Soyez à l'aise avec les E-mails & Écrits en anglais !

Lorsque vous accédez à notre plateforme, vous avez le choix entre plusieurs parcours, dans la rubrique Compétence Générale. 

 Le parcours E-mails & Écrits comprend des situations-type avec des exercices, à travers lesquelles vous apprendrez à faire le compte-rendu d’une réunion, communiquer des informations écrites à un membre de votre équipe, un collaborateur externe, un client étranger, etc. 

 Le but, en plus de la maîtrise des termes et tournures spécifiques en anglais, est de savoir structurer ses idées, choisir le ton approprié, et être capable de délivrer un message clair. 

 Pour résumer, les objectifs de ce parcours sont les suivants : 

• Ecrire pour se faire comprendre
• Maîtriser l’art de la rédaction en anglais
• Respecter les règles formelles ou informelles, propres à chaque support (email, article, …)

Le parcours est composé de 23 situations et aboutit à une certification. La durée totale est estimée à 6 heures. En franchissant les différentes étapes, vous avancez en niveau (de débutant à avancé), et les tâches deviennent plus complexes : 

• Niveau débutant (10 situations)

  Rédiger des e-mails simples

• Niveau intermédiaire (7 situations)

  Rédiger des e-mails et documents professionnels

• Niveau avancé (6 situations)

  Créer et rédiger des présentations professionnelles

Exemple de situation

Prenons comme exemple le niveau débutant. Les objectifs sont énumérés en début de parcours : 

At the end of this situation, you will be able to: 

• Choose an appropriate tone when writing a business email
• Adapt your language to the people you are adressing
• Use the correct punctuation in writing

Ces objectifs sont suivis d’une vidéo explicative, produite par un locuteur natif. 

Puis la Situation est composée de deux parties. La structure est la suivante : chaque partie présente un document déclencheur, écrit ou audiovisuel. Le vocabulaire est analysé, puis l’utilisateur est amené à faire des exercices de diverse nature, suivis de corrections et explications détaillées. 

Exemple : 

Situation 1 : Situation – Part 1

Mike prepares an e-mail for the editorial team

To :<[email protected]>

From : Mike Miler <[email protected]>

Hey there, how are you ? 

Well I guess that you don’t know me yet since I’ve been here at Charing Cross Publishing, for only 2 weeks: I’m Mike Miller, Liz’s new intern, and I’m writing on her behalf. I’ve got some fantastic news for you and I’m sure that you will love it too!!!

Mr. Harry Williams, our much celebrated houshold author, has just come back from his trip to the Himalayas for the release of his 12th novel, A Gift in the Snow -- quite an appropriate title, just at this of the year right? As he plans to come and visit all the editorial team next week, we’ll take this great opportunity to give him a warm welcome, and to hear him talk about his awesome adventures on the Roof of the World. 

Please join us for the brunch which will be given in his honour on Monday, November 25th at 10:30am at The Cafe at Foyles. 

Can’t wait to meet you all, guys!

Cheers, 

Mike 

Le vocabulaire lié à ce document est mis en relief : 

• Intern - a person who works for some time in a company to gain some practical experience
• On behalf of - as a representative of
• Household author - a writer who has worked for a long time for the same publishing firm
• A trip - the act of going someplace and returning, on a vacation or on business
• The release - the publication
• A gift - a present
• Awesome - (informal) wonderful, impressive, excellent

S’en suivent des exercices de différente nature : 

Exemple 1 : Sélectionner la réponse correcte.

Which sentence tells us how long Mike has been at Charing Cross Publishing? 

1. I’m the new intern of Liz. 
2. I’ve been at Charing Cross Publishing for a fortnight. 
3. Can’t wait to meet you all! 

Chaque activité est suivie d’une explication détaillée.

Il existe ainsi d’autre type d’exercices, suivis d’explications : 

• Textes lacunaires : Fill in the blanck with an expression which means “as a representative of”
• Mots à déplacer et à remettre dans le bon ordre : Place the following terms in the correct order to form a sentence
• Termes ou phrases à associer : Match the informal phrases in column A with their formal equivalents in column B

L’email est l’un des outils de communication professionnelle le plus utilisés. Savoir rédiger un email est une compétence indispensable dans le monde du travail. En effet, il est bien souvent le premier contact avec votre futur employeur, après avoir remplacé le courrier classique. Un email formel répond à certains codes. En plus de la structure, le ton, la terminologie et les tournures employées sont des éléments à prendre en compte. 

GlobalExam vous donne quelques conseils dont du vocabulaire pour rédiger des emails professionnels de manière efficace et dans les règles de l’art ! 

Tout d’abord, parlons de structure. Voici les composantes d’un courrier :  

1. L’objet du mail

Soyez précis dans cette partie afin d’éviter que votre message ne passe inaperçu. Il faut dès le départ présenter l’intention et le contenu de votre écrit. Voici quelques exemples : 

• Request for information (Demande d’informations)
• Application (Candidature)
• Payment reminder (Rappel de paiement)
• Meeting (Rendez-vous)

Etc. 

2. Les salutations

Adressez-vous à un destinataire précis, avec la formule de traitement appropriée, ou sachez comment vous diriger à un destinataire que vous ne connaissez pas : 

• Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire :
  • To whom it may concern (À qui de droit )
  • Dear Sir/ Madam,
• Si vous vous adressez à quelqu’un ayant une position hiérarchique supérieure ou au client
  • Dear Mr. Jones/ Mrs. Jones,
  • Good morning Mr. Jones/ Mrs. Jones,
• Si vous avez une relation professionnelle cordiale et suivie avec la personne à qui vous vous adressez :
  • Dear John,
  • Hello John, 
   

3. Le début de l’email

Il est d’usage de commencer votre email par une prise de contact, à travers un petit mot personnel: 

• I hope you are well (J’espère que vous allez bien)
• I was given your name by…(Votre nom m’a été donné par…)
• I’m writing to you on behalf of…(Je vous écris au nom de…)
• Thank-you for your email (Merci pour votre email)
• Thank you for your prompt reply (Merci de votre retour rapide)
• Following your recent email (Faisant suite à votre récent email)
• Regarding your request for information (Suite à votre demande d’informations) etc.

4. Mentionnez ensuite l’objectif de votre email, que ce soit une demande d’information, un message à communiquer, une réponse suite à une offre d’emploi, une relance, une confirmation ou autre : 

• I’m writing to let you know that… (Je vous écris pour vous informer que…)
• We regret to inform you that… (Nous sommes au regret de vous informer que…)
• I’m happy/delighted to inform you that… (Je suis ravie de vous informer que…)
• I’m writing regarding the job vacancy at [company name] (Je vous écris à propos de l’annonce pour le poste vacant)
• I would like to apply for the position of Community Manager (J’aimerais postuler au poste de community manager)
• Could you possibly give me some information about… (Pourriez-vous me donner des informations sur ..)
• Would you be so kind as to… (Auriez-vous la gentillesse de….)
• I’d be very grateful if you could… (Je serais très reconnaissant si vous pouviez…)
• Could you please send me a quote? (J’aimerais recevoir un devis)
• I don’t understand some points, would you mind giving me more details about… 
• (Il y a des points que je ne comprends pas, pourriez-vous m’envoyer plus de détails à propos de…)
• Could you please update me on the delivery date of my order #000? (Concernant ma commande n°000, pourriez-vous, svp, me donner des nouvelles concernant la date de livraison ?)
• This is a special reminder to confirm… (permettez-mois de vous rappeler que …) etc.

5. Voici quelques phrases utiles si vous avez besoin d’ajouter des pièces jointes: 

• Please find below… (Veuillez trouver ci-dessous….)
• Please find attached  (Veuillez trouver ci-joint …) etc.

6. Quelques tournures pour rédiger votre conclusion: 

Pensez à écrire un petit mot avant la dernière formule de politesse. 

• Please, do not hesitate to contact me for any further information (N’hésitez pas à me contacter pour des compléments d’informations)
• If you need any further assistance, please do contact me (En cas de besoin, contactez-moi)
• I look forward to hearing from you soon (J’attends de vos Nouvelles)
• Many thanks in advance for your help (Merci d’avance pour votre réponse)
• Thank you in advance for your time. (Merci d’avance pour votre temps)
• Let me know if… (Faites-moi savoir si … ton informel) etc.

7. Terminez par une formule de politesse :

Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire :  

• Yours faithfully, 

Si vous vous adressez à quelqu’un ayant une position hiérarchique supérieure ou à un client

• Yours sincerely,
• Kind regards,

Si vous vous adressez à quelqu’un avec qui vous avez une relation professionnelle cordiale et suivie

• Best wishes,
• Kind regards,
• Best,

Besoin d’un exemple ? Voici deux modèles d’email dont vous pouvez vous inspirer : 

1 – email informel

Re:Meeting

Dear Claudia,

Thank- you for your prompt response and for taking the time to speak with me on the phone the other day. 

I am happy to confirm that both Mr. Green and I will be available for a meeting on 17.09 at 10:30. We can discuss the details of the business plan then but I will ask Mr. Green to prepare some ideas corresponding to your aims in the meantime. 

We look forward to welcoming you in our office in London, 

Kind regards,

Claire

2 – email formel

RE: Request for Information

Dear Sir/Madam, 

I am writting regarding the General English language course that you are offering. Could you possibly give me some more information on the content and structure of this course. I am interested in sending some of my employees on a language course abroad in order to improve their Business: do you offer any specific courses for this?