Reuniones… si trabajas en una oficina, seguro que has asistido a más de una. De directorio, de anuncios importantes, de control de daños… sean del tipo que sean, las reuniones de trabajo tienen un valor intrínseco en la cultura corporativa. Esto es aún más marcado en los países anglófonos, donde, según el sector, las reuniones de trabajo utilizan códigos y lingos particulares. Para orientarte en tus futuros proyectos de reuniones en inglés, te planteamos algunos consejos.

Paso 1: Contactar a la parte interesada

Cuando la responsabilidad de organizar una reunión de trabajo cae en ti, lo primero que debes hacer es obtener los datos de contacto de la parte invitada. Tienes dos opciones: escribirles un email o invitarlos por teléfono. En esta guía trataremos con mayor detalle lo segundo. Si alguna vez has llamado a otra oficina, sabes que primero hablarás con el personal de recepción antes de llegar a tu contacto, así que prevé de anunciarte antes de empezar la conversación importante. En la parte de Ejemplos te brindamos algunos ejemplos de frases que te serán útiles en esta parte.

Paso 2: Encontrar una disponibilidad viable

Aquí viene lo bueno, pues hacer encajar una reunión en los complejos horarios de todos no es tarea fácil. ¡No te desanimes! Aquí es donde realmente pondrás a prueba tus habilidades comunicativas en inglés. Piénsalo de este modo: esto es, desde ya, una negociación. En un primer momento, se tratará de proponer fechas y horas de tu parte, para luego confrontarlas con las disponibilidades de la contraparte. Aquí es donde todo entra en juego, pues deben llegar a un acuerdo. 

Paso 3: Confirmar los detalles de la reunión

Una vez que todo quede pactado y con todos de acuerdo, no está de más verificar los detalles de la reunión repitiéndolos una vez más para cerciorarte de que las dos partes entendieron lo mismo. Hacer una recapitulación de las fechas, horas y lugares siempre ayuda, especialmente cuando se trata de interacciones en lenguas extranjeras y, aún más, ¡por teléfono! No imaginas el número de malentendidos que pueden darse en razón de una mala conexión o cuando una de las partes asumió haber entendido bien lo dicho. Por ello, te proporcionamos en la sección de ejemplos una serie de frases que te serán muy útiles a la hora de confirmar estos detalles.

¿Estás a cargo de la dirección de una reunión importante? Ante todo, debes saberlo ya, hace falta definir claramente el o los objetivo(s) de la reunión: definir el orden del día (agenda, en inglés). Como una cortesía, se acostumbra enviar a todos los asistentes una copia de los puntos a tratar durante la reunión para su conocimiento.

Si tu responsabilidad es dirigir la reunión, entonces tendrás que dar oportunidad de hablar a todo el que lo necesite, y asegurarte que no haya confusión entre las partes. A lo largo de la reunión, sea cual sea su curso, debes siempre recordar los objetivos de la reunión para que sean realizados a cabalidad. 

Aquí te damos algunas frases útiles para dirigir reuniones en inglés:

• Welcome, everyone (Bienvenidos a todos).
• We will start with item number 1 / the first order of business is… (Empezaremos con el número 1 / nuestro primer objetivo es…) 
• Could you elaborate some more on that, please? (¿Podría explicarnos más?)

To summarize, for this item we have come to an agreement that… (Para resumir, hemos llegado a la conclusión que…),

Frases de contacto por teléfono: 

• Hello, this is Luisa calling from ABC company, for Mr. Jones. (Hola, soy Luisa de la empresa ABC, llamando al Sr. Jones). 
• Thisis regarding the scheduling of a meeting. (Esta llamada es para programar una reunión): Esta frase es útil por si el personal de recepción te pregunta sobre el propósito de la llamada, lo que es habitual. 
• Hello Mr. Jones, this is Luisa from ABC company. (Hola, Sr. Jones. Soy Luisa, de la empresa ABC): Esta frase es para cuando te conecten con la persona en cuestión.

Frases sobre disponibilidad:

• Are you available on Wednesday afternoon? (¿Está disponible el miércoles por la tarde?)
• Does Monday work for you? (¿Le va bien el lunes?)
• How’s Tuesday? (¿Qué tal el martes?) 
• Would 1pm be okay? (¿A la 1pm está bien?)

Frases para expresar acuerdo o desacuerdo:

• Yes, next Thursday works. (Sí, el próximo jueves está bien)
• Monday at 4pm is fine. (El lunes a las 4pm está bien)
• I’m afraid I can’t meet on Wednesday. (Lo siento, pero no puedo el miércoles)
• Could we meet at 5pm instead? (¿Y si mejor nos reunimos a las 5?)

Frases para recapitular detalles: 

• That’s great then!See you on Wednesday at 2pm. (Genial, nos vemos el miércoles a las 2pm).

Alright!We’ll be seeing you next Monday at 9, then. (Muy bien, entonces nos vemos el próximo lunes a las 9.)

Te proporcionamos ejemplos de la plataforma Business English:

1. Hi there, my name is Peter and I work in the Advertising ________ here. 
2. This week seems pretty busy for us, do you think we could ________ the meeting for next Monday? 
3. Mrs. Lawrence is the CEO, which stands for ________ ________ ________.
4. I'll get my ________ to email you and set up a meeting.
5. Thursday is tough but I can try and squeeze you in my ________ for Friday afternoon.
6. The first ________ of business today is deciding the price for next week’s IPO.
7.  We haven’t been ________ yet, my name is Andrea and I work in HR.
8. I always keep ________ cards on me, just in case I meet someone important. 

(Respuestas: 1. Department; 2. Schedule; 3. Chief Executive Officer; 4. Assistant; 5. Calendar; 6. Order; 7. Introduced; 8. Business).

Esta es una parte muy importante de tus competencias el nivel profesional (si no la más crucial), pues sin ella no podrás demostrar todo de lo que eres capaz: la presentación personal – en inglés.

Todo empieza con un saludo, ya sea dirigiéndote a una sola persona a la hora de un intercambio individual, o a un grupo de personas que están escuchándote. No temas empezar con un saludo casual, una de las palabras más fáciles que ya conoces: Hello. 

Aquí te brindamos algunas ideas para que logres pulir tu presentación y la tengas lista para cuando la necesites:

• Hello Mrs. Johnson, Mr. Cooper. My name is Alba Perez and I am the assistant to the Regional Manager, Mr. Suarez. (Hola Sra. Johnson y Sr. Cooper. Mi nombre es Alba Perez y soy la asistenta del Manager Regional, el Sr. Suarez): Esta fórmula de presentación es corta y sencilla, y muy concisa. Ayuda a tus interlocutores a situarte por nombre completo y en cuanto a título en la empresa. 
• Hello, I don’t believe we have met yet / I don’t think we have been introduced yet… (Hola, creo que aún no nos conocemos / Creo que aún no nos han presentado…): Estas fórmulas vienen bien cuando deseas presentarte personalmente a alguien en un contexto formal (aunque también funciona de manera casual, como en un brindis). Aquí puedes añadir tu nombre y tu puesto en la empresa, a lo que quien te oiga responderá con su nombre y título, de manera correspondiente.
• It is a pleasure to meet you, Mrs. Jones. (Un placer conocerla, Sra. Jones): Aunque pueda sonar anticuado o demasiado formal, no temas usar esta línea cuando conozcas a alguien por primera vez, especialmente con un tono sincero y una sonrisa cálida. 
• The pleasure is mine. (El placer es mío): Esta es una frase que puedes usar si ellos expresan su alegría de conocerte primero, a manera de respuesta cordial. 

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En el mundo profesional, las empresas están a la búsqueda de especialistas de cada sector con conocimiento no solo en su lengua materna, sino también en una segunda lengua, usualmente el inglés. Saber inglés es más que solo lo que se aprende en secundaria o en los institutos de lengua: en este punto de tu carrera, tu nivel de inglés debe ser profesional, debes haber desarrollado no solo competencias comunicativas sino también comerciales o de escritura formal a un nivel elevado. Todo está en conocer el nicho en el que trabajas, desde los formalismos característicos del sector hasta las palabras clave que más se usan en la literatura de tu especialidad. Y tú, ¿ya te decidiste a retomar la lengua anglófona para avanzar en tu carrera?

¿Estás listo/a para elevar tu nivel de inglés a un nivel profesional? En GlobalExam sabemos lo que necesitas. Por eso, te ofrecemos distintos tipos de clases que se acomodan a tus horarios y a tus exigencias: tenemos clases individuales y clases grupales: 

• Nuestras clases individuales tienen una duración de 30 minutos y son impartidas por profesores anglófonos. ¡Y eso no es todo! A través de nuestra plataforma puedes seleccionar el horario que más te convenga según tu disponibilidad. Esto es posible gracias a que nuestros profesores se encuentran en distintas ciudades del mundo, ¡así tienes más opciones!

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Estés donde estés, estaremos contigo. En GlobalExam comprendemos tu deseo de progreso y sabemos que tus metas están lejos en el horizonte. Por eso, te proponemos una plataforma disponible 24/7 para que te entrenes en inglés a tu propio ritmo, cuando sea, donde sea, además de nuestras clases que podrás tomar según tus disponibilidades. Descubre lo que ofrecemos en nuestro curso de inglés de negocios online.

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