพมีอะไรบ้าง?
เริ่มต้นกันที่หัวข้อ ( “subject” ในภาษาอังกฤษ )
ข้อความบรรทัดแรกที่เราเขียนจะไปปรากกฏอยู่ในกล่องข้อความอีเมลของผู้อ่าน หัวข้อจะบอกจุดประสงค์ของเนื้อหาจดหมายของคุณ ซึ่งจะต้องเขียนให้สั้นและกระชับได้ใจความ ตามปกติแล้วควรจะเขียนเป็นประโยคสั้นๆ หรือประโยคคำถาม ตัวอย่าง :
- Request for information on…
- Have you got any question about our proposal?
- Meeting next week
คำขึ้นต้นทักทายและคำเรียกชื่อ
เราต้องเลือกใช้คำเรียกชื่อผู้รับสารให้ถูกต้องและเหมาะสม โดยดูจากบริบทและความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับสารเป็นหลัก ให้ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังคำเรียกชื่อทุกครั้ง
ตัวอย่าง :
- Dear +
- Smith,
- Robinson, (ถ้าคุณไม่ทราบว่าสุภาพสตรีที่คุณเขียนถึงแต่งงานแล้วหรือไม่ โปรดใช้คำว่า Ms. แทน Miss หรือ Mrs.)
- Elizabeth Walter,
- all
- Sir or Madam (เป็นคำที่ใช้เรียกชื่ออย่างไม่เจาะจง ในกรณีที่คุณไม่รู้จักผู้รับสาร)
ประโยคแรกที่คุณเขียนอีเมล
จะต้องมีความเกี่ยวข้องกับหัวข้อของข้อความที่คุณเขียน
ถ้าหากคุณเขียนในฐานะตัวแทนของหมู่คณะ ให้คุณเขียนแนะนำตัวคุณเองก่อน :
- writing on behalf of… (+ le nom du groupe.)
ถ้าคุณเขียนตอบข้อความก่อนหน้านี้ อย่าลืมเขียนขอบคุณผู้รับสารของคุณ:
- Thank you for your interest. / Thank you for your contribution.
ถ้าคุณเขียนเพื่อประกาศบอกการเปิดตัวสินค้า :
- We are pleased to inform you that the book launch will take place on Wednesday 25.
ถ้าคุณได้ส่งอีเมลไปแล้ว แต่ยังไม่ได้รับคำตอบ ให้คุณเขียนสรุปคร่าวๆ ด้วยภาษาที่สุภาพเตือนความจำผู้รับสาร:
- Last week, I sent you… As I have not received a confirmation email from you, I am writing to…
เนื้อหาข้อความอีเมล
ถ้าคุณติดต่อผู้รับสารเป็นครั้งแรก คุณต้องอธิบายให้ผู้รับสารทราบว่าทำไมคุณถึงเขียนติดต่อ และเขียนบอกว่าผู้รับสารสามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างไร
- I am writing to +
- apply for the job…
- inform you that…
- ask for some details about…
- complain about…
จากนั้นให้คุณเขียนข้อความของคุณต่อไป โปรดเขียนสะกดคำให้ถูกต้องและอย่าใช้คำย่อ แบ่งเขียนข้อความออกเป็นย่อหน้าสั้นๆ แต่อย่าให้เกินสี่ย่อหน้า ให้บอกจุดประสงค์ของคุณในแต่ละย่อหน้า คุณต้องนึกถึงเวลาที่ผู้อ่านใช้เวลาอ่านข้อความของคุณด้วย
เขียนปิดท้ายข้อความ
ให้คุณบอกผู้รับสารด้วยคำพูดที่สุภาพว่าคุณกำลังรอคำตอบจากผู้รับสาร :
- I look forward to + un verbe au gérondif : I look forward to hearing from you soon.
ถ้าหากคุณต้องการใบตอบรับว่าผู้รับสารของคุณได้รับข้อความของคุณแล้ว :
- Please confirm upon receipt.
- Kindly confirm upon receipt.
คำลงท้ายก่อนเขียนลายเซ็นชื่อของคุณ
- Sincerely,
- Yours truly,
- Best regards,
การเขียนลายเซ็น ถ้าหากคุณไม่มีลายเซ็นอัตโนมัติ
- ชื่อและนามสกุลของคุณ
- ชื่อตำแหน่งของคุณ
- หมายเลยโทรศัพท์
สรุปขั้นตอนการเขียนอีเมลตามลำดับได้ดังนี้
- คำขึ้นต้นทักทาย
- ย่อหน้าที่1 : บอกสาเหตุที่คุณเขียน
- ย่อหน้าที่2 : การขอร้องหรือการสอบถาม
- ย่อหน้าที่3 : ข้อมูลอื่นๆ ถ้ามี
- ย่อหน้าที่4 : ประโยคสรุปหรือสังเคราะห์ข้อมูล
- คำลงท้ายและลายเซ็น
ตอนนี้เรานำความรู้จากทฤษฏีมาลองปฏิบัติเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพจากตัวอย่างข้างล่างนี้กันดีกว่า
ตัวอย่างการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพ
คุณคือนักวาดรูปและเป็นหัวหน้าแผนกในบริษัทกราฟฟิคแห่งหนึ่ง ให้คุณจินตนาการถึงลูกค้าคนหนึ่งที่ขอให้คุณส่งอีเมลเสนอรายละเอียดแผนโฆษณาผลิตภัณฑ์กระดาษของคุณ คุณได้ส่งอีเมลแล้ว แต่ลูกค้ารายนี้ยังไม่ได้ตอบกลับ ดังนั้นคุณต้องเขียนอีเมลหาเขาอีกครั้ง :
Subject: Proposal Follow-up
Dear Mr. Carpenter,
I am writing on behalf of my design team, Revolutionary Pencils. Last Monday, I sent through our proposal for the launch campaign of your new stationery product, the magic sharpener. As I have not received any message from you since, I just want to check if you received the proposal. Also, if you had any questions, please let me know so that we can discuss them further.
If you agree, I would like to call you to talk it over. Would next Wednesday at 10:00 am work for you?
We are very much looking forward to working for your “magic sharpener campaign.”
Best regards,
Dora Gerardy
Chief Designer at Revolutionary Pencils
+336921512
Business English ของ GlobalExam
Business English เป็นหลักสูตรออนไลน์ที่ปรับให้เข้ากับคุณ ตามระดับภาษาของคุณ พร้อมกับวีดีโอที่ติวเตอร์ของเราสร้างขึ้น
นี่คือหัวข้อต่างๆของเราที่จะช่วยพัฒนาภาษาอังกฤษเพื่ออาชีพทั่วไป
และหมวดอาชีพแบ่งตามเฉพาะสาขาอาชีพ
